Faxen und Simsen mit Microsoft Online Services

Mit den Microsoft Online Services (MOS) stehen Unternehmen viele wichtige Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung, beispielsweise E-Mail, Instant-Messaging, Anwesenheitsstatus, Terminverwaltung, Kalender und Adressbücher. Aber beim Unified Messaging (UM) müssen Firmen heute entweder Abstriche machen oder einen kleinen Umweg in Kauf nehmen. Die nahtlose Integration von Zusatz-Applikationen in die MOS-Cloud ist für jeden Hersteller und Systembetreuer eine Herausforderung. Bei den zentralen UM-Diensten Fax und SMS ergeben sich zusätzliche Hürden dadurch, dass standortabhängige Rufnummern und individuelle Fax- und SMS-Einstellungen berücksichtigt werden müssen. Wie kann die Fax- und SMS-Integration dennoch realisiert werden?

Unified Messaging Attribute im lokalen Active Directory

Wählen wir als Musterfirma die „abc GmbH“. Sie hat einen Hauptstandort und eine Zweigstelle. An beiden Standorten setzt sie jeweils eine eigene Telefonanlage ein, die den Zugriff auf das örtliche Telefonnetz ermöglicht. Die Postfächer der einzelnen Mitarbeiter verwalten die MOS in der Cloud. Das Problem: Über das Webinterface der MOS ist eine Benutzung zusätzlicher Attribute nicht möglich. Daher ist ein lokales Active Directory (AD) notwendig, um Benutzerkonten mit solchen Attributen zu versehen.

Mit den nachfolgenden Schritten konfiguriert der Administrator seinen physischen oder virtualisierten Windows Server so, dass er die Aufgabe des Messaging Servers übernimmt: Am Hauptstandort wird das lokale AD eingerichtet und für Exchange 2007/2010 erweitert. Der Administrator nutzt dazu das Setup-Paket von Exchange. Es führt jedoch keine Exchange Installation durch, sondern nimmt mit „setup /prepareschema“ und „setup /prepared“ lediglich die Schemaerweiterung des AD vor.

Zwar können die bereits in den MOS angelegten Benutzerkonten nicht in ein lokales AD synchronisiert und dort bearbeitet werden, aber den umgekehrten Weg beherrscht die „Microsoft Online Services Directory Synchronization“. Beim ersten Lauf der Synchronisation werden Kopien der lokalen Benutzerkonten in der MOS angelegt. In der Konfiguration der MOS kann der Administrator anschließend die gewünschten Benutzerkonten als synchronisiert und aktiviert freischalten.

Exchange in der Cloud – Fax und SMS On-Premise

In diesen neu angelegten Benutzerkonten trägt der Administrator nun zusätzliche Attribute ein. Es stehen ihm neben den üblichen Feldern für zum Beispiel Name, Telefonnummer und E-Mail sogenannte „Extension Attributes“ zur Verfügung. An dieser Stelle setzt unter anderem die UM-Lösung OfficeMaster von Ferrari electronic an, bestehend aus einem ISDN-Gateway und einer Software für den Messaging Server, um in einem dieser Felder spezifische Eigenschaften für Fax und SMS zu hinterlegen. Zur Konfiguration dieser Attribute fügt die Lösung auf dem Messaging Server der bereits installierten Exchange Verwaltungskonsole ein Snap-In hinzu, das die Verwaltung von Rufnummern, Kennungen, Faxdeckblättern, Briefpapier, Signaturen und weiterer Versandoptionen ermöglicht.

Die auf dem Messaging Server installierte Fax- und SMS-Lösung nutzt die Informationen des lokalen AD für die Nachrichtenzustellung an Postfächer in der Cloud. Die Übertragung der Nachrichten erfolgt dabei über SMTP. Zur Konfiguration des Kommunikationsweges vom Messaging Server zu Exchange trägt der Administrator den vollqualifizierten Domain-Namen, des für die Benutzer zuständigen Exchange Servers (Smart Host) in der Sendekomponente der Fax- und SMS-Lösung ein. Für den umgekehrten Weg benötigt der Messaging Server die vom Exchange Server aus erreichbaren URLs, beispielsweise „fax.abc.com“ und „sms.abc.com“.

Alle Wege führen ins Postfach

Eingehende Faxnachrichten nimmt wie gewohnt die ISDN-Hardware am jeweiligen Standort über das Telefonnetz entgegen und überträgt sie zum Messaging Server. Dieser entscheidet anhand eingetragener Regeln für angerufene Nummern, welcher UM-Dienst angesprochen werden soll. Bei Fax und SMS sucht anschließend die zuständige Komponente der UM-Lösung die Zielrufnummer im lokalen AD und ermittelt das zugehörige Benutzerkonto. Die für dieses Konto hinterlegte primäre SMTP-Adresse wird daraufhin adressiert und das Fax oder die SMS landet wie jede andere Mail im Nachrichteneingang des Benutzers – in der Cloud. Für den Versand einer Faxnachricht gibt der Benutzer einfach RUFNUMMER@fax.abc.com in das Adressfeld-Feld seines Mailclients ein. (Um Faxnummern auch direkt aus dem Adressbuch verwenden zu können, setzt man ein Outlook-Add-in mit Adressautomatik ein. So werden die eingetragenen Rufnummern mit einem Postfix vervollständigt.)

Die vom Mail-Client abgeschickte Nachricht stellt Exchange in der Cloud wie eine normale E-Mail dem Messaging Server zu. Die Empfangskomponente der UM-Lösung prüft anhand des Absenders, mit welchen Einstellungen dieser Benutzer Faxe versenden soll. Entsprechend generiert die UM-Lösung ein faxbares, grafisches Dokument mit dem gewünschten Deckblatt, Briefkopf und allen zugehörigen Informationen individuell für diesen Benutzer und übermittelt es an die Sendekomponente. Routing-Einstellungen über die verschiedenen Standorte sorgen dafür, dass Antworten auf diese Nachricht auch wieder den Absender erreichen. Der Status der versendeten Nachricht wird als Mail oder Non Delivery Report an das Benutzerkonto zurückgemeldet. Auch beim Versand von Kurzmitteilungen wird nach diesem Muster vorgegangen.

Microsoft Online Services erfordern also eine kleine Nebeninfrastruktur, um Unified-Messaging-Dienste verwenden zu können. In der Praxis besteht diese jedoch, neben dem lokalen Messaging Server, nur aus einem Kästchen in der Größe eines Taschenbuchs, das im Netzwerk hängt, und einigen Einstellungen. Fax und SMS sind damit kein Grund mehr, auf Cloud-Lösungen zu verzichten.