Effizienzsteigerung in der Auftragsverwaltung

Das Unternehmen StraTho Tech GmbH ist Produzent und Kompetenzträger in den Kerngebieten Beton- und Mauerwerksabdichtungen. Als Komplettanbieter für diffusionsoffene Systemlösungen im konstruktiven Holzbau ist es eines der führenden Unternehmen am Markt. Vom Produktionswerk mit Sitz in Hartberg/Steiermark werden europaweit Industrien, Händler ebenso wie Verarbeiter beliefert.

Ausschlag gebend für die Einführung von SAP Business One war der Wunsch, ein Altsystem mit zahlreichen Einzellösungen durch ein integriertes und effizientes neues System zu ersetzen. In den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung sowie Faktura waren bei StraTho Tech zu diesem Zeitpunkt jeweils Einzelprodukte in Gebrauch, weiters eine separate Kontaktdatenbank. Zwischen diesen verschiedenen Teilsystemen waren zahlreiche Schnittstellen vorhanden, so dass die internen Abläufe langsam, kompliziert und fehleranfällig waren.

Steuerung der wichtigsten Geschäftsbereiche

Zentrale Anforderung an die neue Software war die Möglichkeit der Abbildung der gesamten Auftragsabwicklung mit integrierter Buchhaltung. Mit SAP Business One wurde eine Anwendung gewählt, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde und eine einheitliche Steuerung der wichtigsten Geschäftsbereiche in einer einzigen integrierten Anwendung ermöglicht.

Mag. Franz Brunner, Gesellschafter StraTho Tech GmbH: "Entscheidend für die Wahl von SAP Business One war die Tatsache, dass uns hier eine integrierte Standardlösung geboten wurde. Bei anderen Anbietern mussten immer Daten transferiert werden und das ist fehleranfällig. Zusätzlich ist die SAP-Lösung flexibel und anwenderfreundlich und auf die Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens zugeschnitten."

Selbstständige Implementierung

Die Einführung des neuen Systems erfolgte innerhalb einer Woche und wurde vom Unternehmen selbst durchgeführt. Franz Brunner fasst zusammen: "Die Installation war einfach und problemlos. Im Prinzip kann man SAP Business One innerhalb eines Tages implementieren, ohne dass laufende Geschäftsprozesse beeinträchtigt werden." Von der Umstellung waren alle Geschäftsprozesse betroffen: neben dem gesamten Verkauf und Einkauf waren dies die Finanzbuchhaltung ebenso wie die Material- und Lagerverwaltung. Im Rahmen der Implementierung wurden die Hauptstammdaten von rund 5.000 Kunden und 350 Artikeln in das neue System übernommen und die Unternehmensprozesse an den Standard von SAP Business One angepasst.

Eine Herausforderung stellte die Gestaltung der Dokumente und Rechnungen im Druckoutput dar. Zur Datenanalyse implementierte man Crystal Reports. Über die von Business Objects, einem Unternehmen der SAP, zur Verfügung gestellte Software für SAP Business One Kunden werden nun sämtliche Informationen aus den Datenbanken abgerufen und für die Erstellung der Verkaufs- und Einkaufsdokumente grafisch aufbereitet. Ebenso in das neue System integriert wurde Infostat, ein System, mit dem die Meldungen an die Statistik Austria über Warenlieferungen innerhalb von Europa getätigt werden, samt Zollnummern und zahlreichen weiteren Details.

Aktuelle Informationen stets verfügbar

Eine Zusatzentwicklung stellte die 2007 durchgeführte Automatisierung des Abgleichs zwischen der Produkt und Lagerverwaltung einerseits und Webseite und Katalog andererseits dar. Erstellt in Crystal Reports und unter Verwendung benutzerdefinierter Felder, wird der Kundenkatalog nunmehr direkt aus SAP Business One mit den aktuellen Artikelnummern generiert. Franz Brunner: "Somit sind sowohl im Webshop als auch im Katalog immer die aktuellen Artikelnummern vorzufinden."

Das neue, integrierte System zeichnet sich durch hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Durch die integrierte Kontaktdatenbank sind Informationen jetzt durchgängig verfügbar und können von den Anwendern jederzeit vollständig abgefragt werden. Für die Zukunft ist angedacht, Opportunity Management zu implementieren. Weiteres Ziel ist außerdem eine bessere Nutzung der verfügbaren Funktionalitäten, wie zum Beispiel Faxen oder E-Mailen der Bestellungen direkt über SAP Businesss One.

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