Xerox präsentiert eine Studie und neue Strategien

Die Studie „Into the Future of Knowledge Work 2020“ der Xerox Innovation Group zeigt dabei Trends in vier Bereichen auf, die den Arbeitsplatz der Zukunft beeinflussen werden: Technologie, Information, Menschen und Organisation.

• Im Bereich der Technologie wird der allgegenwärtige Computer unser Leben prägen – Computer finden sich integriert in der Kleidung, in Möbel, Gebäude, ja sogar Menschen.  Der Computer wird sich in seiner Rechnerleistung der des menschlichen Gehirns annähern.
• Im Bereich Information steht die Bewältigung des Information Overloads im Vordergrund.  Information wird für jeden von überall aus zur Verfügung stehen, die Herausforderung wird die Selektion der relevanten Information sein. Mehrere Exabytes (eine Trillion Bytes) an Daten werden jährlich in Unternehmen erstellt: Bis zu 580 Exabytes werden es 2011 sein – eine kaum überschaubare Datenmenge.
• Die Arbeitsablaufautomatisierung im Umfeld der Büroarbeit wird die Zukunft für die  Wissensarbeiter prägen. Automatisierte und standardisierte Prozesse und Technologien übernehmen Tätigkeiten der Wissensarbeiter. Menschen erbringen jene maßgeschneiderten Tätigkeiten bei denen Kreativität, übergreifendes, komplexes Denken & Planen sowie Beziehungsarbeit im Vordergrund steht.
• Auch im Bereich der Organisation stehen interessante Veränderung an: Kleine Firmen und Vertragsmitarbeiter bilden einen großen Teil der arbeitenden Bevölkerung. Große Unternehmen bestehen aus stabilen Kernteams und einer „Wolke“ von freien Mitarbeitern, Subkontraktoren. Die „Mobile Workers“ nehmen in Westeuropa jährlich um 6% zu.

Wissensmanagement als Zukunft der Arbeit

Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit auf der Suche nach den richtigen Informationen und oft geht entscheidendes Wissen verloren. Noch schwieriger macht es die Tatsache, dass bis zu 95 Prozent dieser Informationen unstrukturiert, also in Dokumenten wie E-Mails, Briefen, Protokollen oder Formularen, enthalten sind.

„Aktuell können Computer mit diesen unstrukturierten Informationen nicht gut umgehen, weshalb sie meist von Personen manuell verarbeitet werden müssen. Das kostet viel Zeit sowie Geld und ist zudem auch sehr fehleranfällig“, erklärt Mario Jarmasz, Forscher im Xerox Research Centre Europe. „Die  Aufgabe der Wissensarbeiter wird es sein, Informationen zu finden, zu organisieren, zu analysieren und optimal zu verteilen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.“

Hilfe bekommen die Wissensarbeiter künftig von neuen Dokumenten-Management-Lösungen. Laut der Xerox-Studie wird das Dokument 3.0 dank eines integrierten Workflows selbstständig Aufgaben ausführen, sich selbst strukturieren und Informationen aktualisieren.

Neue Entwicklungen machen Dokumente „intelligent“

Ein erster entscheidender Schritt in diese Richtung ist Smarter Document Management. Damit bietet Xerox eine Lösung die unstrukturierten Informationen zu automatisieren und so die Wissensarbeit deutlich effizienter zu gestalten:

• Text-, Bild- und Hybridkategorisierung gliedern Textdateien, Bilder sowie Kombinationen von beidem in zuvor festgelegte Kategorien. Somit entstehen gruppierte Datenstapel, die ein Abrufen der Information vereinfachen.
• Mit der Texterkennungssoftware FactSpotter können Datenquellen, unabhängig von Sprache, Lage, Format oder Art des Dokuments, nach Schlagworten, Phrasen oder Sätzen durchsucht werden. Mit Hilfe einer linguistischen Suchmethodik wird vor allem der Kontext berücksichtigt, gesuchte Informationen werden damit in Sekundenschnelle gefunden.
• Die Fremdsprachen- und Handschrifterkennung ermöglicht es, Dokumente in mehr als 45 Sprachen sowie handschriftliche Notizen oder händisch ausgefüllte Formulare in die Geschäftsprozesse zu integrieren.
• Für eine einheitliche und leicht weiterzuverarbeitende Dokumentenform übersetzt das Konvertierungstool für XML-Dateien die Ergebnisse in ein dynamisches und flexibles Gerüst, das ideal für maßgeschneiderte Dienstleistungen ist.

Drucklösung für „mobile Arbeiter“

Ein weiterer wichtiger Trend, der sich in den Unternehmen weltweit beobachten lässt, ist die steigende Zahl jener Angestellten, die von zu Hause aus oder in verschiedensten Umgebungen mobil arbeiten. Laut IDC werden dies 2013 rund 130 Mio. Menschen allein in Westeuropa sein. Um für diese Mitarbeitergruppe die Produktivität zu erhöhen, entwickelte Xerox die Lösung MobilePrint, die im 3. Quartal 2010 auf den europäischen Markt kommt.

Per Smartphone werden Dateien an eine festgelegte E-Mail-Adresse geschickt. Der Absender erhält darauf einen Code, den er auf dem gewünschten Drucker eingibt. Das Praktische: Der Druckauftrag kann auf jedem Printer abgewickelt werden, ohne diesen vorher definieren zu müssen.

www.xerox.at