Zurück zum Nutzen

Das Thema Business Intelligence (BI) ist längst den Kinderschuhen entwachsen und die Zahl der benötigten Informationen erhöht sich intern wie extern immer weiter. Daher lautet die Frage heute nicht mehr, ob die Einführung sinnvoll ist, sondern eher, welche BI-Lösung am besten passt. Aber auf was ist bei der Auswahl im Hinblick auf einen schnell wirksamen und doch langanhaltenden Nutzen zu achten? Unabhängig von Größe, Branche und Einsatzbereich der Anwender gibt es hier gemeinsame Nenner - wichtige Aspekte also, die die Kaufentscheidung beeinflussen.

Dem Fachanwender Flügel verleihen

Zunächst darf BI nie zum Selbstzweck degenerieren, sondern muss immer zielführend und punktgenau die konkreten Informations-Anforderungen bedienen. Eine BI-Lösung hat sich daher auch genau dort zu beweisen, wo sie dringend benötigt wird - in den Fachabteilungen und am Arbeitsplatz von Controllern und Managern. Sie muss verlässlich und schnell die Betrachtung des Geschehenen, die Analyse der aktuellen Situation und darauf aufbauend eine Ableitung der passenden Maßnahmen und Planung für die Zukunft bieten.

Daher müssen die Anwender unbedingt ihre BI-Tools intuitiv und ohne Abhängigkeit von Dritten bedienen können, um wirkliche Selbstständigkeit zu erhalten. Dadurch wird die IT-Abteilung von zeitraubender Datenbeschaffung und -aufbereitung entlastet und für Controller und Management werden die Wege zu den benötigten Analysen, Reports und Dashboards kürzer. So werden Controller in die Lage versetzt, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren und sich der Managementunterstützung zuzuwenden, um die Effizienz und Profitabilität im Unternehmen zu steigern.

Unabhängigkeit bringt bare Münze

Die Unabhängigkeit der Anwender wirkt sich zudem positiv auf die laufenden Kosten aus. Auch wenn am Markt von ewig Gestrigen anderes behauptet wird: BI muss nicht komplex und teuer sein - weder hinsichtlich der Kaufsumme, noch mit Blick auf die nachfolgende Administration. Denn eine moderne BI-Lösung erfordert heute keine aufwändige Betreuung und schon gar keine permanente externe Beratungsleistung mehr - und wer anderes behauptet, der spielt sich selbst in die Tasche. Ganz im Gegenteil ist tunlichst darauf zu achten, eigenes Know-how aufzubauen, um weitestgehend unabhängig von dritter Seite immer wieder anfallende kleinere Anpassungen und irgendwann auch mal größere BI-Projekte selbst in die Hand nehmen zu können.

Flexibilität hat viele (gute) Seiten

Eine BI-Lösung, die sich zu Recht flexibel nennen darf, muss natürlich auch in technologischer Hinsicht offen, skalierbar und integrationsfähig sein. Aus diesen Bausteinen entsteht ein solider Zukunftsschutz, der jedem Unternehmen unabhängig von seiner Größe und Branchenherkunft hohe Planungs- und Investitionssicherheit bietet. In diesem Zusammenhang ist bereits beim Import und der Konsolidierung der operativen Daten im Zuge eines ETL-Vorgangs, also beim Überführen der Daten und Strukturen aus den meist relationalen Vorsystemen in die analytische Welt, höchste Flexibilität gefordert. Schließlich sind in Zeiten der Mergers & Akquisitions die ERP-Konstellationen selten in Stein gemeißelt, und wenn nicht bereits heute, dann ist vielleicht schon bald die Verzahnung mit weiteren operativen Vorsystemen notwendig.

Die Flexibilität, die hier für den Zugriff auf die operativen Vorsysteme gefordert ist, lässt sich auch auf die multidimensionale Welt übertragen: Änderungen oder Hinzunahmen von OLAP-Datenbanken dürfen bei einer BI-Infrastruktur keinesfalls zur unüberwindbaren Hürde werden oder gar einen grundsätzlichen Neuaufbau der kompletten BI-Lösung erfordern. Auch das organisatorische Wachstum muss sowohl ETL- als auch Frontend-seitig einfach abzubilden sein. Das heißt unter anderem, dass während des Ausbaus der BI-Lösung, beispielsweise in der Analysefunktionalität, dem Berichtsdesign oder den Verteilungsparametern, das Vorhandene ohne Zusatzaufwand weiter nutzbar sein muss.

Von Quick Wins profitieren

Neben dem stimmigen Preis-Leistungs-Verhältnis sollte man darauf achten, über die BI-Einführung möglichst früh handfeste Nutzenvorteile in Euro und Cent erzielen zu können. Nur so ist ein schneller Return on Investment (ROI) möglich. Die verlockenden, aber durchaus realistischen Quick Wins lassen sich beispielsweise oft mithilfe von vorgefertigtem BI-Content erzielen. Dieser ermöglicht einen schnellen Einstieg in die BI-Welt binnen weniger Tage, und die weitere Verfeinerung wie auch die Ausweitung auf neue Geschäfts- und Anwendungsbereiche kann daraufhin schrittweise erfolgen. In jedem Fall - ob mit oder ohne BI-Content - gilt die Daumenregel, dass Projekte, die länger als sechs Monate dauern, weniger als Projekte denn als handfeste Probleme anzusehen sind.

Qualitativer Nutzen als Maß aller Dinge

Die Erfahrung hat zudem gezeigt, dass nur die allerwenigsten Firmen konkrete Amortisationsberechnungen anstellen. Das mag daran liegen, dass Anwender von BI-Systemen zwar präzise Angaben über Aufwands-Einsparungen machen können, die eingesparten Personentage dann aber innerbetrieblich anderweitig genutzt werden; es handelt sich um die berüchtigten "Eh-da-Kosten", die nach der Investition eben immer noch da sind.

BI Survey-Guru Nigel Pendse vermutet in diesem Zusammenhang, dass direkte Kosteneinsparungen nicht zu den vornehmlich definierten Zielen von BI-Projekten gehören. Eine fundierte Kosten-Nutzen-Rechnung sei zudem aufwändig und könne sich in den meisten Fällen auch erübrigen. Schließlich ist bei gut verlaufenden Projekten der direkte qualitative Nutzen für viele Anwender schnell ersichtlich und eine nachträgliche Rechtfertigung des Projekts im Unternehmen nicht mehr notwendig. Na, wenn das mal keine stimmige Einladung zum zeitnahen Einstieg in ein BI-Projekt ist!

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