Aktuelle Trends im ECM-Markt

Neben der traditionellen Ansprache der Führungskräfte und Fachverantwortlichen hinsichtlich der revisionssicheren Aufbewahrung von geschäftskritischen Dokumenten wird von den Herstellern von ECM-Systemen zunehmend ein anderer Ansatz verfolgt. Viele haben sich die Diskussion über die Finanzkrise zu Nutzen gemacht und stark auf die Kosteneinsparungspotenziale durch eine Prozessunterstützung abgezielt.

Die Effizienz soll verbessert werden, indem die Bearbeitung von Dokumenten beschleunigt und qualitativ verbessert wird. Informationen können schnell und strukturiert ausgetauscht werden, Zugriff und Suche werden durch klare Strukturen vereinfacht und Workflows erlauben eine Teilautomatisierung der Vorgangsbearbeitung. Gleichzeitig wird eine Steigerung der Effektivität angestrebt, indem nicht wertschöpfende Tätigkeiten vermieden werden. Typische einzusparende Arbeitsschritte im Vergleich zur herkömmlichen Bearbeitung sind Nachfragen nach aktuellen Informationen, Doppelarbeiten aufgrund fehlerhafter oder nicht gefundener Dokumente sowie umständliche mehrfache Ablage von Dokumenten (eigene Festplatte, Gruppenverzeichnis, Papieraktenordner etc.).

ECM und "Enterprise 2.0"

Das Thema Web 2.0 hat auch den ECM-Markt verändert - aber sicher nicht revolutioniert. Die etablierten Hersteller haben die technischen Weiterentwicklungen und die auf eine stärkere Beteiligung der Mitarbeiter und Partner ausgerichtete Philosophie analysiert und so die eigenen Lösungsangebote erweitert.

Web 2.0 hat die Informationserstellung und -verteilung verändert. Mit Wikis, Foren, Informationsabonnementdiensten wie RSS und Wissensportalen, wurde das Prinzip der Verbreitung von Informationen im Vergleich zur Nutzung von beispielsweise E-Mails umgedreht. Nicht mehr die Erzeuger von Informationen, sondern die Interessenten bestimmen, welche Inhalte gelesen werden. Dieser "Self-Service-Gedanke" hat große Auswirkungen auf die Planung und Realisierung von Informationsinfrastrukturen. Gleichzeitig wird durch Wikis oder Blogs die Eintrittsbarriere bei der Erstellung von Inhalten - insbesondere gemeinsam mit anderen durch intensive Diskussion und Weiterentwicklung - gesenkt. Vor einer Übernahme der Informationen in die betriebliche Wissensbasis ist allerdings ein Prüf- und Freigabeprozess zu durchlaufen, um Relevanz und Qualität der Inhalte zu sichern. Zudem entfernt sich der Informationsaustausch von der reinen Textform, indem zunehmend Telefon- und Videokonferenzen genutzt werden.

Da die Anwender nun Informationen anders wahrnehmen und nutzen, mussten die ECM-Hersteller auf diese Entwicklungen reagieren. Zum einen waren entsprechende Funktionen bereitzustellen oder Schnittstellen zu den jeweiligen Drittprodukten zu entwickeln. Zum anderen mussten neue Informationsformate abgelegt, klassifiziert und verwaltet werden. Neben klassischen Textdokumenten und Bilder kommen neue Informationsträger wie Videos, Sprachnotizen / Gesprächsmitschnitte und Chats.