Elektronischer Rechnungsversand bei Volvo Trucks

Rund 3.000 Rechnungsdokumente werden monatlich von der Volvo Trucks Central Europe GmbH versendet. Werden diese Rechnungen auf herkömmlichem Wege – also als Papier-Dokumente auf dem Postweg – verschickt, entstehen dabei nicht nur hohe Kosten, gleichzeitig verzögern sich auch alle damit verbundenen Faktura-Prozesse.

Um diese Prozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die im Rechnungswesen entstehenden Kosten zu minimieren, verschickt die Volvo Trucks Region Central Europe GmbH ihre Rechnungen jetzt über die international rechtskonforme SaaS-Lösung Retarus eSign auf elektronischem Wege.

Retarus eSign ist ein transaktionssicheres Komplettpaket für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang. Die als Managed Service angebotene Lösung ermöglicht es, Signaturen bei der elektronischen Rechnungsstellung einwandfrei zu erzeugen, zu validieren und zu kontrollieren - konform zu den steuerrechtlichen Anforderungen in über 40 Ländern.

Der Einsatz von Retarus eSign ist für Volvo Trucks einfach: Rechnungen werden im PDF-Format an Retarus übermittelt, dort automatisch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen und anschließend transaktionssicher über die Retarus Messaging-Infrastruktur versendet. Die Rechnungsempfänger erhalten kurz darauf eine elektronische Rechnung, die alle Vorgaben der deutschen und internationalen Gesetzgebung erfüllt.

„Die Faktura-Lösung von Retarus bietet uns alle Vorteile des elektronischen Rechnungsversands als Software as a Service. Sämtliche ausgehenden Rechnungsprozesse werden erheblich beschleunigt, die Betriebskosten sind sehr niedrig und für uns immer klar berechenbar. Auch die lückenlose Verfolgung aller Prozesse über das Retarus EAS-Portal verschafft uns die Transparenz, die wir benötigen“ erläutert Tina Bender, CIO Business Systems bei Volvo Trucks Region Central Europe.

„Neben der Beschleunigung der Faktura-Prozesse ging es in diesem Projekt natürlich in erster Linie um Kostensenkung“ erläutert Retarus-Geschäftsführer Martin Hager. „Leider gibt es sehr unterschiedliche Ansichten über die Kosten, die eine herkömmliche Papier-Rechnung verursacht: Die Experten-Schätzungen reichen von etwa 5,30 bis an die 30 Euro. Ganz gleich, wo die tatsächliche Zahl jedoch liegt – eine elektronische Rechnung schlägt lediglich mit wenigen Cent zu Buche, was für Volvo Trucks schließlich eine bemerkenswerte Reduktion der Kosten in diesem Bereich bedeutet.“

www.retarus.at