ERP für maßgeschneiderte Etiketten

Die auf Etiketten und Kennzeichnungssysteme spezialisierte Labelident GmbH wächst jedes Jahr um rund 20%. Im Gründungsjahr 2004 führte man eine kostengünstige ERP-Software von der Stange ein. Die "Out of the box"-Lösung ließ sich in der Folge nur sehr schwer an firmenspezifische Anforderungen anpassen und auch die Performance wurde mit zunehmendem Datenbestand immer schlechter.

Dies war für Labelident ein untragbarer Zustand und so begab man sich Mitte 2009 auf die Suche nach einem neuen System. Für die Einführung stand nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, also musste die Software schnell, kostengünstig und standardnah implementiert werden können und alle Optionen für die Zukunft offenhalten.

Das Unternehmen wollte vor allem Einsparungen bei der Artikelpflege und der Auftragsbearbeitung realisieren und die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters steigern. Nach einer Evaluierung der auf dem Markt befindlichen Systeme erhielt die abas-Business-Software den Zuschlag. Die ERP-Software konnte bei allen von Labelident geforderten Punkten überzeugen.

Standardnahe Einführung

Die neue Software sollte in nur sechs Wochen einsatzfähig sein. Bei den Key-Usern aus Einkauf, Vertrieb, Lager und Buchhaltung wurde erst einmal nur der reine Standard geschult. Zwei Mitarbeiter erhielten darüber hinaus eine Schulung, wie sie zukünftig die ERP-Software auch selbst anpassen können. Diese Implementierungsmethodik durchzusetzen war nicht einfach.

Labelident Geschäftsführer Thomas Simon erinnert sich: "Am Anfang hatten wir ein Wunschkonzert. Jeder hatte Anpassungen, die er unbedingt haben wollte. Das konnten wir aber größtenteils nicht berücksichtigen. Der Projektleiter unseres Systemhauses hat uns einen engen Zeitrahmen für die Einführung vorgegeben. Wichtig war dabei nur, dass wir im neuen System unser Business as usual durchführen konnten." Susanne Emig, beim Etiketten-Spezialisten für Marketing zuständig, ergänzt: "Wir Anwender mussten lernen, dass nicht alles was gemacht werden kann, auch umgesetzt werden muss. Vieles ist im Softwarestandard einfach besser abgebildet."

Auch weitere mit der Migration verbundene Ziele wurden erreicht. Beispielsweise blieb man bei der Einführung des ERP-Systems um 18% unter dem im Vorfeld definierten Budget. Auch die zum Erfassen eines Auftrags benötigten Klicks sind gesunken. "Unser Vertrieb ist begeistert, alles geht viel schneller. Wir können jetzt bis zu 160 Aufträge am Tag erfassen, ein deutlicher Anstieg gegenüber den 100 von vorher", berichtet Susanne Emig.

Schneller und besser

Viel wurde bereits erreicht mit der neuen Business-Software. Der Einkauf und die Auftragsabwicklung sind genau auf die Anforderungen von Labelident zugeschnitten worden. Die Software des Paketversenders wurde ebenso angebunden wie die vier von Labelident betriebenen Shops. Ob im Rechnungswesen, der Warenwirtschaft, dem Verkauf oder dem Mahnwesen, überall wurden deutliche Zeiteinsparungen bei den Prozessen realisiert.

Trotz der standardnahen Einführung bildete man dennoch die eine oder andere Besonderheit für Labelident in der Software ab. Thomas Simon: "Unseren Grundstoff Etiketten ordnen wir mit der Software verschiedenen Produktgruppen wie Wegmarkierungen, Warnschilder oder Prüfplaketten zu. Dann definieren wir auch noch gleich die unterschiedlichsten Varianten wie die Etikettengröße, Etiketten-Layout oder die unterschiedlichen Farben. Aufgrund der Vielzahl von Möglichkeiten ist die einfache Variantenerstellung im System für uns von großer Bedeutung."

Auch dass es heute eine Synchronisation der Daten aus dem ERP-System in die Shops gibt, ist gegenüber früher ein großer Schritt nach vorne. Der Artikelrahmen definiert die grafische Darstellung des Artikels im Shop, ein Artikelname gehört ebenso dazu wie ein kurzer Text, der den Artikel beschreibt. Der Rahmen bleibt bestehen. Lediglich die Inhalte werden synchronisiert. Dazu wird ein sogenanntes Template oder eine Tabelle mit Inhalten gefüllt. Ändert sich der Preis, die Verpackungseinheit oder die Farbe, schlägt ein Trigger Alarm und gibt den Artikel zur Synchronisation frei. Das führende System ist dabei die in abas-ERP enthaltene Materialwirtschaft.

Die Einsparpotenziale, die sich Labelident mit der abas-Business-Software erschlossen haben, sind groß. Martin Filser, Systemadministrator bei Labelident führt aus: "Bei Artikeln mit vielen Varianten beispielsweise hätte das Abgleichen von Änderungen in unseren diversen Shops und dem alten ERP-System eine Woche gedauert, heute ist das in 2-3 Stunden erledigt. Wir ändern hauptsächlich Preise und Verpackungseinheiten, bei 25.000 Artikeln fällt da so einiges an."

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