Rechtssicherheit für das Lebensministerium

Software ist heute ein zentrales Betriebsmittel in Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Umso wichtiger wird daher der optimale Einsatz dieser Software - also die Vermeidung von kostspieliger Über- oder rechtlich riskanter Unterlizenzierung. Aus diesem Grund wurde im Rahmen der bestehenden Verträge mit Microsoft der Software-Einsatz im Lebensministerium vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer Deloitte geprüft. Kein geringes Unterfangen bei mehreren tausend Lizenzen. Nach Prüfungsabschluss erhielten die Verantwortlichen des Ministeriums die Bestätigung, in Sachen Microsoft Lizenzen immer optimal gearbeitet zu haben.

"In unserem Ministerium gibt es einige tausend Softwarelizenzen. Rund 1.000 Anwender arbeiten an ebenso vielen PC-Arbeitsplätzen, die sich an mehreren Standorten befinden", beschreibt Ing. Markus Krickl, Abteilungsleiter für IKT-Angelegenheiten im Lebensministerium, die wichtigsten Software Eckdaten. "Ich stand einer Prüfung von Anfang an positiv gegenüber, da es für unsere Organisation auch die Gelegenheit einer externen Qualitätsüberprüfung im Lizenzierungsbereich bietet. Zudem sind wir in der öffentlichen Verwaltung dem Steuerzahler verpflichtet, mit den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen sparsam und wirtschaftlich umzugehen", ergänzt Krickl.

Das Ergebnis der vor kurzem abgeschlossenen Prüfung war ein erfreuliches für das Ministerium: Die Deloitte Wirtschaftsprüfungs GmbH konnte eine durchgängig legale und richtige Lizenzierung bestätigen. Im Falle einer nicht optimalen Lizenzierung reichen die unerfreulichen Konsequenzen von zu hohen Kosten (bei Überlizenzierung) bis hin zu zur strafrechtlichen Verfolgung beim Einsatz von Software ohne entsprechender Lizenzierung. Eine Situation, die sich für IKT-Abteilungsleiter Markus Krickl gar nicht erst stellt: "Das Ergebnis der Überprüfung ergab, dass unsere Organisation einwandfrei lizenziert ist. Jetzt haben wir sozusagen ‚Brief und Siegel' darauf, dass wir im Bereich Lizenzierung den korrekten Weg beschreiten."

Ziel ist Rechtssicherheit

Deloitte führt solche Contract Risk and Compliance (CRC) Prüfungen mehrmals im Jahr durch. Die Deloitte Wirtschaftsprüfungs GmbH fungiert dabei als unabhängige Stelle, die beim Unternehmen verwendete Microsoft Software-Nutzungslizenzen eingehend überprüft und die korrekte Lizenzierung analysiert. Im Durchschnitt setzt Deloitte dafür 90 Tage für das gesamte Prüfungsverfahren an.

Zuerst werden dabei vom Unternehmen selbst nach einem gemeinsamen Kick-off Workshop sämtliche Daten erhoben. "Der Kunde meldet dabei zunächst die eingesetzten Produktmengen an Deloitte. Danach werden diese Daten in einem gemeinsamen Termin besprochen. Im Anschluss daran führen wir dann eine so genannte Plausibilisierung mit den Vertragsdaten durch", beschreibt Dipl. math.oec. Gabriele Bolek-Fügl, Senior Managerin bei Deloitte in Österreich.

Deloitte stellt dabei die aktuellen Positionen aus der Microsoft-Vertragsdatenbank der Aufstellung des Kunden sowie etwaiger weiterer Nachweise (zum Beispiel OEM Lizenzen) gegenüber. "Damit ist es uns möglich, unseren Kunden vorhandene Über- oder Unterlizenzierungen klar aufzuzeigen. So können wir für sie Rechtssicherheit herstellen", betont Dipl. math.oec. Gabriele Bolek-Fügl.

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