Steigender Bedarf an Steuerungs- und Planungssystemen

Über die Hälfte der befragten öffentlichen Einrichtungen (53 %) nutzen spezielle Software­lösungen zur Steuerung und Planung. Mehr als ein Viertel (28 %) arbeitet momentan mit Microsoft Excel. Weitere elf % planen aktuell die Anschaffung eines entsprechenden Werkzeugs und befassen sich daher bereits intensiv mit der Thematik.

„Die Umstellung des Rechnungswesens von der kameralen auf eine doppische Buchführung, neue gesetzliche Anforderungen (bspw. EU-Dienstleistungsrichtlinie), der steigende Bedarf an Kostentransparenz sowie der demografische Wandel lassen vermuten, dass der Einsatz von Steuerungs- und Planungssystemen in Zukunft über alle Fachreferate hinweg weiter zunehmen wird“, erklärt Melanie Mack, Senior Analystin bei BARC.

Der noch geringe Einsatz spezialisierter Werkzeuge, die verglichen mit dem privatwirtschaftlichen Sektor seltenere Nutzung spezifischer Funktionen, häufig fehlende Architekturen, Datenmana­gementkonzepte sowie organisatorische Verankerung zeigen deutlich, dass sich der öffentliche Sektor noch in einer früheren Einführungsphase von Steuerungs- und Planungssystemen befindet.

Zwar haben heute bereits über 80 % der befragten Behörden spezielle Softwarelösungen oder Microsoft Excel für Steuerungs- und Planungszwecke im Einsatz. Die Nutzung erfolgt allerdings eher wöchentlich oder monatlich und nicht täglich, sodass viele Potentiale der eingesetzten Software nicht genutzt werden. Etabliert hat sich die Nutzung dabei insbesondere für die Themen Reporting, Datenanalyse sowie Planung und Budgetierung. Zukunftsthemen sind die Umsetzung von Dashboards/ Cockpits sowie Balanced-Scorecard-Anwendungen.

Die Tatsache, dass 80 % der Befragten regelmäßig Daten aus Ihren Systemen für Steuerung und Planung exportieren, deutet jedoch auf eine generell mangelnde Unterstützung durch die eingesetzten Lösungen hin. Christian Fuchs, Analyst bei BARC, betont: „Besonders bedenklich ist, dass 30 % der befragten Behörden angaben, „kein Datenmanagementkonzept“ zu besitzen. Somit fehlt diesen Einrichtungen ein wesentliches Fundament eines jeden Steuerungs- und Planungssystems.“

Die insgesamt in der Studie festgestellte niedrige Zufriedenheit mit den aktuellen Steuerungs- und Planungssystemen (nur 37 % sind zufrieden) sowie klar formulierte Defizite wie komplizierte Prozesse, zu niedrige Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Änderungen, mangelnde Datenqualität und nicht abgestimmte Kennzahlen sind Themen, die im Wesentlichen organisatorisch angegangen werden müssen. Da bei 41 % der Befragten diese Organisation fehlt, werden die genannten Defizite in naher Zukunft nur schwerlich abgestellt werden können.

Zur Studie

Im Herbst 2009 befragte der neutrale Marktanalyst BARC 122 Institutionen aus der öffentlichen Verwaltung zum Thema Einsatz von Steuerungs- und Planungssystemen. Die Hälfte der Befragten stammt dabei aus der kommunalen Verwaltung (50 %), ein Fünftel aus der Landesverwaltung. Weitere Befragte verteilen sich auf Forschung & Lehre, sonstige Organi­sationen, Bund, Sozialversicherungsträger und öffentliche Beteiligungsunternehmen. Die insgesamt 122 Probanden sind überwiegend in der Leitungsebene in Fach­referaten sowie der Informationstechnologie tätig. Die Studie wurde völlig unabhängig vom neutralen Marktanalysten BARC erstellt. Dank eines Sponsorings durch IBM kann sie kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.

Die vollständige Studie kann bei Interesse hier heruntergeladen werden: www.barc.de/bi-in-public