BARC-Studie Softwarewerkzeuge für die Planung im Mittelstand

Planungswerkzeuge sind aktuell ein wesentlicher Treiber des Softwaremarktes für Business-Intelligence-Werkzeuge. Trotz Zurückhaltung in vielen anderen Investitionsbereichen haben offensichtlich viele Betriebe den Investitionsbedarf an dieser Stelle erkannt. Folgerichtig werden spezielle Softwarelösungen für die Planung immer häufiger eingesetzt: Eine aktuelle Umfrage ergab, dass 38 % der Unternehmen bereits spezialisierte Software für Planung, Budgetierung und Forecasting einsetzen (Abbildung 1).

Integrierte Planungswerkzeuge: Klarer Fokus auf KMUs

Kleine und mittlere Betriebe sehen sich immer schnelleren Änderungen ihres Umfeldes ausgesetzt: Kunden sind umfassender informiert, der Bewerb gewinnt an Dynamik und Konjunkturzyklen sind volatiler als jemals zuvor. Umso wichtiger ist die Fähigkeit der Betriebe sich an Marktbedingungen anzupassen.

Ein bedeutender Bestandteil dieses Anpassungsprozesses ist eine effiziente Planung, um sich auf künftige Strukturen, Ereignisse und Prozesse vorbereiten zu können. Dabei werden Planungsprozesse systematisch angepasst, um kontinuierliche Verbesserungen der eigenen Wertschöpfung zu erzielen.

Ergänzt wird die Planung häufig um ein Berichtswesen und Analysemöglichkeiten. Beide Bereiche helfen Entwicklungen zu verstehen. Die Planung ist dazu geeignet Unternehmensressourcen und Prozesse an zukunftsgerichtete Strategien und Pläne anzupassen. Dies erklärt die häufige Nutzung von integrierten Planungswerkzeugen, die im Kern Planungsfunktionen anbieten und diese um Berichtswesen- und Analyse- sowie teilweise um Konsolidierungsfunktionen ergänzen.

Die Kombination aus Funktionen der Planung und des Berichtswesen spielt in Unternehmen ohne Tochterfirmen eine bedeutende Rolle. Laut der BARC-Marktstudie "Planung und Budgetierung in Europa" (2008) ist bei etwa der Hälfte dieser Unternehmen das Berichtswesen ein Teil der Planung (Abbildung 2). Dies steht im Gegensatz zu Konzernen mit Tochterunternehmen, in denen zu einem überwiegenden Teil Plandaten in ein eigenständiges Berichtswesen exportiert werden.

Abbildung 1: Nutzung von Softwarewerkzeugen in verschiedenen Performance-Management- Prozessen (BARC-Marktstudie „Performance Management Processes“ 2009, n=407).

Zusätzlich kommt die Studie zu dem Schluss, dass integrierte Planungswerkzeuge aufgrund des fehlenden Datentransfers zwischen unterschiedlichen Werkzeugen zu einer deutlich höheren Anwenderzufriedenheit führen.

Integrierte Planungswerkzeuge lösen außerdem immer häufiger MS Excel ab. Befragungen ergeben regelmäßig, dass Excel-Anwender unzufriedener mit ihrem Werkzeug als Anwender von speziellen Planungs- oder Performance-Management-Werkzeugen, und Anwender in Szenarien in denen Excel mit einem speziellen Planungswerkzeug kombiniert wird, sind (Abbildung 3).

Neben der erheblich geringeren Anwenderzufriedenheit weist Excel zusätzlich für die Durchführung von Planungsaufgaben erhebliche Mängel auf, was den unterstützten Planungsprozessen zusätzlich die Effizienz nimmt:

• Eine einheitliche Datenbasis steht nicht zur Verfügung.
• Datenstrukturen und Geschäftslogiken sind undokumentiert.
• Eine Unterstützung des Planungsprozesses fehlt.
• Fast 90 % aller Excel-Blätter weisen Fehler auf (1).

Abbildung 2: Unternehmen ohne Tochterfirmen setzen regelmäßig Funktionen ihres Planungssystems für das Berichtswesen ein, Konzerne mit Tochterunternehmen verfügen oftmals über ein eigenständiges Berichtswesen (BARC-Marktstudie „Planung und Budgetierung in Europa“ 2008, n=430).

Welche Leistungsumfänge sind zu erwarten?

Ausgewiesene Planungswerkzeuge trennen im Unterschied zu Excel Datenhaltung, Modelle und Planungsmasken. Daten werden häufig über Datenintegrationswerkzeuge aus Vorsystemen übernommen und zentral in einer Datenbank abgelegt. Die Datenintegrationswerkzeuge sind entweder in den Planungs-Applikationen enthalten, werden mit Datenbanken geliefert oder sind als Spezialwerkzeuge am Markt verfügbar.

