ECM-Systeme auf dem Prüfstand

ECM beeinflusst damit maßgeblich die Arbeitsabläufe in den Unternehmen und gleichzeitig die Effizienz und die Wirtschaftlichkeit dieser Abläufe. Auch wenn es nicht so einfach zu bewerten ist, um wie viel die Effektivität eines ERP-Systems durch die automatische Datenauslesung steigt - eine Tatsache manifestiert sich immer mehr: ECM ist ein grundlegendes Werkzeug in den Unternehmen geworden, um deren Geschäftstätigkeit abzuwickeln.

Dennoch werden ECM-Projekte in Zeiten knapper Budgets immer wieder nach hinten gereiht. Warum? Zum einen unterliegen Unternehmen heute einem starken Kostendruck: bei Investitionen geht es - simpel gesagt - um die Vorhersagbarkeit, ob die eingesetzten Geldmittel gewinnbringend investiert werden oder nicht. Zum anderen lässt sich die Beschaffung eines ECM-Systems nicht so einfach auf die Ergebnisse eines Unternehmens umrechnen, wie es zum Beispiel bei einer Produktionsanlage der Fall ist.

Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-Systemen sind neue Methoden erforderlich, die vor allem den qualitativen Nutzen bewerten. Pentadoc hat dazu ein eigenes Werkzeug entwickelt: ECM/effect bringt mit einer ECM-spezifischen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgende Vorteile:

• fundierte Entscheidungsgrundlage,
• vollständige Projektbewertung indem qualitative, quantitative und Risiko-Faktoren miteinbezogen werden,
• Transparenz in der Zusammenarbeit von IT, Fachabteilungen und Controlling,
• Möglichkeit zum Abgleich der Plandaten mit dem Ergebnis.