Modernisierung der Personalverwaltung bei Daimler AG

Daimler beauftragte Cromwell, das gesamte, PeopleSoft-basierte Personalsystem von der Version 8.0 zur modernen Version 9.0 zu übertragen. Das webbasierte System des Unternehmens wurde im Jahr 2000 eingeführt und schon damals von Cromwell mitentwickelt und implementiert. Es umfasste zahlreiche Self-Service-Angebote für Manager und Mitarbeiter, automatisierte Bescheinigungen und neue Funktionalitäten wie z.B. eine Mitarbeiterbörse.

Das gewachsene Personalsystem sollte nun so weit wie möglich auf die Standard-Technologie von Oracle/PeopleSoft HCM 9.0 überführt werden. „Die aktuellen Software-Versionen erlauben es, deutlich mehr Standard-Funktionen zu nutzen als früher“, erklärt Peter Endress, CEO des auf HR-Systeme spezialisierten IT-Beratungshauses Cromwell Business Resultancy AG mit Hauptsitz in Zürich und Niederlassungen quer über den Globus. „Dadurch sinken nicht nur die Implementierungskosten erheblich, sondern auch die Kosten für den Einsatz der Software können reduziert werden.“ Zudem bietet die Standard-Version eine höhere Leistungsfähigkeit sowie einen geringeren Pflegeaufwand.

Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen: In einem Vorprojekt wurde eine ausführliche Fit/Gap-Analyse für die bestmögliche Angleichung an den Standard durchgeführt. Danach begann die Realisierung und Implementierung des neuen HR-Systems.

Schritt für Schritt

Während des Vorprojekts wurden zehn verschiedene Arbeitspakete gebildet, unter anderem Recruitment, Self-Services oder Delegationsprozesse. Dabei hat das Projekt-Team sämtliche bestehende Komponenten des Systems erfasst, analysiert, mitunter re-designed und in je einem Fit/Gap-Dokument aufgezeichnet. Dieses Dokument war die Ausgangsbasis für die nachfolgende Upgrade-Entwicklung und -Realisierung.

Erste Aufgabe der zweiten Projektphase war für die Entwickler die Anpassung aller dokumentierten Komponenten entsprechend der technischen Notwendigkeiten des System-Standards von Oracle/PeopleSoft HCM Version 9. Um die Anforderungen der Daimler AG zu erfüllen, hat das Team dabei auch einige Module weiterentwickelt.

Zum Beispiel die Brief- und Vertragserstellung: Der Sachbearbeiter im Personalbereich muss nun lediglich die Inhalte seines Schreibens aus verschiedenen Typen und Textbausteinen auswählen. Nachträglich kann er diese individuell ergänzen und verändern. Oder der „Zeugnismanager“: Damit können qualifizierte Zeugnisse binnen Minuten erstellt werden. Der Vorgesetzte klickt auf einer Maske mit Bewertungskriterien einfach den jeweils zutreffenden Wert auf einer Skala von 0 bis 5 an. Anschließend wird das Zeugnis vollautomatisch erstellt, wobei auch hier individuelle Anpassungen jederzeit möglich sind.

Die Anpassungen in den Modulen sowie die ohnehin großen Datenmengen des HR-Systems bargen eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Migration über mehrere Software-Versionen hinweg zur Oracle/PeopleSoft Version 9.0. Um diese zu vermeiden, hat das Projekt-Team von Anfang an auf einen kontinuierlichen, automatisierten Abgleichvorgang gesetzt.

„Das ist der Schlüssel zum Erfolg“, so Endress. „Eine peu à peu durchgeführte Migration offenbart potenzielle Fehler viel schneller als wenn die Daten in einem großen, unübersichtlichen Schwung übertragen werden.“ Das neue Personalverwaltungssystem der Daimler AG ging im September 2009 online.

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