Für die Speicherung der Daten kommen relationale oder multidimensionale Datenbanken zum Einsatz. Wichtig für die Kaufentscheidung ist, dass die Reaktionsgeschwindigkeit den Ansprüchen genügt und die Planungsapplikation ohne manuelle Eingriffe durch den Endanwender verwendet werden kann.

Mit den Werkzeugen werden individuelle Planungsmodelle aufgebaut und Berechnungslogiken definiert. In vielen Fällen werden vordefinierte Modelle ausgeliefert, die auf kundenspezifische Anforderungen angepasst werden können. Die Modelle können in jedem Planungszyklus mit neuen Daten gefüllt werden. Zusätzlich sind vorhandene Daten, verwendete Modelle und Logiken einfacher als in Excel zu dokumentieren.

Abbildung 3: Spezielle Planungswerkzeuge schaffen eine höhere Anwenderzufriedenheit als MS Excel. Schon das Abweichen von einer reinen Excel-Strategie („Gemischtes Planungssystem“) erhöht die Anwenderzufriedenheit deutlich (BARC-Marktstudie „Planung und Budgetierung in europäischen Unternehmen“ 2008, n=445).

Für die Durchführung der Planung stehen Administrations-, Modellierungs- und Planungsfunktionen zur Verfügung. Für Modellierung, Planmaskenerstellung und die eigentliche Plandatenerfassung werden auf Rechnern lokal installierte Softwarelösungen (Full-Clients), Web-basierte Lösungen (Thin-Clients), Mischformen dieser beiden (z.B. Java-Applets oder ActiveX-Objekte) oder auch in Microsoft Excel integrierte Ergänzungen (Excel-Add-Ins) angeboten.

Für die manuelle Erfassung von Daten verfügen Planungswerkzeuge über unterstützende Funktionen, die über die Möglichkeiten von Excel weit hinausgehen. Neben vordefinierten Multiplikationsfaktoren und anderen Eingabehilfen gibt es Kopierfunktionen, Prognoseverfahren, Funktionen zur hierarchischen Verteilung von Planwerten, Übernahme von Verteilungsschlüsseln und Aggregation von Werten in koordinierten Teilplänen.

Bei den meisten Tools werden Funktionen für die Kommentierung erfasster Daten zur Verfügung gestellt, die anders als in Excel nicht nur auf Zellebene greifen. Kommentare können sich gerade für andere am Planungsprozess beteiligte Anwender als hilfreich erweisen.

Planungstools bieten meist unterstützende Funktionen zur Abbildung eines Workflows. Die Notwendigkeit dieser Funktion ist allerdings abhängig von der Ausrichtung des Planungsprozesses (s.u. Top-Down vs. Bottom-Up Planung). Excel hingegen verfügt über keine derartigen Funktionen, das Produkt von Microsoft für die Workflow-Entwicklung ist MS Visio.

Wie segmentiert sich der Markt?

Am Markt verfügbare Werkzeuge können anhand verschiedener Kriterien segmentiert werden.

• Internationalität des Anbieters

Der Vertrieb erklärungsbedürftiger Software setzt Kenntnisse der lokalen Gegebenheiten voraus. "Lokal" bezeichnet in diesem Zusammenhang auch aus mehreren Ländern bestehenden Regionen wie der deutschsprachige Raum, der einen weitgehend einheitlichen Absatzmarkt für Planungssoftware bietet. Die englischsprachlichen Länder bieten einen ähnlich abgeschlossenen Markt. Nur sehr wenige Planungsprodukte haben dagegen eine wirklich globale Reichweite. Hierdurch unterscheidet sich der Markt für Planungswerke stark vom inzwischen international geprägten BI Markt. Die deutlichste Segmentierung des Marktes für Planungswerkzeuge ist daher zwischen den Produkten der größten BI Anbieter und die der lokalen Anbieter.

• Planungsstrategie

Im Bereich der Planungsstrategie kann in eine Top-Down- oder Bottom-Up-Strategie unterschieden werden. Mit dem Begriff Top-Down-Planung wird die Vorgabe von Plandaten durch eine übergeordnete Instanz im Unternehmen bezeichnet, mit dem Begriff Bottom-Up-Planung wird die Erarbeitung von Plandaten durch untergeordnete Stellen im Unternehmen beschrieben. Mit Gegenstromverfahren wird eine Vorgehensweise bezeichnet, bei der sowohl Bottom-Up als auch Top-Down Werte geplant werden.

