ECM-Systeme auf dem Prüfstand

Anwendungsbeispiele

Beispiele für neue Services, die mit Hilfe von ECM-Funktionen geschaffen werden können:

Prozess-Optimierung

Die Herausforderung in der Prozess-Optimierung liegt darin, bedarfsorientiert jene Prozesse zu finden, die angepasst werden sollen. Und das sind für jedes Unternehmen unterschiedliche Themenbereiche, wie Kundenakte, Projektakte, Vertrags-Management, und viele andere.

Prozess-Optimierung bringt Verbesserungen, indem Verbindungen zwischen Abteilungen und Informationen geschaffen werden:

• mehr Kundenservice durch rasche und kompetente Reaktion,
• eigene Ressourcen werden effizienter eingesetzt,
• Teilautomatisierung von einfachen wiederkehrenden Aufgaben,

E-Mail Archiv

Der Wissenstransfer vor allem in globalen Teams wird immer schwieriger. Die Mitarbeiter suchen ihren Ausweg oft im Mailsystem indem die Groupwarelösung zur Projektablage missbraucht wird. In der Folge sind Mailserver überlastet, eine einheitliche und vor allem gesicherte Ablage fehlt. Informationen sind nicht mehr auffindbar bzw. nicht für den Mitarbeiter zugreifbar.

E-Mail Archivierung bringt kurzfristig messbare Verbesserungen:

• E-Mails und dazugehörige Dokumente werden leicht wiedergefunden,
• Mailsysteme werden entlastet,
• steuerrelevante Dokumente werden revisionssicher aufbewahrt (Compliance),
• logische teilautomatisierte Zuordnung in die Unternehmensablage.

Digitaler Posteingang

Digitaler Posteingang bedeutet weitaus mehr, als die Post künftig nicht in Papierform, sondern elektronisch zu erhalten. Es geht vielmehr darum, Workflows zu generieren und Medienbrüche zu vermeiden, um Prozesse durchgängig im ganzen Unternehmen zu ermöglichen.

Der digitale Posteingang bringt Verbesserungen, indem Medienbrüche ausgeschaltet werden:

• Beschleunigung der Bearbeitungszeit von Poststücken, Akten, Rechnungen, etc.,
• durchgängige Prozesse vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Archivierung,
• verbesserte Auskunftsfähigkeit und Nachvollziehbarkeit.

Auf dem Prüfstand: Check der bestehenden ECM-Lösung

Die Beispiele zeigen deutlich: eine ECM-Lösung ist kein abgeschlossenes System, sondern ECM verbindet Anwendungen, Datenbanken, Abteilungen, Projektteams und eben Menschen. Ähnlich wie Anlagen oder Maschinen regelmäßig gewartet und getuned werden, so ist das auch für die ECM-Lösung empfehlenswert. Pentadoc bietet hier gezielte, bedarfsorientierte Beratungspakete wie PENTAimprove. Ein solcher regelmäßiger Check der umgesetzten Lösung durch unabhängige ECM-Spezialisten gibt Antworten auf Fragen, wie:

• Welche neuen bzw. bestehenden Prozesse können optimiert werden?
• Gibt es neue Ideen, Lösungen oder Entwicklungen auf dem Markt die meinem Unternehmen weitere Einsparungen bringen können?
• Bietet meine ECM-Lösung (Archiv/DMS/Worksflow) noch die adäquaten Funktionalitäten, die wir im Unternehmen benötigen? - "Improve your business"
• Ist die Anforderung der Fachabteilung wirtschaftlich gerechtfertigt?
• Wie kann ich meine Investitionen schützen?
• Welche neuen Services kann ich für bestehende Systeme mit Hilfe von ECM-Funktionen schaffen?

Die Rückbesinnung auf alte Tugenden, wie die Betrachtung der Lösungen und umgesetzten Projekte, ist sehr positiv zu bewerten und bringt Gewissheit für das Management. Sind die betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen gesichert, müssen in Zeiten von Kostendruck ECM-Projekte nicht dem Sparstift zum Opfer fallen, mit der gar zu simplen Begründung, dass überall gespart werden muss.

Christian Dlapka ist Geschäftsführer und langjähriger Senior Berater der PENTADOC Gesellschaft m.b.H., der unabhängigen produktneutralen Beratung für Enterprise Content Management. Die Themen gehen von Geschäftsprozessoptimierung über typische Archiv- und Dokumentenmanagement-Anforderungen bis hin zu Collaboration oder Web Content-Management. Nicht nur die technische Ebene wird fokussiert, sondern vor allem die organisatorische und Management-Ebene. Die Kunden sollen einen ganzheitlichen Vorteil durch den Einsatz von Informationsmanagement erlangen.

www.pentadoc.com