Rechnungsprüfung bringt mehr Transparenz und höhere Datenqualität

Während Deutschland beim Austausch der Rechnungsdaten auf das EDIFACT-Format INVOIC setzt, hat sich die österreichische Energiewirtschaft dafür entschieden, Abrechnungsdaten gleich auf Basis des moderneren XML-Formates auszutauschen. Diese Vorgabe gilt für die großen Netzbetreiber mit mehr als 100.000 Kunden schon seit November letzten Jahres, alle anderen Netzbetreiber müssen bis spätestens November dieses Jahres folgen.

Für die ÖBB-Infrastruktur BAU AG, war dies ein wesentlicher Grund, sich auch softwaretechnisch für die neuen Anforderungen fit zu machen. Schließlich ist die ÖBB in nahezu allen österreichischen Netzen aktiv. Im Fokus des Projektes stand als Schnittstellenfunktion die Rechnungsprüfung beziehungsweise Bezugsverrechnung, die vom deutschen Energielogistikspezialisten AKTIF Technology geliefert wurde.

Acht Wasserkraftwerke liefern Strom

Mit einem Anteil von rund 80 % am Anlagevermögen in der Bilanz des Konzerns ist die ÖBB-Infrastruktur Bau AG ein zentrales Unternehmen im ÖBB-Konzern. Neben 6.400 Gebäuden, 11.000 Gleiskilometern, 17.000 Weichen, 6.000 Brücken, 260 Tunneln und 1.600 Bahnhöfen und Haltestellen betreibt das Unternehmen auch acht Wasserkraftwerke, die rund 30 % des benötigten Bahnstrombedarfs liefern. Der restliche, für die Versorgung der Schienenfahrzeuge erforderliche, Strom wird zugekauft und über die fünf eigenen Umformwerke in Bahnstrom umgewandelt. Das Bahnstromleitungsnetz der ÖBB-Infrastruktur Bau AG umfasst derzeit ca. 2.000 Kilometer.

Aber nicht nur der Bezug, die Produktion und die Verteilung von elektrischer Energie wird über die ÖBB-Infrastruktur Bau AG abgewickelt, sondern auch der Erdgas- und der Fernwärmebezug. Entsprechend groß ist das Belegvolumen, dass die Bezugsverrechnung, also die Rechnungsprüfung, zu verarbeiten hat. Neben 17.000 Energie- und Netznutzungsrechnungen müssen dort zusätzlich rund 35.000 Akontorechnungen überprüft und anschließend in die Buchhaltung übermittelt werden. "Unser erklärtes Ziel war es, dieses Rechnungsvolumen in Zukunft ausschließlich elektronisch zu verarbeiten. Nachdem dies mit unserem Altsystem nicht mehr möglich gewesen wäre, haben wir uns 2006 entschlossen, eine neue Lösung einzuführen", beschreibt Manfred Schuster, zuständig für die Energieverrechnung im Geschäftsbereich Kraftwerke der ÖBB-Infrastruktur Bau AG. "Eine wichtige Vorgabe für das neue System war, dass es als Standardlösung ohne große Anpassungen möglichst große Teile der ÖBB-typischen Anforderungen abdecken musste".

Individualsystem abgelöst

Das alte System für die Bezugsverrechnung war eine Individualentwicklung, die speziell auf die Bedürfnisse der ÖBB maßgeschneidert worden war - mit allen Vor- und Nachteilen. Zwar wurden auch schon früher eingehende Rechnungen elektronisch verarbeitet, die als sogenannte "Lade-Files" in einem von der ÖBB definierten Textformat geliefert wurden. Doch das waren nur etwa 30 % aller Rechnungen. Die restlichen kamen als Papierrechnung und wurden nicht selten noch auf der Schreibmaschine geschrieben. "Wir beziehen unsere Energie durchaus auch von ganz kleinen Wasserkraftwerken, die nebenher betrieben werden. Eine EDV-unterstützte Rechnungslegung ist bei Erzeugern dieser Größe oft nicht eingeführt", beschreibt Manfred Schuster die Situation. Dennoch verzichtete die ÖBB darauf, für die Papierrechnungen eine Lösung für den Dokumenteneingang einzuführen. "Nachdem der elektronische Rechnungsdatenaustausch zur Pflicht wird, wäre diese Lösung für die kurze Übergangszeit zu aufwändig gewesen. Die wenigen Papierrechnungen, die trotzdem auch in Zukunft noch anfallen werden, lassen sich einfacher manuell bearbeiten", so Schuster weiter.

Das Altsystem erwies sich zunächst als die große Hürde bei der Einführung der AKTIF-Rechnungsprüfung. "Da in diesem System immer wieder neue Funktionen ‚dazugebastelt' worden sind, hatten wir am Ende einen großen Fleckerlteppich. Die Daten waren an den unterschiedlichsten Stellen und nach ganz unterschiedlichen Systematiken abgelegt. Die Herausforderung lautete, alle diese Daten zusammenzusuchen und sie dann einheitlich in die neue Rechnungsprüfung zu übernehmen", so Manfred Schuster im Rückblick.

Entsprechend sorgfältig wurde die Datenübernahme vorbereitet. Schon im Herbst 2007 startete ein Testsystem, mit dem die ersten Erfahrung anhand von Echtdaten gesammelt wurde. Für die eigentliche Umstellung vor dem Produktivstart zum 1. März 2008 nahm sich die ÖBB-Infrastruktur Bau AG eine Woche Zeit, damit vom Start weg auf einer einigermaßen sauberen Datenbasis aufgesetzt werden konnte. Dennoch blieben viele Fehler unentdeckt, was sich schon in den ersten Wochen des Betriebs zeigte. "Für uns hat sich die Rechnungsprüfung so zunächst zu einem Instrument zur Hebung der Datenqualität entwickelt. Denn durch die eingebauten Plausibilitätsprüfungen werden auch Fehler in den Stammdaten schnell entdeckt und die entsprechenden Datensätze zur Prüfung ausgegeben", so Schuster.