Für mehr Performance: Wege aus dem Excel-Chaos

Tempo, Komplexität und internationale Ausrichtung: Diese drei Faktoren bestimmen die heutige Geschäftswelt und stellen selbst für die bestgeführten Organisationen eine Herausforderung dar. Damit Unternehmen mit diesem ständig wechselnden Umfeld Schritt halten können, müssen sie in der Lage sein, in Echtzeit auf kritische Informationen zuzugreifen.

Zur Unterstützung der unternehmensweiten Zusammenarbeit muss man sich einen abteilungsübergreifenden, integrierten Überblick über die betrieblichen und finanziellen Einflussfaktoren und Ergebnisse machen können, um stets von den besten Ideen und Gedankengängen zu profitieren - unabhängig davon, aus welchem Teil des Unternehmens oder der Welt sie stammen. Und schließlich ist ein flexibles Reporting gefragt, um rasch genaue Informationen zu liefern, damit fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können.

Was tun die meisten Unternehmen, um dieser Anforderung gerecht zu werden? Sie verwenden einfache Tabellen. In der modernen Geschäftswelt findet sich wohl kaum jemand, der nicht mit Tabellen vertraut ist. Programme wie Microsoft Excel kommen gut mit einfachen Aufgaben zurecht, die Benutzeroberfläche ist vertraut und die grundlegendsten Bedürfnisse der Nutzer werden erfüllt. Dennoch sind viele Tabellennutzer ihren üblichen Abläufen verhaftet und erkennen nicht, dass es bessere Alternativen gibt, die einen echten Mehrwert liefern.

Sehr große Unternehmen, wie etwa die Gruppe der Fortune 500, verstehen, wie wertvoll es ist, einen Schritt weiter zu gehen und Performance Management (PM)-Applikationen einzusetzen, die kritische Geschäftsfunktionen wie finanzielle Performance, Absatzentwicklung, Rentabilität und Budgets analysieren und Berichte über diese erstellen. In den vergangenen zwei bis drei Jahren haben jedoch auch mittelgroße Unternehmen mit der Einführung von PM-Applikationen begonnen.

Wo die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stößt

Performance Management-Applikationen spielen ihre Vorteile gegenüber der Tabellenkalkulation in verschiedenen Bereichen aus - hier sind die fünf wichtigsten:

Daten-Konsolidierung in Stunden statt Wochen

Abteilungsdaten lassen sich in Stunden statt in Wochen konsolidieren und hochladen. Das gleiche gilt für die Zahlen des Jahresbudgets. Durch den Einsatz von PM-Lösungen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und Daten zentralisieren. Informationen und Berichte stehen unmittelbar zur Verfügung. Rollenspezifische PM-Lösungen versorgen jeden Nutzer mit den Informationen, die für seine individuelle Funktion innerhalb des Unternehmens wichtig sind. Sie müssen sich beim Erstellen des Berichts nicht mehr auf die Finanzabteilung verlassen und dann alle Daten durchforsten, um diejenigen Informationen zu finden, die für ein bevorstehendes Meeting benötigt werden.

Weniger Fehler bei der Dateneingabe

PM arbeitet voll automatisch. Damit sind Fehler, die früher durch die manuelle Eingabe und Übertragung von Daten von einer Datei zu einer anderen oder einem System zu einem anderen verursacht wurden, praktisch gar nicht mehr möglich. Aufgrund der systemimmanenten Fehlerverringerung machen sich die Nutzer weniger Sorgen um die Korrektheit ihrer Daten. Wenn sie an einem Meeting teilnehmen, können sie sich darauf verlassen, dass die mitgebrachten und vorgestellten Daten korrekt sind.

Berichte mit variabler Detailtiefe

Mit Performance Management-Lösungen lassen sich Budgets viel leichter analysieren als früher, da sie Geschäftsführern und Finanzexperten helfen, weiter ins Detail zu gehen und zu erkennen, wie die Daten der unteren Ebene die Umsatzzahlen beeinflussen. PM erlaubt den Unternehmen, tatsächlich alle Annahmen zu sehen, die das Budget rechtfertigen. Sie schlüsseln das Budget detaillierter auf - und zwar so detailliert, wie es verlangt wird. Im Falle neuer Kosten, die im Budget nicht berücksichtigt worden waren, kann die Abteilung zur Geschäftsführung gehen und sagen: "Sehen Sie, um diese neuen Kosten müssen wir uns jetzt kümmern."

Bietet eine bessere Entscheidungsgrundlage

Mit rollenspezifischem Performance Management müssen sich die Abteilungsleiter für die Erstellung der entscheidenden Berichte nicht mehr auf das Finanzteam verlassen. Die Abteilungsleiter sind in der Lage zu erkennen, wann Faktoren eintreten, die einen Einfluss auf die Performance haben, und somit auch, wann weitergehende Prüfungen notwendig sind. Das Konzept des On-Demand-Reporting gibt den Abteilungsleitern die Informationen an die Hand, die sie für das Fällen der richtigen Entscheidungen benötigen. Nun können sie sehen, wann Kurskorrekturen erforderlich sind - bevor aus kleinen Problemen große Probleme werden.

Besser Perspektiven für qualifizierte Mitarbeiter

Mitarbeitern, die Geschäftsprozesse und -analysen überwachen, erlauben PM-Applikationen, exakt jene Aufgaben zu erfüllen, für die sie eingestellt wurden. Bei der Verwendung von Tabellen müssen diese Entscheidungsträger häufig einen Großteil ihrer Zeit mit der Dateneingabe und dem mühsamen Zusammenfügen einzelner Tabellenblätter in größere Tabellen verbringen, anstelle sich um die Analyse und Geschäftsplanung kümmern zu können. Diese Mitarbeiter wenden oft viele Arbeitsstunden für Büroarbeiten auf. Kein Wunder, wenn sie sich nach einer Weile frustriert nach anderen Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt umsehen, bei denen sie ihre Fähigkeiten einsetzen können. PM-Applikationen automatisieren Prozesse, ermöglichen die Analyse von Schlüsseldaten und erlauben den Mitarbeitern, sich auf die Steigerung der Unternehmensleistung zu konzentrieren.

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