Managed Fax Services beschleunigen Geschäftsprozesse

Rund drei Millionen Fax-Dokumente verlassen jährlich die SAP-Systeme, denn aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen ist im Handel das Telefax als Grundlage des Auftrags- und Liefergeschäfts nicht wegzudenken. Damit kommt der Fax-basierenden Kommunikation mit Kunden innerhalb der BayWa IT-Landschaft eine strategische Bedeutung zu. Um die gesamte Kommunikation transaktionssicher und pünktlich abzuwickeln, greift die BayWa AG auf die SAP-zertifizierte Lösung Faxolution for SAP und weitere Managed Fax Services der retarus GmbH zurück.

Die BayWa AG ist ein internationaler Handels- und Dienstleistungskonzern, dessen Aktivitäten sich über die Segmente Agrar, Bau und Energie erstrecken. Um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, ist das Unternehmen auf einen effizienten Lagerumschlag und eine optimierte Warenverfügbarkeit ebenso angewiesen, wie auf die Ausschöpfung sämtlicher Einkaufspotenziale. Dazu bedarf es unternehmensweit standardisierter, transparenter und nicht zuletzt beschleunigter Geschäftsprozesse auf Basis konsolidierter Daten, die eine präzisere Steuerung von Waren- und Zahlungsströmen ermöglichen. In diesem Zusammenhang ist für die BayWa AG und die österreichische Tochter RWA (Raiffeisen Ware Austria) eine schnelle und zuverlässige Kommunikation unternehmenskritisch.

Alle Leistungen werden transparent dokumentiert, wie Hans-Gunter Weber, bei der BayWa Tochter RI-Solution GmbH verantwortlich für die Betreuung der IT-Landschaft bei BayWa und RWA, hervorhebt: "Retarus bietet ein vorbildliches Niveau an Service-Transparenz: Dies ermöglicht uns, stets in Echtzeit den Status unserer Systeme und jedes einzelnen Telefaxes zu überprüfen. Damit hat uns der Umstieg auf den Managed Service zusätzliche Kontrolle über unsere Telefax-Kommunikation verschafft."

Die eingesetzten Retarus Lösungen umfassen sowohl die Outbound- als auch Inbound-Faxkommunikation. Alle Dienste rund um den Faxversand und -empfang sind modular aufgebaut und können von der BayWa und der RWA so eingesetzt werden, dass sie zu den jeweiligen Prozessen und Abläufen sowie auch zum Mitarbeiterverhalten passen. Im Einzelnen werden die Retarus Fax-Dienste Faxolution for SAP, Faxolution for Windows, Faxolution for Exchange sowie Mail2Fax und Fax2Mail eingesetzt.

Belegversand aus SAP - Ganz ohne Fax-Server

Der überwiegende Teil der Fax-Kommunikation wird bei der BayWa AG aus den SAP-Systemen generiert: Belege wie Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden automatisch verschickt und müssen den Kunden in kürzester Zeit erreichen. Dazu werden die Fax-Dokumente über die standardisierte Schnittstelle RFC/SAP Connect an die Retarus Rechenzentren übergeben und von dort unmittelbar und transaktionssicher verschickt. Für jedes Dokument wird automatisch ein Versandstatus in das jeweilige SAP-System zurück gemeldet.

Ebenso wichtig ist auch der Empfang von Telefaxen, denn die BayWa muss ihren Geschäftskunden bestellte Waren kurzfristig - teilweise sogar über Nacht - liefern. Die zu jedem Geschäftsvorfall gehörigen Fax-Dokumente werden in den Retarus Rechenzentren in Empfang genommen und per Fax2Mail als PDF-Dateien direkt an die E-Mail Accounts der Adressaten verteilt.

Gleichzeitig stehen den Anwendern bei BayWa und der österreichischen Tochter RWA auch die Retarus Fax-Dienste Mail2Fax, Faxolution for Windows sowie Faxolution for Exchange zur Verfügung, damit sie alle druckbaren Dokumente auch aus anderen Anwendungen problemlos und sicher verschicken können. Dadurch werden interne Laufzeiten deutlich verkürzt.

Flexible Lösung

Auch darüber hinaus sind die Ansprüche an einen professionellen Fax-Dienst sehr hoch: "Anders als meist üblich, werden Fax-Dokumente überwiegend im Echtzeit-Betrieb - und nicht etwa als Batch-Jobs über Nacht - verschickt. Retarus stellt sicher, dass während der Versand-Spitzen tagsüber keinerlei Engpässe auftreten", erläutert IT-Bereichsleiter Hans-Gunter Weber von RI-Solution. "Auch spezielle Anforderungen, wie z.B. bestimmte Dienste gleich für den internationalen Einsatz Unicode-fertig einzurichten, wurden von Retarus erfüllt", resümiert Weber.

Nach dem erfolgreichen Roll-out der Fax-Dienste, beschäftigt sich die BayWa bereits intensiv mit weiteren IT-Themen, wie dem elektronischen Rechnungsversand und dem elektronischen Datenaustausch (EDI). Als One-Stop-Shop für Messaging Services mit langjähriger Erfahrung bietet Retarus auch hier transaktions- und rechtssichere Services für eine nahtlose B2B/EDI-Integration sowie Lösungen zur Optimierung sämtlicher Faktura-Prozesse.

www.retarus.at