Vernetztes Arbeiten mit SharePoint

Die Microsoft Office-Applikationen sind in den meisten Büroumgebungen fixer Bestandteil der im Unternehmen eingesetzten Software. Mit den Applikationen Word, Excel, PowerPoint etc. erzeugen Mitarbeiter einer Firma Dokumente. Die Dokumente werden ausgetauscht und dadurch irgendwann kommt es zu dem Problem, dass jeder Mitarbeiter eine unterschiedliche Version des Dokuments auf einem Rechner gespeichert hat und niemand mehr weiß, auf welchem PC sich welches Dokument befindet.

Der Techniker spricht hier auch von unstrukturierten Prozessen. Eine Versionskontrolle wäre fein. Doch damit haben die Herausforderungen einer vernetzten Bürolandschaft erst begonnen. Weitere Probleme sind unterschiedlich gewartete Kalender oder Kundendatenbanken. Letztlich geht es in einer modernen, vernetzten Büroumgebung darum, die vorhandenen Informationen, Abläufe und Mitarbeiter des Unternehmens zu verknüpfen und dadurch die Produktivität zu steigern.

Hier kommt SharePoint ins Spiel - oder auch Contentmanagementsysteme anderer Hersteller, wobei der Begriff "Contentmanagementsystem" sehr unterschiedlich ausgelegt wird. Zudem ist die Begrifflichkeit sehr schwammig: allein Microsoft bezeichnet SharePoint unter anderem als Collaboration Tool, Enterprise Content Management (ECM), Portal und Suchwerkzeug. Außerdem besteht SharePoint aus verschiedenen Technologien (siehe Kasten), was aber für das grundsätzliche Verständnis relevant ist.

Exzellente Office-Integration

Wie erwähnt gibt es auch ECM-Systeme anderer Hersteller, der Vorteil von SharePoint liegt aber in seiner "naturgemäßen" Microsoft-Office-Integration. Ein Wunsch vieler kleiner und mittelständischer Unternehmer ist fast immer, dass der Schulungsaufwand nach der Implementierung eines solchen Systems sehr gering sein soll. Bei der aktuellen Version SharePoint 2007 können die bekannten Office-Applikationen wie Microsoft Word oder Excel einfach weiterverwendet werden, die gewohnte Arbeitsumgebung (z.B. die "Ribbon"-Bedienoberfläche) wird beibehalten. Mit dem kommenden SharePoint 2010 wird auch die Applikation OneNote unterstützt.

Des Weiteren müssen Anwender bloß mit Microsoft Windows und einem Web-Browser umgehen können (SharePoint ist ein so genanntes browserbasierendes Informationssystem), was natürlich den Schulungsaufwand beträchtlich minimiert. Dank Internettechnik ist auch die Integration von Macs und Linux-PCs kein Problem. Da Informationen oft in Datenbanken gespeichert werden, können diese natürlich in SharePoint eingebunden werden. Solcherart ist SharePoint die Brücke zwischen Office und Datenbanken.

Out-of-Box-Funktionalität

Ein weiteres Plus von SharePoint ist, dass es zahlreiche sofort verfügbare Funktionalitäten gibt und beispielsweise die Errichtung eines Intranetportals in wenigen Tagen möglich ist. Dennoch: Eine SharePoint-Implementierung will gründlich durchdacht sein. Ein gutes, vor der Implementierung ausgearbeitetes Konzept ist unabdingbar für einen erfolgreichen Einsatz.

SharePoint hilft auch beim effizienten Gestalten und Beschleunigen von strukturierten Geschäftsabläufen (z.B. Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung). Hier sei angemerkt, dass Hersteller von Business-Process-Tools, z.B. IBM oder eben Microsoft, sich bei der Planung ihrer Software-Werkzeuge auch Gedanken über die Optimierung von Geschäftsabläufen machen, die dann wiederum von ihrer Software abgebildet wird. Das heißt, dass der Kunde die jeweilige Ansicht des Herstellers von effizienten Abläufen (man könnte hier auch von Unternehmenskultur sprechen) mitkauft.

Ist eine Funktionalität gewünscht, die in SharePoint nicht oder nicht in der benötigten Art enthalten ist, kann die Software dank vorhandener Programmierwerkzeuge und Schnittstellen gut erweitert werden. So gibt es z.B. von Dokumentenmanagementsystemanbietern zahlreiche Lösungen, mit denen SharePoint um entsprechende Funktionalität ausgebaut werden kann.

SharePoint hat Potenzial

Die heutige Softwarewelt ist zunehmend weniger bestimmt durch Betriebssysteme sowie einzelne, auf der Festplatte gespeicherte Applikationen als durch Web-Browser, Virtualisierung und Cloud Computing. In diesem Sinne wird auch die Bedeutung der Microsoft-Cash-Cows Windows und Office langsam abnehmen, SharePoint hat jedoch eine interessante Zukunft vor sich. Es ist ein bisschen was von allem: Microsoft positioniert SharePoint auf ihrer Website im Bereich Collaboration, Enterprise Search, Verwaltung, Erfassung und Archivierung von Dokumenten, Web Content Management für Onlinepräsenzen, Business Intelligence, Records Management, Rights Management sowie Formulare und Workflows. Damit ist SharePoint im Vergleich zu anderen Collaboration-Plattformen sehr breit aufgestellt.

Die Integration der weitverbreiteten Office-Anwendungen ist ebenfalls hilfreich bei der Akzeptanz von Firmen und Anwendern. Allerdings muss man auch erwähnen, dass sich Unternehmen auf Grund der sehr guten Integration der Microsoft-Technologien auch sehr stark an das Softwarehaus aus Redmond binden. Je stärker SharePoint im Unternehmen genutzt wird, um so höher wird der Preis für einen späteren Ausstieg. Andererseits wird es mit SharePoint 2010 noch einfacher, andere Technologien (von anderen Herstellern) einzubinden. Microsoft selbst erweitert laufend die Funktionalität: SharePoint 2010 wird beispielsweise die hauseigene Silverlight-Technik unterstützen.

Erwähnenswert ist auch die Duet Enterprise for Microsoft SharePoint and SAP. Damit lassen sich Lösungen entwickeln, die auf SharePoint Server 2010 und SAP aufbauen. Duet Enterprise for Microsoft SharePoint and SAP wird wie SharePoint 2010 voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2010 verfügbar sein.