Outsourcing - Projektkoordination aus zentraler Hand

Ursprünglich wurden Kunden direkt aus dem hauseigenen Lager von Hofer-Kerzen in Weyer beliefert. Mit Ende März 2009 wurde die Distributionstätigkeit von Hofer-Kerzen Vertrieb Ges.m.b.H. in die Hände der Schachinger Logistik Gruppe in Hörsching, OÖ gelegt. Das Besondere an dem Projekt: bereits nach nur einer Woche Echtbetrieb konnte ein stabiler Zustand der IT-Systeme und Abläufe erreicht werden.

Insgesamt fünf Unternehmen mussten koordiniert werden, um das Outsourcing-Projekt der Logistikabteilung von Hofer-Kerzen an die Schachinger Logistik Gruppe umzusetzen. Neben Stammunternehmen und Logistik-Partner galt es auch, zwei in das Projekt involvierte IT-Unternehmen zu koordinieren. Ziel während des Outsourcing-Projektes war es, einen möglichst raschen Übergang in der Kundenbelieferung zu schaffen und ein einwandfreies Schnittstellen-Handling zu gewährleisten.

Outsourcing verfolgt üblicherweise das Ziel, Abläufe transparenter zu gestalten und vor allem Kosten einzusparen - gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten eine vielfach notwendige Maßnahme. Derartige Projekte bedeuten jedoch in der Einführungs-Phase einen sehr hohen organisatorischen Aufwand und erfordern daher ein straffes Projekt-Management.

"Als besondere Herausforderung haben wir bei diesem Projekt zwei Kernbereiche erkannt: Einerseits die Vernetzung der Warenwirtschafts-Systeme von Hofer Kerzen und Schachinger Logistik mittels EDI-Schnittstellen. Andererseits aber auch die damit verbundene Umstellung der Mitarbeiter auf veränderte oder teilweise gänzlich neue Abläufe", so IMC Geschäftsführer und Projektkoordinator Ing. Thomas Knapp.

Der logistische Prozessablauf

Die neu geregelten Abläufe umfassen sämtliche Prozesse rund um Warenbewegungen. Der Lagerbestand muss zwischen den IT-Systemen von Hofer- Kerzen und Schachinger Logistik ständig synchronisiert werden. So werden erwartete Wareneingänge nach Bestellung durch Hofer-Kerzen via Aviso bei Schachinger angekündigt. Eingegangene Waren werden einer Qualitätskontrolle unterzogen und elektronisch an das Stammunternehmen rückgemeldet.

Für Lieferungen an Kunden übermittelt Hofer-Kerzen die Aufträge an den Logistiker, dieser kommissioniert die Waren und liefert diese auch gleich direkt aus bzw. stellt sie zur Abholung durch den Kunden bereit. Erfolgte Warenausgänge werden dann wiederum in Richtung Hofer Kerzen kommuniziert.

Auch die Annahme von Retouren und Lagerkorrekturen werden immer elektronisch an das Stammunternehmen übertragen. Zusätzlich findet einmal wöchentlich ein Bestandsabgleich zwischen Unternehmen und Outsourcing-Partner statt. So können etwaige quantitative oder monetäre Unstimmigkeiten rasch erkannt und geklärt werden.

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