Auch in Krisenzeiten den Anforderungen der Unternehmen gewachsen?

Inwieweit die Entwicklungen der HR-Softwarehersteller aber auch mit den Anforderungen des Marktes einhergehen, hat das Hamburger Beratungs- und Marktforschungshaus SoftSelect GmbH im Rahmen von Anbieter- und Anwenderbefragungen untersucht.

Nicht zuletzt die Auswirkungen der Wirtschaftskrise und des anhaltend hohen Wettbewerbsdrucks in nahezu allen Branchen des deutschen Mittelstands haben in vielen Unternehmen eine notwendige und kritische Analyse der gesamten Organisations- und IT-Infrastruktur ausgelöst. Unternehmen beantragen Kurzarbeitergeld, setzen Ressourcen frei, oder gliedern Prozesse aus. Weil das Personalwesen den effizienten Einsatz der wichtigsten Unternehmensressource organisiert, nimmt die Bedeutung des IT-Instrumentariums im HR-Bereich mittelständischer Unternehmen stetig zu.

Lösungs-Markt noch unzureichend

Aber es sind heute nicht mehr nur die rein administrativen Themen wie die gesetzeskonforme Abrechnung der Löhne und Gehälter, die bei der HR-Systemauswahl im Vordergrund stehen, wie eine aktuelle Unternehmensbefragung von SoftSelect unter 125 mittelständischen Betrieben in Deutschland zeigt.

Nachdem in den vergangenen Jahren vermehrt wichtige Abläufe wie Bewerbersuche und Auswahlprozess automatisiert und vielfach auch ausgelagert wurden, stehen aktuell die qualitative Ressourcenplanung (42 % der befragten Unternehmen sehen hier Bedarf), Automatismen bei administrativen Aufgabenfeldern (37 %) und die Digitalisierung der Personaldaten (28 %) an.

Controlling-Tools sollen zudem künftig bei etwa jedem vierten Unternehmen das Personalmanagement über Kennzahlensteuerung erleichtern und zum Beispiel drohende Engpässe in der Stellenplanung oder die Rentabilität der Mitarbeiter sichtbar machen. Dazu stehen den Unternehmen unter anderem Funktionen wie Qualifikationsprofile, Urlaubs- und Krankheitsstatistiken, Personalentwicklungsanalysen oder Plan-/Ist-Vergleiche zur Verfügung, die die Stellen- und Personaleinsatzplanung unterstützen und die Produktivität langfristig erhöhen können.

Betrachtet man hingegen den Markt der Softwarelösungen, müssen Anwenderunternehmen genauer hinschauen, in welche Module und Lösungen sie in den kommenden Jahren investieren wollen. Denn beim Entwicklungsstand, dem Fokus der Lösung und den unterstützten Funktionalitäten gehen die Lösungen unter Umständen mit den Erwartungen weit auseinander.

So wird ein Qualifikations- und Attributmanagement etwa nur von 70% der Lösungen geboten, Funktionalitäten zur Abbildung der Personalentwicklung von 64% und nur bei 43% der Systeme können in der Personaleinsatzplanung qualitative Gesichtspunkte wie Mitarbeiterwünsche, Prioritäten oder Qualifikationen berücksichtigt werden. Dies hat eine zweite Befragung von SoftSelect unter 56 Systemanbietern ergeben, bei der insgesamt 79 ERP- und HR-Lösungen untersucht wurden.

Interesse an Controlling-Tools nimmt zu

Die Einführungsprojekte und Befragungen von SoftSelect im ersten Halbjahr 2009 haben zudem im Jahresvergleich gezeigt, dass das Interesse an Controlling-Tools in der Personalwirtschaft mittelständischer Betriebe zugenommen hat (plus 14%). Der Einsatz von Personalcontrolling-Systemen dient nicht nur einer rückblickenden Betrachtung oder bestenfalls einer monatsaktuellen Personalstatistik. Vielmehr versprechen sich Anwender Entscheidungsgrundlagen für die betriebliche Personal- und Kostenplanung. Personalkosten werden zum Beispiel in vielen Unternehmen nicht richtig geplant, sondern lediglich vergangenheitsbezogen erfasst. Möglichkeiten zur Budgetierung, Simulation und für Plan-/Ist-Vergleiche fehlen oft gänzlich oder werden nicht genutzt.

