Aktuelle Trends im ECM-Markt

Zusammenspiel von MOSS und ECM-Systemen: Kopplungsformen und Marktsegmente

Unterstützung der Zusammenarbeit

In den vergangenen zwei Jahren haben die Anbieter von ECM-Systemen verstärkt Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit (Collaboration) entwickelt und beworben. Insbesondere Microsofts Initiativen rund um den Microsoft Office SharePoint Servers (MOSS) als Plattform für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit haben zu einer starken Reaktion etablierter ECM-Hersteller geführt. Dabei wurde eine Kopplung der Systeme auf unterschiedlichen Ebenen realisiert. In einem ersten Schritt wurde eine Archivierung der in MOSS gehaltenen Inhalte vorgenommen (1), darauf aufbauend entwickelten ECM-Hersteller Funktionen um Informationen aus anderen Anwendungen in MOSS bereitzustellen (2).

Aktueller Entwicklungsschwerpunkt ist die tiefere Kopplung der Systemwelten, um so Funktionen und Prozesse zu vernetzen. Verschiedene ECM-Anbieter verfügen über Integrationslösungen, welche ECM-Funktionen wie Posteingang, Workflow oder mächtiges Dokumentenmanagement in MOSS einbinden können (3). Teilweise erweitern die ECM-Hersteller umgekehrt ihre Lösungen um MOSS-Funktionen (4), indem die Office-Integrationen oder die Suche genutzt werden. Es findet ein wechselseitiger Austausch von Dokumenten und Metadaten statt, durch den auch Aktionen oder Prozesse im jeweils anderen System angestoßen werden können. Auch im Bereich der Projektunterstützung wurden Funktionen von MOSS in verschiedene ECM-Systeme eingebunden, um so Lücken im Portfolio des jeweiligen Anbieters zu schließen.

Zudem ist ein neues Marktsegment entstanden, da viele Unternehmen nun (standardisierte) Dienstleistungen oder Ergänzungsmodule für die MOSS-Plattform anbieten. Durch Microsofts umfangreiches Marketing wurden die Themen Collaboration und ECM stark diskutiert, immer mehr Unternehmen denken über konkrete Projekte nach.

Clients nach Anforderung

Um die Bedürfnisse der verschiedenen Anwendergruppen besser abbilden zu können, bieten ECM-Hersteller verstärkt unterschiedliche Clients an. Diese unterscheiden sich nicht nur in der technischen Basis (am Arbeitsplatz zu installierende Desktop-Applikation oder Web-Client im Browser), sondern insbesondere durch die bereitgestellten Funktionen. ECM-Clients für Anwender mit vielen dokumentenbezogenen Aufgaben sind weiterhin als führendes System mit eigener Oberfläche und vielen Funktionen konzipiert.

Für sporadische Nutzer oder Mitarbeiter mit wenig dokumentenbezogenen Aufgaben bietet sich ein anderes Vorgehen an. Die Funktionalität wird in bestehende Fachanwendungen wie beispielsweise Office- oder ERP-Systeme sowie den Windows Explorer integriert. Alternativ können auch Portale als virtuelle Arbeitsplätze genutzt werden. Ziel ist es, jedem Anwender nur die wirklich von ihm benötigten Funktionen und Informationen bereitzustellen und so die Effektivität und Effizienz der Vorgangsbearbeitung zu verbessern. Alle Nutzer arbeiten weiterhin auf einer gemeinsamen Informationsbasis mit zentralem Rechte- und Prozessmanagement.

Mit der Tendenz zur Umsetzung Serviceorientierter Architekturen werden die Möglichkeiten zur Zusammenführung von Systemen und damit auch Anwendergruppen noch ausgebaut. Funktionen der Systeme werden in Web-Services gekapselt und stehen für den Aufbau dynamischer, prozessorientierter Architekturen zur Verfügung. Insbesondere die Integration in bestehende proprietäre Anwendungen wurde damit vereinfacht, da nun eine Alternative zur klassischen Programmierschnittstelle bereitsteht.

Fazit: Vom Dokumentenverwalter zum Wissensarbeiter

Anwender von ECM-Systemen wollen immer mehr Aufgabenbereiche unterstützt wissen. Neben die klassischen Einsatzbereiche wie strukturierte Ablage, Suche und Workflow treten neue Formen der Nutzung von Informationen. Die unterschiedlichen Arbeitsweisen spiegeln sich auch in der Ausgestaltung der Benutzeroberflächen wider, ECM wird so zur Informationsplattform des Unternehmens, auf die flexibel zugegriffen werden kann.

Die ECM-Hersteller stehen vor der Herausforderung, die eigentlich auf strukturierte Ablage und Bearbeitung (Workflows) ausgerichteten Systeme so zu erweitern, dass moderne Formen der schwach strukturierten Inhaltserzeugung und Zusammenarbeit unterstützt werden können. Nicht nur die Technologie, sondern auch die Philosophie der Nutzung und Verwaltung von Informationen ist dabei anzupassen. Dies zeigt sich auch in den vielen Zukäufen der letzten Monate, in denen insbesondere große, internationale Hersteller ihr eigenes Produktportfolio mit Klassifikations- und Web-Produkten ergänzt haben.