Erfolgreicher Technologietransfer mit Agresso

Das 1992 von der TU-Harburg (51%) und der Hansestadt Hamburg (49%) gegründete Unternehmen versteht sich als Bindeglied zwischen Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Über 50 % der derzeit knapp unter 400 gemanagten Projekte kommen direkt aus der Industrie. Neben der Initiierung und dem Management von Kooperationsprojekten zwischen Wirtschaft und Wissenschaft bietet das Unternehmen mit seinen jetzt 330 Mitarbeitern eine Vielzahl von Dienstleistungen zur Umsetzung von Innovationen.

Seit 2004 setzt die TuTech Innovation GmbH Agresso Business World ein. Das starke Wachstum, von 5 Mitarbeitern bei Gründung auf die heutige Größe, sowie die gesteigerten Anforderungen der Zuwendungsgeber an das Projektcontrolling machten den Einsatz des ERP-Systems notwendig.

Wachstum erfordert neue Lösung

Gestartet war die TuTech bei Gründung mit DATEV, nutzte dort aber lediglich die reinen Buchungsfunktionen. Parallel dazu arbeitete man mit Excel-Sheets, um die Projekte besser steuern zu können. Das hatte gravierende Nachteile, mussten doch alle Vorgänge aller Projekte noch einmal in Excel erfasst werden. Zudem fehlte der direkte Zusammenhang zur Buchung, was besonders bei Prüfungen Schwierigkeiten machte.

In die Suchphase nach einer neuen Lösung setzte man sich bei TuTech nach einer Firmenübernahme mit der ERP Software MACH sowie mit SAP Oracle und Navision auseinander. Die Entscheidungsfindung sollte zwischen diesen in der Auswahl befindlichen Systemen fallen. Als dann die Geschäftsführung mitten im Entscheidungsprozess auf Agresso Business World aufmerksam wurde, geriet das bisherige Entscheidungsgefüge durcheinander. Ein Referenzbesuch bei Offis in Oldenburg brachte Agresso schnell in die Favoritenrolle.

"Agresso ermöglichte uns das exakt auf die unterschiedlichen Anforderungen der Zuwendungsgeber zugeschnittene Projektcontrolling und -reporting", war für Geschäftsführer Dr. Helmut Thamer das entscheidende Alleinstellungsmerkmal auf der Vorteilsliste für Agresso.

Einführung von ERP wird zur Chefsache

Die Einführung von Agresso Business World wurde zur Chefsache, da hier alle Prozesse im Unternehmen betroffen sind. So war Thamer die entscheidende Triebfeder und Kompetenz für die intelligente Nutzung des ERP-Systems zur umfassenden Erfüllung der Aufgaben eines modernen Management-Informationssystems.

Gestartet ist man bei TuTech mit dem Finanz- und Rechnungswesen. Die Anwendung lief von Beginn an stabil, so dass DATEV nach nur kurzem Parallelbetrieb abgelöst werden konnte. Als weitere Module kamen Projektabrechnung und Logistik (Auftragsabwicklung) hinzu. Insgesamt werden 7 Mandanten über Agresso Business World geführt, so zum Beispiel auch die in Leipzig gegründete Tochtergesellschaft, die über VPN (Virtual Private Network) auf ihre Daten in Hamburg zugreift.

Hohe Transparenz in den Projekten

Die TuTech betreut bzw. führt 374 laufende Projekte und Aufträge mit einem Gesamtauftragsvolumen von 36,8 Mio Euro durch (Stand Herbst 2008). Neben der Steuerung dieser Projekte sind die Mittelverwendungsnachweise für die von der EU oder durch Bundesministerien geförderten Projekte wichtige Aufgaben, die mit Agresso Business World gelöst werden. Da die Nachweise von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein können, sind in Agresso inzwischen mehr als 20 Projekttypen mit ihren spezifischen Nachweislinien definiert.

Aufgrund der großen Anpassungsfähigkeit von Agresso an die unterschiedlichen Anforderungen funktioniert das monatliche Reporting auf Knopfdruck. Die Erstellung der Monatsreports hat vorher Tage gedauert und war zudem mit hoher Fehlerwahrscheinlichkeit behaftet. Auftretende Fragen können schnell durch weitere Auswertungen geklärt werden. Durch Verknüpfung der Daten mit anderen Informationen werden neue Szenarien abbildbar.

Neue Pläne mit Agresso

Die Zufriedenheit der Anwender mit Agresso Business World ist sehr hoch, bestätigt Franz Keckeis, Administrator und Key-User der ERP-Lösung: "Wir kommen gut allein zurecht und brauchen höchst selten einmal die Unterstützung von Agresso. Zukünftig werden wir von Agresso den Planner und den Workflow nutzen, um unsere Prozesse weiter optimieren zu können", blickt er in die Zukunft.

Insbesondere bei den Eingangsrechnungen will TuTech die elektronische Freigabe einführen, um den Abstimmungsprozess mit den einzelnen Instituten an verschiedenen Standorten zu beschleunigen. Ebenso ist der Einsatz der Agresso Flexifields geplant. Damit sollen dann die in den angelegten Timesheets erfassten Kosten exakter den Projekten zugeordnet werden.

www.agresso.at