High Volume Output Management Systeme

Unternehmen produzieren täglich unzählige Dokumente und kommunizieren sie in verschiedensten Formaten über diverse Kanäle (Drucksachen, Korrespondenz, E-Mail, Fax, Telefone, Direkte Kontakte) mit ihren Kunden, Lieferanten und anderen Empfängern. Diese Kommunikation wird unter dem Begriff Business Communication zusammengefasst.

Business Communication trägt dazu bei, den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens und in der Kundenkommunikation zu optimieren und die Komplexität der hierfür erforderlichen IT-Infrastruktur zu verringern. So ist sichergestellt, dass Unternehmen Informationen aus unterschiedlichsten Systemen integrieren und dem Empfänger im gewünschten Format und über einen beliebigen Kanal schnell zukommen lassen können.

Die Trends im Bereich Business Communication sind die Digitalisierung von Dokumenten und die Personalisierung der Kommunikation bei gleichzeitig sinkenden Transaktionskosten und einer Print-Industrie, die immer flexibler wird. Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet nichts anderes als die Rationalisierung der Verarbeitung der Milliarden von Geschäftsdokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Kundeninformationen oder Werbebriefe, die jedes Jahr von Unternehmen versendet werden durch moderne Informationstechnologie.

Die Personalisierung erlaubt die individuelle auf den Kunden oder die Kundengruppe zugeschnittene Kommunikation wie beispielsweise die Integration von Marketinginformationen in Geschäftsdokumente, auch Transactional Promotion genannt. Die Senkung der Transaktionskosten wird mit intelligenter Steuerung, Integration der verschiedenen im Unternehmen eingesetzten System und der Automatisierung der Geschäftsprozesse erreicht. Gleichzeitig stellt die Print-Industrie immer flexiblere Infrastrukturen bereit, die durch standardisierte Produktion erhebliche Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Individualisierung erlauben. Allerdings setzten diese Infastrukturen den Einsatz von Standards für die Hochleistungsdrucker und Verpackungsstrassen und damit eine neue Art der Anreichungen der zu liefernden Druckdaten voraus.

Output Management Systeme

Die Trends im Bereich Business Communication setzten eine neue Art von zentralen Infrastrukturen voraus, das unternehmensweite Output Management System. Dieses System bildet die Wertschöpfungskette von der Anlieferung der Daten aus den betrieblichen Informationssystemen bis hin zum Massenversand ab. Ein Output Management-System verfügt immer über drei zentrale Verarbeitungsschritte: Preprocessing, Processing und Postprocessing.

Das Preprocessing übernimmt die Daten von den Kernsystemen eines Unternehmens. Die gelieferten Daten werden gegebenenfalls aufbereitet und geprüft. Das Processing stellt das Herzstück eines Output Management Systems dar. Meist erzeugen mehrere Rendering Nodes aus den Daten die druckbaren Dokumente. Die vom Rendering gelieferten druckbaren Dokumente werden zusammengestellt, zu einem so genannten Printstream aufbereitet und an den Drucker gesendet. Moderne Output Management Systeme werden als unternehmensweite Querschnittsfunktion realisiert, die von allen Kernsystemen genutzt werden können.

Mit der Entwicklung moderner Informationssysteme in Richtung SOA (Service Oriented Architecture) wird die Einbindung solcher Querschnittsfunktionen zunehmend einfacher. Dies bedeutet jedoch, dass ein Output Management-System mit standardisierten Komponenten mittels standardisierter Schnittstellen über standardisierte Protokolle Daten austauschen.

Die Architektur eines Output Management Systems

Die Umsetzung eines Output Management Systems als unternehmensweite Querschnittsfunktion mittels Standardprodukten kann nur dann rationell erfolgen, wenn der grundlegende Aufbau durch eine einfache Architektur mit einer klaren Arbeitsteilung zwischen einzelnen logischen Komponenten erfolgt.

Die einzelnen Komponenten des Output Management-Systems sind das Resource Management, die Administration, das End-to-End-Tracking, das Preprocessing, der Rendering, das Postprocessing und die Backend Systems. Die Verarbeitung der Rohdaten zu druckbaren Dokumenten wird mit den Komponenten Preprocessing, Rendering und Postprocessing realisiert.

Die wichtigsten Bestandteile sind das Preprocessing, das Rendering und das Postprocessing. Die Preprocessing-Komponente hat die Aufgabe, die Daten - meist ein Menge, bestehend aus mehrerer Rohdokumenten - aus den Liefersystemen entgegenzunehmen und so zu verarbeiten, dass einzelne Dokumente an das Rendering weitergegeben werden können. Dies geschieht in mehreren Schritten: Zunächst wird eine Datenliste ins OMS übernommen und dann in einzelne Rohdokumente aufgespaltet.

Anschließend werden die einzelnen Dokumente mit zusätzlichen Informationen (z. B. Empfängeradresse) angereichert und in die kanonische Struktur transformiert, die das Rendering erwartet. Diese Struktur wird gespeichert. Die Rendering-Komponenten haben nur eine wesentliche Aufgabe: Aus jedem Dokument im Rohformat wird ein Dokument in einem druckfähigen Format generiert. Zu diesem Zweck wird meist eine Vielzahl parallel arbeitender Rendering-Komponenten eingesetzt. Jeder einzelne lädt das Rohformat eines einzelnen Dokuments und überführt es in ein seitenorientiertes Layout-Format. Anschließend wird es gespeichert. Das Postprocessing in einer einfachen Ausprägung hat die Aufgabe, die gerenderten Dokumente zu filtern und sortiert als Datei abzulegen, damit sie anschließend als Vorbereitung für den Druck zu einem Dokumentenstrom zusammengefügt werden können. Dieser Dokumentenstrom wird zusammen mit weiteren Informationen als Druckauftrag an die Empfangssysteme (Target Systems) weitergegeben. Das Postprocessing in einer erweiterten Ausprägung erlaubt die Automatisierung von Druckaufträgen, die der Printsystem-Ansteuerung, der Beilagendefinition, der Versandoptimierung und anderer Print- oder Post-Press-Aufgabenstellungen. Während das Preprocessing und das Rendering automatisierte Prozesse sind, werden die einzelnen Subprozesse des erweiterten Postprocessings vom Betreiber des Output Management-Systems manuell gesteuert und überwacht.

Patrik Büschi ist Solution Manager Business Communication bei der Trivadis AG in Zürich.

Daniel Liebhart ist Dozent für Informatik an der Hochschule für Technik in Zürich und Solution Manager der Trivadis AG. Er ist Autor des Buches "SOA goes real" und Coauthor verschiedener Fachbücher.