Unternehmen erkennen Mehrwert von ECM-Systemen

Im Rahmen des „ECM Survey“, einer jährlich durchgeführten Anwenderbefragung des Business Application Research Center (BARC), wurden 258 Anwenderunternehmen zur Verbreitung und Einsatz von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management(ECM)-Systemen befragt.

Martin Böhn, Senior Analyst im Bereich ECM bei BARC, erkannte positive Trends in den Survey-Ergebnissen: „Der ECM Survey zeigt, dass Unternehmen den Mehrwert leistungsstarker ECM-Systeme erkannt haben und dementsprechend handeln. Sehr erfreulich ist die fast durchweg hohe Zufriedenheit mit den eingesetzten ECM-Systemen. Hier verdienen die Hersteller Lob, da sie sich offensichtlich den Anwenderbedürfnissen anpassen.“

Einige Kernergebnisse der Umfrage:

• 61% der Unternehmen haben noch kein ECM-System eingeführt, aber 48% aller befragten Unternehmen befinden sich derzeit im Auswahlprozess, haben also den Bedarf erkannt.
• 29% der teilnehmenden Unternehmen integrieren ihr ECM-System in MS SharePoint. Dieses Ergebnis belegt, dass die Integration in MS Sharepoint zunehmend an Bedeutung gewinnt. Der häufigste Anwendungsfall ist die Nutzung des ECM-Systems als Archiv für SharePoint-Inhalte. Jedoch integrieren auch immer mehr Unternehmen die ECM-Recherchefunktionen in SharePoint.
• ECM-Systeme werden eingeführt, um eine Verbesserung der Informationsverwaltung und des Informationszugriffs zu erzielen. Die positiven Ergebnisse strahlen langsam nach außen, angefangen bei abteilungsspezifischen Verbesserungen werden unternehmensweite Potenziale realisiert und schließlich auch das Außenverhältnis gestärkt.
• In Unternehmen in denen ECM-Systeme bereits im Einsatz sind, erachten die Anwender die Erweiterung der Suchmöglichkeiten, Reduktion der Suchzeiten und eine damit einhergehende Steigerung der Informationsqualität als wichtigste Vorteile. Somit wird deutlich, dass der Einsatz eines ECM-Systems in Unternehmen Verbesserungen auslösen kann und diese von den Anwendern auch wahrgenommen werden.
• Insgesamt 83% der Unternehmen, die bereits ein ECM-System im Einsatz haben, gaben an „sehr zufrieden“ oder „zufrieden“ mit ihrem ECM-System zu sein.
• 76% der Befragten gaben an, dass Workflow eine wesentliche Anforderung in ihrem Projekt ist. Dies verdeutlicht, dass ECM-Systeme nicht mehr nur zur Ablage und Archivierung, sondern auch zur Prozessunterstützung eingesetzt werden und hier Vorteile wie Beschleunigung, erhöhte Transparenz und Vereinfachung für den Mitarbeiter erzielen.

www.barc.de/ecmsurvey