Sicherheitsrichtlinien greifen oft nicht

Die Verabschiedung verbindlicher unternehmensweiter Datenspeicherungs-Richtlinien, an welchen Ort Beschäftigte ihre Geschäftsdateien zu sichern haben, sollte heute eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Jedoch sind solche Regelungen offenbar nicht überall fixiert. Zudem halten viele Betroffene vereinbarte Grundsätze in der Realität nicht ein und setzen ihr Unternehmen so dem Risiko schwerwiegender Datenverluste aus.

Zu diesem alarmierenden Ergebnis kommt eine aktuelle Umfrage, die Kroll Ontrack Anbieter von Services und Software in den Bereichen Datenrettung, Datenlöschung und Computer Forensik, jetzt vorgelegt hat. Demnach gaben nur 40 % der befragten Fachkräfte an, dass ihr Unternehmen ihnen vorgibt, an welchem Ort Daten zu speichern sind. Gleichzeitig räumten 61 % der Umfrageteilnehmer ein, Dateien überwiegend auf lokalen Festplatten und nicht im Firmennetzwerk zu sichern. Zu selten werden auch die Möglichkeiten ausgeschöpft, die mit dieser laxen Praxis verbundenen Gefahren mit Hilfe einer Backup-Software oder externen Backup-Laufwerken zu minimieren: 44 % der Befragten berichteten, dass ihr bevorzugter Speicherort nicht gesichert wird.

„Wer Dateien lediglich auf der lokalen Festplatte seines Arbeitsplatzrechners oder Laptops sichert, handelt zumeist im Widerspruch mit Datenspeicherungs-Richtlinien, da diese alle Mitarbeiter üblicherweise zur Verwendung von Netzwerk-Ordnern verpflichten. Mit der Anweisung zur Dokumentensicherung im Firmennetzwerk gewährleisten Unternehmen, dass die Daten der einzelnen Beschäftigten regelmäßig ein Backup erfahren, welches den jeweiligen Compliance-Regeln entspricht. So sinkt die Gefahr, dass entscheidende Dokumente verloren gehen können", erläutert Edmund Hilt, Managing Director der Kroll Ontrack GmbH Böblingen. „In der Praxis sieht es jedoch anders aus. Entsprechend groß ist das Risiko, dass wichtige Dokumente plötzlich nicht mehr auffindbar sind – seien es Projektpläne und Kalkulationsblätter oder sogar Kundendaten und Geschäftszahlen. Lokal gespeicherte Daten werden in der Regel nicht von einem zentralen Backup mit erfasst."

Um dem Verlust wichtiger Geschäftsdokumente vorzubeugen, empfehlen die Spezialisten von Kroll Ontrack jedem Unternehmen, eindeutige und verbindliche Datenspeicherungs-Richtlinien zu definieren und zu kommunizieren. Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass der Aspekt der Datenrettung umfassend und sinnvoll in übergeordneten Notfall- und Business-Continuity-Plänen berücksichtigt ist. Geboten ist dazu auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem sorgsam im Vorfeld ausgewählten Anbieter für Datenrettung, der bei allen denkbaren Datenverlusten in der Lage ist, umgehend zu reagieren und Abhilfe zu schaffen.

„Unsere aktuelle Umfrage macht deutlich, dass unternehmensweite Richtlinien zur Speicherung von Dateien für die überwiegende Mehrheit wichtiger Geschäftsdaten noch keinen wirksamen Schutz darstellen. Diese Erkenntnis läuft im Zusammenspiel mit der großen Zahl zuletzt verabschiedeter Gesetzesvorgaben zum Umgang mit Geschäftsinformationen darauf hinaus, dass Unternehmen gefordert sind, individuell auf Ebene der einzelnen Mitarbeiter auf Datenverluste reagieren zu können“, ergänzt Edmund Hilt.