Budgetplanung im Stationsnetz

Europcar Deutschland gehört zum weltweiten Europcar Verbund und besitzt bundesweit mehr als 577 Stationen. Das Unternehmen bewegt 37.000 Fahrzeuge in Deutschland und beschäftigt 1.413 Mitarbeiter. 2009 verzeichnete es einen Umsatz von 509 Mio. Euro.

Entscheidender Erfolgsfaktor bei der Steuerung des flächendeckenden Stationsnetzes ist eine präzise Budgetplanung, die mit detaillierten Budgetabgleichen und einer damit gekoppelten Maßnahmenplanung den Vertrieb vor Ort gezielt unterstützt. Die Vertriebsabteilung hat dafür ein webbasiertes Planungssystem mit Cubeware aufgebaut, das eine zuvor bestehende pflegeintensive Einzellösung ersetzte.

Web-Lösung für dezentrale Budgetplanung

Cubeware hatte das Projektteam bei der Produktevaluation durch sein stimmiges Gesamtkonzept überzeugt. Bei der Auswahl war für Europcar die Flexibilität, einfache Bedienbarkeit und Skalierbarkeit der Produkte wichtig, da eine unternehmensweite Lösung aufgebaut werden sollte, die eine konsequente technische und inhaltliche Weiterentwicklung ermöglicht.

Die technische Grundlage der Planungslösung bilden der Cubeware Importer, das Cubeware Cockpit und die OLAP Datenbank Infor PM. Der Cubeware Importer überträgt die Daten aus den Vorsystemen und stellt sie in der OLAP Datenbank für Planung und Analyse bereit. Als Datenquellen sind SAP BusinessObjects und Greenway, ein branchenspezifisches Reservierungs- und Buchungssystem, integriert.

Vertrieb und Controlling in der Zentrale greifen über das Cubeware Cockpit auf die Daten zu. Der größte Teil der Anwender ist über die Web-Komponente des Cubeware Cockpits an die Planungslösung angeschlossen: Rund 500 Regionalleiter, Areamanager, Stationsleiter und Agenturpartner in ganz Deutschland rufen ihre monatlichen Budgetabgleiche über ihren Web-Browser ab. Über die Web-Lösung wird außerdem jährlich die dezentrale Budgeplanung durchgeführt.

Automatischer Budgetabgleich

Der Cubeware Importer lädt Ist-Daten aus SAP BusinessObjects und dem bei Europcar eingesetzten Buchungssystem in die Planungslösung. In der OLAP Datenbank Infor PM werden die Ist- und Plandaten in einem Datenwürfel für Budgetplanung und Budgetabgleich in konsistenten Strukturen abgebildet. Die Plan-/Ist-Vergleiche für den monatlichen Budgetabgleich können auf dieser Basis jederzeit auf Knopfdruck abgerufen werden.

Besonders hilfreich für das Vertriebsmanagement ist die Möglichkeit, die Kennzahlen auf verschiedensten Ebenen zu aggregieren und zu segmentieren. Die dezentrale Planung wird aus den Stationen auf Kostenstellen-Basis im System durchgeführt und kann durch verschiedene Hierarchiestufen der Europcar-Organisation bis zur Gesamtsicht in Deutschland konsolidiert betrachtet werden.

Die organisatorischen Stufen wiederum können nach Business-Segmenten, wie beispielsweise eigene Stationen und Agenturen, oder nach Tag- und Nachtgeschäft, aufgesplittet werden. Die detaillierten Analysen sind Grundlagen für ebenfalls im System integrierte gezielte Maßnahmenpläne zu einzelnen Segmenten und Produkten, die sich die einzelnen Area Manager direkt ausdrucken können. Die Cubeware-Lösung unterstützt so zum einen die zentrale strategische Vertriebsplanung, die monatlichen Budgetabgleiche und Maßnahmenpläne sind aber auch wertvolle Hilfen im Tagesgeschäft vor Ort, auf die die Area Manager und Stationsleiter nicht mehr verzichten wollen.

Die Konzeption und Einführung der Planungslösung hatte die Vertriebsabteilung in Zusammenarbeit mit der Controlling- und der IT-Abteilung sowie den Beratern von Cubeware übernommen.

In einem ersten Schritt wurde die Budgetplanung aufgesetzt, die innerhalb von 3,5 Monaten betriebsbereit war. Die Integration des Budgetabgleichs erfolgte in einer zweiten Ausbaustufe. Die problemlos skalierbare Lösung wird kontinuierlich ausgebaut und an neue Anforderungen angepasst. Als nächster Schritt ist beispielsweise der systemgestützte Abgleich von Zielvereinbarungen anvisiert.

"Mit dem Cubeware Cockpit können wir unsere Budgetplanung und den Budgetabgleich flexibel in verschiedenen Stufen aggregieren und segmentieren. Damit haben wir eine fundierte Grundlage für gezielte Vertriebsmaßnahmen", erläutert Michael Leibing, Assistant Operations Concept & Network bei der Europcar Autovermietung GmbH.

www.cubeware.at