Optimierung durch Komplettlösung

Das amerikanische Unternehmen Parker Hannifin ist der weltweit führende Hersteller von Antriebs- und Steuerungstechnologien sowie -systemen. Das Unternehmen entwickelt und konstruiert Präzisionslösungen für gewerbliche, mobile und industrielle Anwendungen sowie für den Luft- und Raumfahrtsektor. Die Parker Hannifin GmbH ist seit 27 Jahren in Österreich aktiv und betreut die österreichischen Kunden über ein gut ausgebautes Vertriebsnetz und Handelspartner.

Gewachsenes Vertrauen

Über 10 Jahre ist Parker bereits Kunde von P&I. Zunächst mit dem Produkt LGV+, das seinerzeit von P&I übernommen wurde, dann mit LOGA Vplus, der personalwirtschaftlichen Softwarelösung für österreichische Unternehmen auf dem IBM System i.

Die Reisekosten sowie die Zeiterfassung wurden mit unterschiedlichen Programmen gemanagt, Urlaubs- und Zeitausgleichsanträge mussten sogar manuell abgewickelt werden. Durch diesen Einsatz verschiedener Lösungen war die Personalabteilung einer erheblichen Mehrarbeit ausgesetzt. Dies war auch der Grund, weshalb das Unternehmen sich eine neue Lösung wünschte.

"Wir suchten nach einer integrierten Komplettlösung für unser Unternehmen, mit der alle Anforderungen aus der Lohnverrechnung, den Reisekosten und der Zeiterfassung gemanagt werden konnten. Zudem sollte die neue Lösung auch ein Personalmanagement-Programm beinhalten", erläutert Susanne Schwarzmann, HR-Administratorin bei Parker, die Anforderungen an die neue Software. Neben der integrierten Lösung sollte die Software auf Windows basieren und damit bedienerfreundlich sein und eine interaktive Plattform beinhalten, die Mitarbeitern das eigenständige Pflegen ihrer Daten ermöglicht.

Durch jahrelange positive Erfahrungen beeinflusst, wählte Parker Hannifin denselben Anbieter für die Folge-Lösung. Ein weiterer Pluspunkt, der für die Lösung von P&I sprach, war das webbasierte Mitarbeiterportal P&I HCM, welches für Bewerbermanagement und Seminarverwaltung sowie als Informationsplattform für Mitarbeiter und Vorgesetzte verwendet werden sollte. 2006 fiel schließlich die Entscheidung für P&I LOGA. Seitdem wurden die einzelnen Module Schritt für Schritt eingeführt. Zurzeit werden mit P&I LOGA 81 Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, ab Juli 2009 werden rund 140 Mitarbeiter von Parker mit der Lösung abgerechnet.

Prozesse optimieren

Oberstes Ziel der Einführung einer Komplettlösung in allen Abteilungen war es, die gesamten Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Dies wurde besonders durch die Vermeidung von Mehrfacherfassungen der Daten und der Verhinderung der Datenkonsistenz erreicht. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Erfassung der Reisekosten. "Früher musste ein Mitarbeiter seine Reisekosten in einem Excel-Sheet erfassen und der Vorgesetzte unterschrieb dieses", erklärt Schwarzmann das Vorgehen. "Der Mitarbeiter der Personalabteilung musste die Reise nicht nur in der aktuellen Lohnabrechnung erfassen. Auch die Buchhaltung buchte den Reisekostenaufwand manuell und führte ebenso die Auszahlung manuell durch."

Durch den Einsatz von P&I HCM erfasst ein Mitarbeiter seine Reisekosten nun im Intranet und ermöglicht daher durch die ressourcensparende Interaktion des Antragstellers mit allen beteiligten Erfassungs-, bzw. Abrechnungsstellen des Unternehmens ein effizientes Arbeiten über standardisierte Workflows. "Die Vorteile liegen auf der Hand: Reisedaten sind nur noch ein einziges Mal zu erfassen und die erforderlichen Beteiligten werden mittels elektronischem Workflow automatisch in den Reisekostenabrechnungen involviert", so die Human Resource Administratorin.

Die Prozesse verhalten sich bei allen Abwesenheiten - seien es Urlaub, Dienstreisen oder Seminare - ähnlich. All diese werden seit der Einführung von P&I LOGA online beantragt und genehmigt. Auch die Zeiterfassung erfolgt über die Zeitwirtschaft von P&I LOGA im selben System wie die Lohnabrechnung bzw. Rückstellungsberechnung. Durch die Einsparung einiger manueller Schritte kann Parker seine Ressourcen nun wesentlich effizienter einsetzen.

Der Wechsel der Personalmanagement-Software hat das Technologieunternehmen reich an Erfahrungen werden lassen. Hermann Halwachs, Controller bei Parker, rät daher anderen Unternehmen, die ein ähnliches Projekt planen, eine sorgfältige Anforderungsanalyse zu erstellen und frühzeitig eine Anbieter-Präsentation zu organisieren. "Wichtig ist außerdem ein Abgleich der eigenen Anforderungen an die Möglichkeiten der Software", ergänzt Schwarzmann. "Für den erfolgreichen Verlauf des Projektes sind besonders eine Lasten- bzw. Pflichtenhefterstellung sowie ein detaillierter Ablaufplan ausschlaggebend."

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