Bei der Top-Down-Planung steht die strategische Unternehmensplanung mit der Durchführung von Simulationen und Analysen im Mittelpunkt. Neben Simulationen, bei denen in der Planung verwendete Parameter geändert werden, können auch Änderungen in Stammdaten simuliert werden. Zusätzlich werden ausgeprägte Funktionen der Datenverteilung und der Szenarienbildung nachgefragt. Häufig sind nur einfache Berechtigungskonzepte verfügbar, was eine Reduzierung des Administrationsaufwandes bedeutet. Ein Web-Zugriff auf die Planungsapplikation ist von untergeordneter Bedeutung. Werkzeuge für die Top-Down-Planung werden unter anderem von BOARD (BOARD), prevero (prevero 7) und IBM (IBM Cognos TM1) geliefert.

Die Bottom-Up-Planung hingegen ist für große Anwendergruppen gedacht. Im Vordergrund steht nicht die strategische Planung, sondern die Erfassung von Plandaten. Häufig kommen Web-Frontends zum Einsatz, um die Dateneingabe durchzuführen. Dem Planer stehen nur geringe Möglichkeiten der automatischen Datenverteilung und der Analyse erfasster Daten zur Verfügung. Typisch sind auch Funktionen, um am Server durchgeführte Änderungen gezielt rückgängig machen zu können. Der Planungsprozess wird durch Workflow-Mechanismen unterstützt. Aufgrund der großen Anwenderzahlen sollten Berechtigungen über Rollen vergeben werden. Werkzeuge für die Bottom-Up-Planung sind beispielsweise Cubus (ABC für OLAP), Evidanza (BIS.center) oder SAP (BI IP).

• Modellausrichtung und Standardisierungsgrad

Planungswerkzeuge können in ihrer Modellausrichtung auf bestimmte Anwendungen ausgerichtet sein. Eine Möglichkeit ist ein großes Angebot an integrierten Finanzplanungswerkzeugen, die Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung in einem vordefinierten, integrierten Modell im Werkzeug umgesetzt haben. Vertreter sind hier CoPlanner, Lucanet und Winterheller. Auch viele andere Anbieter liefern für die Finanzplanung fertige Modelle mit aus, verfolgen aber einen ansonsten offeneren Ansatz. Weitere vordefinierte Anwendungen bieten Möglichkeiten für die Investitions- und Kredit- (z.B. Denzhorn, Lucanet, Cubus), Personal- (z.B. Software4You) oder Vertriebsplanung.

Alternativ können Planungsprodukte in ihren Modellen auch auf bestimmte Branchen ausgerichtet sein. Hierfür ist aber auch die Bereitstellung anwendungs- und branchenspezifischer Funktionen und Dialoge wichtig - wie zum Beispiel die Bereitstellung eines Dialogs zur Krediterfassung im Rahmen einer Anwendung für die Finanzplanung.

Vordefinierte Modelle und Funktionen gehen mit einem hohen Standardisierungsgrad der entsprechenden Lösungen einher. Einen geringen Standardisierungsgrad und damit in der Regel eine recht hohe Flexibilität im Aufbau unterschiedlicher Applikationen haben eher entwicklungsorientierte Werkzeuge oder Reporting- und Analyse-Werkzeuge, die die Eingabe von Planzahlen ermöglichen. Beispiele sind arcplan (Enterprise), Bissantz (Delta Master), Board (Board), oder Cubeware (Cockpit).

• ERP-Anbindung

Anbieter von ERP-Software bieten oft Planungsfunktionen in operativen Systemen an oder bieten zusätzlich zu ihrem ERP integrierte Planungswerkzeuge über Partnerschaften. Beispiele: Kern Alevo für die operative Planung in SAP ERP, SAP BPS auf BW oder Evidanza BIS.Dynamics für Microsoft Dynamics.

• Anzahl der Planer

Viele Anbieter im Markt zielen mit ihrem Angebot explizit auch auf kleine Unternehmen und Startups ab, in denen eine geringe Zahl an Anwendern häufig mit eingeschränkten Vorkenntnissen plant. Bestandteil der Werkzeuge ist daher vielfach auch ein hohes Maß an Vordefinition betriebswirtschaftlicher Inhalte bis hin zu einer integrierten Anleitung zur Planung. Typische Vertreter in diesem Marktsegment sind Bank Austria, Denzhorn, Ecomplan, SWOT und vor allem die Einzelplatzversion weiterer Anbieter.

Andere Anbieter sind häufiger in einem Konzernumfeld anzutreffen, in dem es unter anderem darum geht, eine größere Anzahl an Planern zu unterstützen und zu koordinieren. Beispiele hier sind IBM (Cognos Planning), Oracle (Hyperion Planning), SAP (BPC auf BW), SAP (BI IP), SAS oder Thinking Networks.

Die verbleibenden und meisten Anbieter im Markt positionieren sich dazwischen, häufig mit einem typischen Anwendungsbereich von 3-10 Planern, die koordiniert zusammenarbeiten können.

www.barc.de