Rechnungsprüfung bringt mehr Transparenz und höhere Datenqualität

Effiziente Qualitätssicherung

Wie effizient diese Qualitätssicherung ist, zeigt sich an der Entwicklung der Fehlermeldungen. Wurden zu Beginn noch zahlreiche Rechnungen als fehlerhaft ausgeben, liefen bereits im Mai dieses Jahres rund 90 % aller Rechnungen ohne Beanstandung durch das System. Aber auch sonst zeigten sich innerhalb kürzester Zeit positive Effekte. "Früher haben wir viele fehlerhafte Rechnungen gar nicht erkannt, die heute sehr zuverlässig aussortiert werden. Wie sich das in Euro und Cent auswirkt, kann man zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beziffern. Ich gehe jedoch davon aus, dass sich die Einführung für uns in jedem Falle rechnet", ist sich Manfred Schuster sicher.

Das liegt auch daran, dass viele Prozesse nun sehr viel effizienter ablaufen als früher. Beispielsweise durch die Integration in die kaufmännischen SAP-Anwendungen. Über eine Schnittstelle werden die zur Zahlung freigegebenen Rechnungen in Form von monatlichen Sammelrechnungen an SAP übergeben und dort mit einer SAP- eigenen Belegnummer versehen. "Damit ist für uns der Fall erledigt, denn alles weitere erfolgt dann automatisch", so Schuster. Beispielsweise auch die Zahlungsavise. Denn die AKTIF-Rechnungsprüfung erzeugt automatisch ein E-Mail, das alle in der zur Zahlung freigegebenen Sammelrechnung enthaltenen Einzelrechnungen beinhaltet. Damit kann dann der Zahlungsempfänger einfach einen OP-Ausgleich durchführen. "Gegenüber dem früheren Zustand haben wir so nicht nur an Qualität und Zuverlässigkeit gewonnen, sondern auch an Geschwindigkeit. Wir können vom neuen XML-basierten Datenaustausch profitieren und haben hier sogar einen Vorsprung vor vielen Netzbetreibern gewonnen", freut sich Schuster. Vor allem auch die größere Transparenz sieht er als einen entscheidenden Vorteil. "Das System von AKTIF bietet uns vielfältigste Auswertungsmöglichkeiten, so dass wir jederzeit einen Überblick darüber haben, welche Zahlungen geleistet wurden und welche Beträge noch offen sind".

Derzeit ist die ÖBB-Infrastruktur BAU AG dabei, weitere Prozesse mit Hilfe des Energielogistiksystems AKTIF dataService abzudecken. Dazu gehören beispielsweise der Lieferantenwechsel nach dem österreichischen Elektrizitätswirtschafts- und -organisationsgesetz (ElWOG), das Zählermanagement oder auch die Rechnungslegung. Denn die ÖBB ist gleichzeitig auch ein Energielieferant, der zahlreiche Kunden mit Strom, Gas oder Wärme beliefert. Die Palette reicht dabei von den Läden, die in den Bahnhöfen angesiedelt sind, über die internen Kunden bis hin zu Kleingartenanlagen, die im Laufe der Jahre direkt an den Bahnstrecken entstanden sind. Die immerhin 1.700 Jahresabrechnungen sowie die rund 11.500 Akontorechnungen werden dann ebenfalls über den AKTIF dataService abgewickelt.

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