Social Media als "Rückgrat" eines Unternehmens

"Wozu eine Webcam beim Telefonieren?" dachte ich mir, als im Unternehmen die kleine Kamera als Add-on zum Notebook-Standard wurde, und ich mich schon vor jedem Telefonat "Schneuzen und Kampeln" sah.

Heute, zwölf Monate später, bin ich klüger - Telefonate dauern schlichtweg kürzer, wenn man sein Gegenüber beim Sprechen sieht (und selbst auch gesehen wird!). E-Mails bearbeiten nebenbei, Websurfen dazwischen - no way! Dieses kleine Beispiel veranschaulicht sehr deutlich, worum es bei der Idee des "Future Office" geht - Unternehmen, die wachsen und sparen müssen, dabei zu helfen, effizienter zu werden.

Information Worker des 21. Jahrhunderts

Wo ansetzen, wenn nicht bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern? Nicht erst seit Matthias Horx kennen wir den sogenannten "Information Worker", der seinen Mehrwert durch sein Wissen und schnell verfügbare Informationen definiert.

Mitarbeiter von heute haben vier bis zehn Chatfenster offen, zwei Bildschirme nebeneinander und Facebook, You Tube, Twitter und Co. sind Selbstverständlichkeiten. Die "Digital Natives", geboren zwischen 1980 und 2000, werden immer mehr Bestandteil der arbeitenden Gesellschaft. Sie bringen Gewandtheit in der Technologieanwendung mit, einen Drang nach herausfordernder Arbeit, Flexibilität, Mobilität und die Fähigkeit zu Teamarbeit mit an den Arbeitsplatz.

„My Work1“ – alle Projekte und Teams auf einen Blick -> Incentive-Modelle können auf Wissen aufbauen, das ein Einzelner weitergibt.

Evolution des Intranet

Was wir uns bei Tieto denken: Wir können und wollen es nicht verhindern, dass unsere Kolleginnen und Kollegen externe Seiten/Portale anschauen (Wetter, ORF, Börsenkurse etc.). Wieso nicht diese externen Infos mit den internen verknüpfen und eine Art "internes Facebook" aufzubauen, das Mitarbeiter weltweit verbindet?

Immer mehr multikulturelle Teams arbeiten über Grenzen von Kontinent, Zeit, Raum, Unternehmen und Abteilungen miteinander zusammen. Was lag näher als Social Media und netzwerkgetriebene Anwendungen an den Arbeitsplatz zu bringen? Technologien aus dem Web 2.0-Umfeld werden zum Standard in der Kommunikation mit professionellen Organisationen. Das ist, wenn Sie so wollen, die Evolution des Intranet zu einer Plattform für Produktivität, Kollaboration und Enterprise 2.0. Aus der Sicht der Mitarbeiter wird daraus ein echtes Service-Angebot, das ihre tägliche Arbeit erleichtert.

Basierend auf den Microsoft-Produkten SharePoint, Unified Communications und Fast Enterprise Search konzentriert sich Tieto auf das Service Design als Ausgangspunkt: Ganz im skandinavischen Stil richten wir die Produktivitätsplattform auf die Anforderungen und Präferenzen der Information Workers aus. Tieto implementiert keine Technologie, sondern konfrontiert eine Organisation mit Funktionalitäten und neuen Möglichkeiten - Future Office ist die bedarfs- und situationsorientierte Architektur von Services und Produktivitätstools um eine Organisation und die Individuen herum. Ziel ist die Entwicklung eines modernen Arbeitsplatzes, mit einem messbaren Einfluss auf eine Organisation.

Einige Beispiele gefällig?

• MySite integriert (vom Mitarbeiter) definierte externe Infos mit internem Wissen und Kommunikation; dient zur Ablage von privaten Dokumenten und stellt das persönliche Netzwerk des Mitarbeiters dar,
• MyTeam als Tool für die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, egal, wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden, organisiert effiziente Taskverteilung, Informationen über das Projekt, alle projektspezifischen Dokumente,
• MySupport routet nach Angabe des Problems sofort zum richtigen (!) internen EDV-Profi beziehungsweise schlägt mögliche Lösungen automatisch vor.

„My Site“ – „Internes Facebook“ als „Know-how-Center“ (wer bringt welche Kompetenz /welches Wissen ein) mit Persönlichkeitsprofilen .

Kulturänderung?

Um Future Office bei Tieto einzuführen, wurde in die Kommunikation zu unseren Mitarbeitern eine Menge investiert: Wir haben eine regelrechte interne "Change"-Kampagne durchgeführt, um Überzeugungsarbeit zu leisten. Es gab Filmplakate, Kleber und E-Learning-Filmchen, die á la John Cleese mit lustigen Sketches "gespickt" waren.

Und das allerwichtigste: Wenn die Leistungs- und Wissensträger eines Unternehmens nicht an Bord sind, wird es schwer, Future Office zu realisieren. Wie soll ich schließlich in einem Team mit meinem Chef arbeiten, wenn ich Future Office nutze und er nicht?!

Diese "Vermarktung" der neuen Plattform wird nicht in einem Rutsch stattfinden können. Eine Organisation von heute auf morgen mit dem Ersatz der kompletten, bisher gewohnten (wenn auch gehassten) Infrastruktur zu konfrontieren, wird von wenig Erfolg gekrönt sein. Lernen passiert in Schritten.

Reisekosten runter - Umweltschutz rauf

Wenn ich jetzt noch aufzähle, was wir bei Tieto mit Future Office alles gespart haben - allein im ersten Jahr nach der Einführung 2006 ein Viertel unseres Reisebudgets (in Euros: 13 bis 15 Mio.!) und 10 Mio. kg CO2-Emissionen.

Das heißt nicht, dass wir nicht mehr reisen. Aber wir reisen nicht mehr so oft, um gemeinsam zu arbeiten, sondern ein- oder zweimal im Jahr, um einander zu treffen, neudeutsch gerne "Socializing" genannt. Der persönliche Kontakt ist trotz Future Office halt durch nichts zu ersetzen ...