Tipps für die Erstellung eines Enterprise Portals

Auswahl der geeigneten Portallösung

Die Auswahl der geeigneten Portalsoftware ist für das Gelingen eines Portalprojekts naturgemäß von größter Bedeutung. Neben diversen Open-Source-Lösungen gibt es auf dem Portalmarkt unterschiedliche Produkte wie den Microsoft Office SharePoint Server, IBM WebSphere oder die Portalsoftware Intrexx des Freiburger Softwareherstellers United Planet. Dabei sollte bedacht werden, dass nicht die Lizenzkosten, sondern die Kosten für anfallende Dienstleistungen bei weitem den größten Teil eines Portalprojekts ausmachen. Um den Dienstleistungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren, ist es wichtig, sich beim Aufbau eines Portals von Beginn an über seine Anforderungen im Klaren zu sein.

Applikationserstellung und -anpassung

Damit die Investitionen in das Enterprise Portal insgesamt möglichst niedrig bleiben, empfiehlt es sich, von Beginn an auf eine Portallösung zu setzen, mit der die Erstellung und Anpassung von Portalapplikationen unkompliziert und ohne großen Programmieraufwand möglich ist. Dies gewährleistet, dass Unternehmen auch auf zukünftige Entwicklungen schnell und angemessen reagieren können ohne dabei auf die Hilfe von externen Programmierern angewiesen zu sein.

Datenintegration und Anbindung bestehender Systeme

Bestehende Systeme wie z.B. SAP oder Lotus Notes sollten unkompliziert an das Portal angebunden werden können. Dies sichert bereits geleistete Investitionen und hilft dabei, Medienbrüche und Doppelarbeiten zu vermeiden. Da ein Portal grundlegend datenbankorientiert ist, sollte zudem die Möglichkeit eines direkten, lesenden Zugriffs auf beliebige Datenbanken gegeben sein.

Integriertes Prozess Management

Interaktive Prozessportale ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die elektronische Abbildung von Workflows. Neben der reinen Informations- und Dokumentenverwaltung können zeit- und eventgesteuerte Prozesse dafür sorgen, dass die zuständigen Personen Informationen erhalten, weitergeben, vervollständigen oder sonstige Aktivitäten vollziehen, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

Mehrsprachigkeit

International agierenden Unternehmen muss die Portallösung die Möglichkeit bieten, innerhalb des Portals die Sprache einfach zu wechseln. So kann jeder Nutzer individuell seine bevorzugte Sprache auszuwählen. Dabei sollten nicht nur die Beschriftungen, sondern auch die Inhalte mehrsprachig erstellt werden können.

Das Benutzermanagement des Portals

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Gruppen von Anwendern, die je nach ihrer Stellung im Unternehmen ganz unterschiedliche Funktionalitäten bzw. Informationen benötigen. Aus diesem Grund ist auch im Portal ein rollenbasierendes Benutzermanagement sinnvoll. Dieses sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente sehen bzw. bearbeiten darf, für die er das entsprechende Lese- bzw. Schreibrecht erhalten hat.

Einbindung der Mitarbeiter

Um eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern zu gewährleisten, ist es wichtig, die Beteiligten frühzeitig mit einzubeziehen und ihnen später auch Feedbackmöglichkeiten zu geben. Bei Inbetriebnahme des Portals empfiehlt es sich, die User schrittweise mit der neuen Technik vertraut zu machen und den Mitarbeitern Anreize zu bieten, das Portal auch tatsächlich zu nutzen.

Layout und Nutzerfreundlichkeit des Portals

Jedes Portalprojekt ist von Beginn an zum Scheitern verurteilt, wenn die Mitarbeiter nicht gerne damit arbeiten und es aus diesem Grunde meiden. Deshalb ist es wichtig, das Portal so nutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Die Abbildung der Corporate Identity des Unternehmens ist bei der Gestaltung des Layouts genauso zu berücksichtigen wie eine klare Struktur, damit die User schnell das finden was sie benötigen.

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