Ineffizientes Prozessmanagement sorgt für Frust am Drucker

Wenn Drucker im Büro mal wieder nicht drucken, ist selten ein technischer Defekt daran schuld – vielmehr scheint ein ineffizientes Prozessmanagement in vielen Unternehmen der Grund dafür zu sein, dass die Druckgeräte stillstehen, so das Ergebnis der Umfrage. Generell sind zwar 77 % der Befragten, die Druckgeräte im beruflichen Umfeld nutzen, durchaus zufrieden mit der Zuverlässigkeit der Drucker, Multifunktions- und Faxgeräte. Ganze 50 % der Befragten sagen sogar, dass die von ihnen genutzte Druck-Hardware eigentlich immer funktioniert.

Wenn aber das Druckgerät stillsteht, hängt dies häufig mit einem ineffizienten Prozessmanagement in den Unternehmen zusammen. Denn der häufigste „Druckgerätefehler“ ist schlichtweg die leere Papierkassette. Gerade bei Geräten, die gemeinsam mit mehreren KollegInnen genutzt werden, zeigt sich, welchen Einfluss das Prozessmanagement auf die Ausfallrate der Drucker hat. So geben 74 % der Befragten, die gemeinsam mit Kollegen ein Druckgerät nutzen, fehlendes Papier als häufigste Fehlerursache für einen nicht durchgeführten Druckjob an.

Fehlendes Verbrauchsmaterial als zweithäufigste Fehlerquelle

Zahlreiche Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Studie beschweren sich auch darüber, dass KollegInnen nie Papier holen; ein klares Indiz, dass die Verantwortlichkeiten nicht effizient geregelt sind. Bei Geräten, die alleine genutzt werden, ist dies mit 64 % der Fälle zwar immer noch unnötig oft der Grund für den Stillstand, aber, so zeigt sie Studie, nimmt die Dauer des Stillstandes mit zunehmender persönlicher Verantwortung der Anwender ab. Ein ähnliches Bild zeigt sich auch bei der zweithäufigsten Fehlerquelle: das fehlende Verbrauchsmaterial. Gut 29 % der Befragten geben diesen Grund als häufigste Fehlerursache an, wenn sie das Druckgerät mit jemanden teilen.

An dritter Stelle wird von 26 % der TeilnehmerInnen, die ihr Gerät mit KollegInnen teilen, der Papierstau als Fehlerquelle genannt. Wo auf den ersten Blick ein originäres Hardwareproblem oder Anwenderfehler zu vermuten ist, lässt sich bei genauerer Analyse der Studie in vielen Fällen ebenfalls auf ein Prozessproblem schließen. 

Wo stehen die Tintendrucker?

Viele Marktbeobachter fragen sich, wo eigentlich die zahlreichen Tintenstrahlgeräte stehen, die Jahr für Jahr für berufliche Zwecke gekauft werden. Die Studie gibt darauf Antwort: hauptsächlich bei Selbständigen und bei kleinen Unternehmen. Je kleiner nämlich das Unternehmen ist, desto höher ist der Anteil an Tintenstrahlern.

So gaben 58 % der Selbständigen zu Protokoll, dass ihr meistgenutztes Gerät ein Tintenstrahler ist – nur 31 % der Selbständigen nutzen bevorzugt einen Schwarzweiß-Laser. Bei kleinen Unternehmen mit 2-10 Mitarbeitern dominiert ebenfalls der Tintenstrahler (44 %). Ab Unternehmensgrößen mit mehr als 11 MitarbeiterInnen sind hingegen Schwarzweiß-Laser beliebter als Tintenstrahler.

Arbeitsplatznahes Gerät gewünscht

Analysiert man die Druckgewohnheiten der AnwenderInnen, wird klar, warum sich diese ein möglichst arbeitsplatznahes Gerät wünschen: 89 % der Befragten gaben an, dass sie häufig oder sehr häufig nur eine Seite pro Druckjob drucken. 93 % der Befragten drucken häufig oder sehr häufig einen Druckjob mit zwei bis fünf Seiten. Größere Druckaufträge mit sechs bis 15 Seiten werden hingegen nur von 49 % häufig oder sehr häufig durchgeführt – sehr häufige oder häufige Druckjobs mit 16 bis 40 Seiten sind sogar noch seltener (18 %).

Interessanterweise wird auf kleineren Geräten ähnlich gedruckt wie auf großen Arbeitsgruppengeräten im Flur oder im Kopierraum. So drucken 93 % der Befragten zwei bis fünf Seiten auf dem Arbeitsplatzdruckgerät, auf dem Gerät im Flur oder im Kopierraum sind es 94 %.

Tinte und Toner über Versandhandel

20 % der StudienteilnehmerInnen gaben an, dass sie ihre Geräte im Fachhandel kaufen – aber nur 13 % kaufen dort auch ihre Verbrauchsmaterialien. Bei Elektronikflächenmärkten ist der Unterschied sogar noch größer: 39 % der Befragten kaufen ihre Druckgeräte in Flächenmärkten, aber nur 18 % erstehen dort auch die Verbrauchsmaterialien. Die Hauptbezugsquelle für Tinte und Toner ist mit 61 % klar der Versandhandel (Online-Versender und Katalogversender).

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