Werkzeug- und Maschinenfabrik Grob optimiert ihre Druckumgebung

Nahezu alle namhaften Automobil-Hersteller und Zulieferer zählen zum Kundenkreis der Werkzeug- und Maschinenfabrik Grob. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren und das Druckmanagement kostengünstiger zu gestalten, entschloss sich das Unternehmen, den Gerätepark zu vereinheitlichen und mit modernen Lösungen zu optimieren.

"Unsere frühere Drucker- und Kopiererlandschaft war äußerst heterogen: Wir hatten rund 290 Geräte von unterschiedlichen Herstellern. Dadurch war nicht nur der zeitliche und personelle Aufwand, den wir für Wartung und Betreuung aufbringen mussten, sehr hoch, auch die Kosten für Toner- und Ersatzteilbevorratung waren beträchtlich", beschreibt Christian Lisiecki, Leiter der Abteilung IT bei den Grob-Werken, die Ausgangssituation.

Neben den Kosten für Miete sowie für Wartungs-, Reparatur und Beschaffungsprozesse kam außerdem hinzu, dass es keine zentrale Auswertungsmöglichkeit der Gerätenutzung gab. Im Fokus der Neuorganisation standen neben einer einheitlichen Mietlaufzeit vor allem die Abschaffung der Tonerbevorratung sowie eine Verbesserung aller Prozesse im Druckerumfeld und der zentralen Administration.

Druckkosten im fünfstelligen Bereich eingespart

Um die beste Lösung zu finden, starteten die Grob-Werke eine ausgiebige Testphase mit unterschiedlichsten Konzepte und Modelle. Auf Empfehlung des Systemhauses Quentia AG wurden auch Systeme von Kyocera Mita getestet. Schnell war man sich sicher, in Kyocera den richtigen Partner gefunden zu haben. Nicht nur, dass es die weitreichende Produktpalette ermöglicht, alle Geräte in die Konsolidierung mit einzubeziehen, sondern auch der kompetente, problemfreie Service sowie das gute Preis-Leistungsverhältnis überzeugten.

Nachdem die Entscheidung für Kyocera gefallen war entwickelte Grob gemeinsam mit der Quentia AG einen entsprechenden Roll-Out-Plan, um den Gerätepark schnellstmöglich zu vereinheitlichen. Anschließend begann man damit, auch Faxgeräte und kleinere Drucker durch entsprechende Multifunktionssysteme wie den FS-1116 MFP oder den FS-1118 MFP abzulösen.

Durch die Umstellung konnte die Gerätevielfalt deutlich reduziert werden. So sind bei Grob nur noch etwa 185 Geräte im Einsatz, dies entspricht einer Einsparung von 105 Geräten. Gleichzeitig nahm auch der administrative Aufwand ab. So sind zum Beispiel viel weniger Druckertreiber und unterschiedliche Toner notwendig, was auch die Benutzerfreundlichkeit erhöht. "Durch die Konsolidierung mit den Systemen von Kyocera konnten wir monatlich Kosten im vermutlich fünfstelligen Bereich einsparen. Dies trifft auch auf Personalkosten für Instandsetzung und Systembetreuung zu", so Lisiecki.

Neben den geringeren Kosten sorgte die Umstellung auch für einen deutlich geringeren administrativen Aufwand. So wird beispielsweise die Tonerversorgung über ein einheitliches Portal gesteuert (Self-Service), das auch bei eventuellen Störungen für eine schnellstmögliche Behebung sorgt. Lisiecki ist vor allem vom Servicekonzept, das Kyocera und die Quentia AG bietet, überzeugt. Vor der Konsolidierung war die Abwicklung des Services äußerst intransparent. Durch die Portallösung werden Service- und Wartungsprozesse erheblich verbessert.

Multifunktionssysteme vereinfachen Dokumentenmanagement

Seit der Umstellung gibt es bei Grob keine reinen Kopierer oder Faxgeräte mehr, sondern nur noch Multifunktionssysteme. Für die Mitarbeiter bedeutet dies nicht nur Drucken, Faxen und Scannen an einem Gerät, sondern sie können ihre Dokumente auch besser verwalten. Besonders beliebt ist bei den Mitarbeitern die "Scan to SMB/Folder"-Funktion. Dadurch wird dem Benutzer ein gescanntes Dokument einfach als PDF-Dokument zugestellt. Hierdurch konnten zusätzliche Scannerplätze eingespart werden.

Auch die Secure-Print Funktion, die es Anwendern ermöglicht, vertrauliche Dokumente zu drucken, ist sehr beliebt. Der Druckauftrag kann einfach an das Gerät gesendet werden, der Druck startet aber erst nach der Eingabe einer vierstelligen PIN. Damit liegen wichtige Dokumente nicht mehr im Ausgabefach, bis sie abgeholt werden.

Bei der Entscheidung, die Druckerlandschaft zu vereinheitlichen, war der Firma Grob besonders daran gelegen, gleichzeitig die Geräteadministration zu verbessern. Mit der Softwarelösung KYOcount kann das Druck- und Kopiervolumen aller im Netzwerk eingebundenen Ausgabesysteme einfach und schnell ermittelt werden. So kann jederzeit die optimale Auslastung der Geräte überprüft werden, außerdem können alle Ausdrucke einzelnen Abteilungen zugeordnet werden.

"Wir sind mit unserer neuen Lösung rundum zufrieden", so Lisiecki. "Wir haben alle Ziele, die wir von einem fortschrittlichen Druckmanagement erwarten, mit Kyocera absolut erreicht."

www.kyocera.at