Optimierte Prozesse in der Lackfabrik Henelit

Da Comet nicht mehr weiterentwickelt wurde, machte man sich auf die Suche nach einem neuen System, das zentral gewartet, zukunftsfähig, leicht zu individualisieren und mehrsprachig sein sollte. Die abas-Business-Software erfüllte die Anforderungen und wurde 2003/2004 vom Wiener Systemhaus Nittmann & Pekoll implementiert.

Sichere Software-Einführung

Bei der Einführung des neuen Systems hielt sich der österreichische abas-Partner nah an den Standard. Dabei wurden die Key-User schon zu einem frühen Zeitpunkt in einem eigens zu diesem Zweck aufgesetzten Schulungssystem mit der abas-Business-Software vertraut gemacht. Vorteil dieser Vorgehensweise: Sowohl die Key-User bei Henelit als auch die Projektmitarbeiter von Nittmann & Pekoll sprechen die gleiche Sprache.

Am 31.12.2003 schaltete man die alte Software ab und ging mit der Neuen am 2.1.2004 in den Echtbetrieb. Die Datenübernahme hat dabei reibungslos funktioniert, es wurden ausschließlich Stammdaten übernommen. Die Migration ging in zwei Schritten vonstatten. Man probierte zuerst in einem Testsystem mit Echtdaten aus, ob alles funktioniert. Danach wurde die Installation kopiert und gestartet.

Um bei Bedarf schnell eingreifen zu können, begleiteten zwei Mitarbeiter von Nittmann & Pekoll den Echtstart der Software vor Ort. Alles verlief reibungslos. "Die User", resümiert Peter Kalsberger, "haben rund 14 Tage gebraucht, um sich mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Rechnungen und Lieferscheine konnten aber schon am ersten Tag geschrieben werden."

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Nach der standardnahen Einführung und erfolgtem "Go Live", folgte jetzt eine Phase weiterer Anpassungen und Modifikationen. Peter Kalsberger: "Das Besondere an der abas-Business-Software ist, dass ich mich bei der Einführung des Systems beim Modellieren der Prozesse oder dem Anpassen der Software nicht festlegen muss. Zu jeder Zeit können in abas-ERP hinterlegte Modifikationen wieder verändert werden. Im Laufe der Jahre konnte so unser kontinuierlicher Verbesserungsprozess optimal begleitet werden."

Als erstes passte Henelit Auswertungen und spezifische Formulare wie Einzelrechnungen, Monatsrechnungen oder Sammelrechnungen an. Henelit erzeugt die Rechnungen via Virtual Private Network (VPN). Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Auslieferungslager der Lieferschein erstellt wird. Der Standort ist "quasi" der Client, der über VPN mit dem Terminalserver in Villach verbunden ist. Je nach Bedarf können auf diese Weise Rechnungen auch sofort erstellt werden.

Immer das richtige Rezept

In der Produktion verwaltet die abas-Business-Software Prüfparameter pro Charge und wertet diese aus. Die Rezepte zur Herstellung der verschiedenen Farben und Lacke werden in Stücklisten abgebildet und im ERP-System verwaltet. EDV-Leiter Kalsberger: "Alle Rohstoffe inklusive der Zusammensetzung der Lösungsmittel sind in abas-ERP hinterlegt. Das ist wichtig für uns, da manche unserer Kunden bei Behörden eine Lösungsmittelbilanz vorlegen müssen."

Henelit disponiert auch mit der abas-Business-Software. Beispielsweise werden so Meldemengen für den Einkauf generiert oder Bedarfe pro Rezeptur für die Lagerware ermittelt. "Wir fertigen immer in möglichst großen Mengen", erklärt Peter Kalsberger: "dazu ist es wichtig, die entsprechenden Mindestbestandsmengen zu ermitteln, ab denen eine entsprechende Charge produziert werden kann. Wird bei einem Verkaufsartikel die Meldemenge erreicht, überprüft die abas-Disposition gleichzeitig auch den Bestand von ähnlichen Produkten. Dadurch haben wir eine Entscheidungsgrundlage, ob diese Produkte ebenfalls nachproduziert werden sollen."

Für den Verkauf hat Henelit eine eigene Preisfindung in der Software abgebildet. Kundenindividuelle Rabatte und Sonderaktionen werden damit schnell und sicher verwaltet. Die Preisfindung steht an allen Henelit-Standorten zur Verfügung.