Heutige Instrumente des Personal-Controllings sollten aber auch eine Zukunftsbetrachtung mit Hilfe von Vorausschau- und Prognosedaten erlauben. Schaut man sich jedoch das Angebot der befragten ERP- und HR-Softwarehersteller an, werden Instrumente für das Personalcontrolling nur von etwa 49,4% der untersuchten Lösungen angeboten. 86,1% der Lösungen, die den Bereich Personalcontrolling abdecken, erlauben Plan-/Ist-Vergleiche, eine Personalkostenplanung (86,1%) oder auch -Simulation (79,1%). Doch nur zwei von drei Lösungen verfügen über ein Kennzahlen- oder Frühwarnsystem (67,4%) oder ein Risikomanagement (37,2%).

Technolgie gewinnt an Bedeutung

Die SoftSelect Untersuchungen belegen aber auch, dass technologische Komponenten bei der Systemauswahl an Bedeutung gewinnen: Gerade die Interoperabilität mit Fremdsystemen beziehungsweise die Möglichkeit zur verbesserten horizontalen und vertikalen Integration von Business-Lösungen wurden von den IT- und HR-Verantwortlichen immer häufiger als wesentliche Eigenschaft eines HR-Systems bewertet (für 74% wichtig oder sehr wichtig).

Web-Technologien bieten zum Beispiel aufgrund ihrer offenen Basisarchitektur Vorteile bei der Integration einzelner Standorte in komplexe Unternehmensnetzwerke. Damit können dezentrale Server-Landschaften, wie sie bei standortübergreifenden Client-/ Server-basierten Konzepten häufig anzutreffen sind, reduziert werden. Insbesondere die Einbindung kleinerer Organisationseinheiten wird damit vereinfacht und die meist überproportional hohen Investitionen auf der Frontend-Seite verringert.

Stand-alone oder HR im ERP?

Marktrelevante Anbieter von stand-alone-Produkten für das Personalwesen wie z.B. Datev, HRa Suite von HR Access, eGecko von CSS, Loga von P&I, tisoware Zeitwirtschaft, Provia von VRG, perbit.views, TDS Personal und andere stehen sich leistungsfähigen HR-Modulen innerhalb der ERP-Suiten von zum Beispiel SAP, Alpha Business Solutions mit proAlpha, Microsoft Dynamics NAV und AX, IFS, Ramco, Jeeves, Intraprend, Topix etc. gegenüber.

Obwohl es heute noch eine Reihe von Herstellern gibt, die lediglich einen Bereich (z.B. Personalabrechnung) abdecken, wachsen die am Markt anzutreffenden Systemsichten immer weiter zusammen. Das bedeutet konkret, dass bereits viele Anbieter zum Beispiel das Funktionsspektrum ihrer Payroll- und ERP-Systeme um HR-Management-Komponenten ergänzt haben.

Die SoftSelect Untersuchungen haben gezeigt, dass für die Bewältigung heutiger und zukünftiger Aufgaben noch in vielen Betrieben Instrumente erforderlich sind, die ein wirkliches Management von Human Resources unterstützen und das methodische Spektrum des Personalleiters erhöhen.

Faktisch sehen Unternehmen derzeit insbesondere auf strategischer und analytischer Ebene weiteren Funktionsbedarf. Ob dieser jedoch durch sukzessive Erweiterung des HR-Instrumentariums oder durch den Umstieg auf eine neue HR- oder gar ERP-Lösung gedeckt wird, sollte aber stets individuell vor dem Hintergrund der eigenen Infrastruktur, Anforderungen, Kernprozesse und Bedarfsprognosen entschieden werden.

www.softselect.de