"Schritt für Schritt zum DMS"

Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, ihre Dokumentenverarbeitung und den damit verbundenen Workflow an aktuelle Anforderungen anpassen zu müssen. Auf Basis einer kostenschonenden, effizienten IT-Infrastruktur müssen gesetzliche Richtlinien ebenso berücksichtigt werden wie ein schneller und zielgerichteter Informationstransfer zwischen Mitarbeitern und Kunden.

Veränderte Rahmenbedingungen

In der Vergangenheit wurde meist der Weg beschritten, im Zuge großer Integrationsprojekte alle diesbezüglichen Anforderungen unter einen Hut zu bringen. Dabei hat sich oft herausgestellt, dass im Laufe eines solchen Projektes der Anpassungsaufwand an die Praxis enorm war.

"Das Pflichtenheft für ‚alles' hat ausgedient", meint deshalb Michael Botek, Geschäftsführer des herstellerunabhängigen IT-Dienstleisters ITdesign. "Was zählt ist die konkrete Anforderung, die sich in einem zeitlich realistischen Rahmen zum Wohle aller Beteiligten umsetzen lässt."

Außerdem hat sich in den letzten Jahren die Anbieterlandschaft stark verändert. Microsoft mit SharePoint und Open-Source-Produkte wie Alfresco haben den Markt "monolithischer" Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) aufgeweicht. Mit diesen Alternativen lassen sich heute kollaborative, complianceangepasste Lösungen realisieren, die über ein "klassisches Dokumentenmanagement" weit hinausgehen.

SharePoint oder Open Source?

Was zeichnet die beiden neuen Player im DMS-Markt aus? Microsoft hat mit SharePoint 2010 einen ganz "heißen" Pfeil im Köcher, der auf eine möglichst nahtlose Integration im Zusammenspiel mit Office 2010 abzielt.

Die Stärken von SharePoint liegen für Botek aber nicht nur in der idealen Einbindung der Office-Umgebung: "SharePoint verfügt über ein umfassendes Leistungsspektrum, das über DMS weit hinausgeht. Es bietet für sein gesamtes Anwendungsfeld günstigere Lizenzierungskosten als traditionelle DMS-Anbieter und es stehen eine große Anbieteranzahl und Implementierungspartner bereit."

Open Source punktet, so Botek, mit der exakten Anpassungsmöglichkeit an die jeweilige Kundenanforderung, weil es kaum Einschränkungen durch Produktfeatures gibt: "Außerdem ist eine Vielzahl internationaler Lösungen verfügbar. Die Lösungen aus Projekten fließen in die weltweit entwickelnde Open-Source-Gemeinde zurück, wodurch ein breites Anwendungsportfolio für maßgeschneiderte Projekte entsteht." Natürlich können auch die geringen oder wegfallenden Lizenzkosten bei der Entscheidung für Open Source eine wichtige Rolle spielen.

Fachabteilung als Ausgangspunkt

Bei der Umsetzung plädiert Botek für eine Vorgangsweise der kleinen Schritte. Als Ausgangspunkt könnten konkrete und überschaubare Anforderungen einer Fachabteilung dienen.

"Wichtig ist, dass die angestrebte Lösung zur unternehmensweiten IT-Strategie passt, und dass man den Mehrwert für die Anwender nicht aus den Augen verliert", so Botek. "Die Projektbegleitung durch einen herstellerunabhängigen Spezialisten kann hier von großem Vorteil sein und langfristig gesehen viel Geld sparen."

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