Automatisierte Reisekostenmanagementlösungen

Reisekostenmanagementlösungen werden immer mehr zum Standard, fast zwei Drittel aller Unternehmen setzen inzwischen automatisierte Anwendungen ein. Das ist das Ergebnis einer Marktstudie von Strateco im Auftrag von Concur (NASDAQ: CNQR), einem Anbieter von On-Demand Reise­kosten­managementlösungen. Gleichzeitig zeigt die Studie, dass noch erhebliche Defizite im Reisekostenmanagement bei vielen Unternehmen bestehen, wie zum Beispiel bei der Optimierung der aufwändigen Buchungs-, Erstattungs- und Kontrollprozesse.

Um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten, wurden Personen aus den Bereichen Buchhaltung, Controlling, Personal, Travel-Management, Verwaltung und verschiedenen Zuständigkeitsebenen – vom Geschäftsführer bis zum Sachbearbeiter – angesprochen. Dabei ergab sich, dass viele Unternehmen ihre Entscheidungsspielräume durch nicht optimal geregelte Verantwortlichkeiten in Bezug auf das Reiseplanungs- und Reisekostenmanagement blockieren.

Auf die Frage nach den größten Herausforderungen im Reiseplanungs- und Reisekostenmanagement nannten die meisten Verantwortlichen an erster Stelle die Prozessoptimierung (23%). Große Probleme scheinen nach wie vor auch bei der Einhaltung von Reiserichtlinien im Unternehmen zu bestehen, dies war die zweithäufigste Nennung der Umfrageteilnehmer (18%). Die Realisierung von Einsparungen im Reisekostenbereich findet sich dagegen erst an dritter Stelle der genannten Herausforderungen. Weitere häufig genannte Punkte waren der Wunsch nach mehr Kostentransparenz (13%), Reportingmöglichkeiten (10%), Analyse (7%) und Ausgabenkontrolle (6%).

Laut einer Untersuchung der Aberdeen Group können Unternehmen mit Reisekostenmanagementlösungen eine 36 % höherer Richtlinientreue und bis zu 73 % niedrigere Prozesskosten bei der Abwicklung ihrer Reisekosten erreichen. Dabei kommt Aberdeen zu dem Ergebnis, dass die erfolgreichsten Unternehmen unternehmensweite Richtlinien und Prozesse für die Verwaltung von Reisekosten definiert haben. Zur Unterstützung erfolgten Investitionen in spezielle technologische Funktionen, beispielsweise automatisierte Arbeitsabläufe zur Rationalisierung des Genehmigungsprozesses und zum automatisierten Erstellen von Reisekostenabrechnungen, basierend auf den Daten von Firmenkreditkarten.

„Die Durchsetzung von Reiserichtlinien und effiziente Reisekostenabrechnungsprozesse liegen klar im Interessensbereich der Finanzverantwortlichen in Unternehmen“, sagt Stephan Rasp, Sales Director Central Europe bei Concur. „CFOs sollten sich stärker in die IT-Entscheidungen einbringen, um mit automatisierten Systemen die Prozesse und die Einhaltung von Reiserichtlinien zu verbessern.“

Alle genannten Zahlen, wenn nicht anders angeben, stammen aus einer Marktstudie von Strateco im Auftrag von Concur. Dafür wurden mehr als 1000 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Die Umfrage wurde im zweiten Halbjahr 2009 durchgeführt.

www.concur.de