Ebenfalls genau auf die Anforderungen von Henelit zugeschnitten ist die Rechnungslegung. Henelit hat an vielen seiner Standorte auch jeweils ein Ladengeschäft angebunden. Dort wird an den Endverbraucher verkauft. Der dazu benötige Prozess ist in nur einer Maske der abas-Business-Software abgebildet. Die Rechnungen können an allen Standorten schnell und sicher erstellt werden.

Realisierter Nutzen

Seit Einführung der abas-Business-Software ist die Transparenz und Auskunftsfähigkeit bei Henelit deutlich gestiegen. Durch die vielfältigen Auswertungen, die die Standardsoftware liefert, konnte der Lagerbestand deutlich reduziert werden.

"Wir sind mit abas-ERP mittlerweile fast in der Lage "Just in time" zu produzieren", freut sich IT-Leiter Kalsberger: "Im Vergleich mit unserer alten Lösung stehen nun wesentlich mehr Auswertungen und Informationen zur Verfügung." Auch die Akzeptanz der Business-Software bei den Endanwendern ist Jahr für Jahr gestiegen. Mitarbeiter können Verbesserungsvorschläge machen, die sich dank der Flexibilität der Software problemlos im System abbilden lassen.

"Nicht ob eine Anpassung gemacht werden kann, steht bei den Kolleginnen und Kollegen im Vordergrund, sondern "bis wann" die entsprechende Änderung durchgeführt wird", führt ein sichtlich zufriedener EDV-Leiter Kalsberger weiter aus, und: "Mittlerweile ist der Integrationsgrad der Anwendung sehr hoch. Doppeleingaben gibt es nicht mehr. Wir sparen viel Zeit und auch Fehler, die früher beim Übertragen von einer Insellösung zur Anderen passierten, haben sich auf "Null" reduziert. abas-ERP läuft unter Linux, ein sehr stabiles und performantes Betriebssystem. Dadurch hat sich die Administrierbarkeit unserer Unternehmens-IT deutlich vereinfacht." Henelit hat seit Echtstart der Software den Umsatz deutlich gesteigert, arbeitet aber immer noch mit der gleichen Mitarbeiteranzahl in der Verwaltung. Dies alles konnte nur durch stetiges Optimieren der Prozesse realisiert werden.

Option Internationalität

Henelit-Geschäftsführer Mag. Klaus Grüninger sieht weitere Vorteile, die durch den Einsatz von abas-ERP realisiert wurden: "Vor abas-ERP hatten wir ein stark individualisiertes System. Bei der Pflege waren wir von dem Wissen weniger Personen abhängig. Wartung und Releasefähigkeit waren durch die vielen Modifikationen nicht mehr möglich. Das ist bei der abas-Business-Software anders. Obwohl wir auch hier viele Anpassungen vorgenommen haben, ist die Software innerhalb nur eines Wochenendes upgedated. Fantastisch, wenn ich das mit anderen Systemen vergleiche. Auch das Netzwerk von abas-Partnern auf der ganzen Welt bedeutet Investitionssicherheit für uns. Wir sind Stand heute mit Auslandstöchtern in Slowenien, Kroatien und Ungarn vertreten. Wenn wir uns beispielsweise in zwei, drei Jahren entscheiden, in ein weiteres Land zu gehen, ist es gut zu wissen, dass unser Software-Hersteller bereits vor Ort ist."

Henelit hat über Workbenches GuV-Vergleiche in der Software abgebildet. Diese stehen in der aktuellen Version der abas-Business-Software jetzt im Standard zur Verfügung. "Wir haben bei unserem Software-Partner vor ein bis zwei Jahren angeregt, unseren GuV-Vergleich in den Standard mit aufnehmen zu lassen. Dies ist jetzt geschehen. Genau wie wir ist Abas ebenfalls mittelständisch geprägt. Es gibt für Anwender vielfältige Möglichkeiten und Plattformen mit dem Softwarehersteller in Kontakt zu treten und wie bei dem GuV-Vergleich geschehen, auch etwas zu bewegen," begeistert sich IT-Leiter Kalsberger. Als Resümee der Zeit mit abas-ERP zieht er folgende Zwischenbilanz: "Wir konnten bisher alle Ziele, die wir im Zusammenhang mit unserem ERP-System definiert hatten erreichen. Ich bin im Bezug auf abas-ERP mehr denn je davon überzeugt, die richtige Entscheidung getroffen zu haben."

www.nup.at

www.abas.de