Scan-Management und Dokumenten-Management

Scan-Management und Dokumenten-Management gewinnt in Zeiten wachsender mobiler Arbeit immer stärker an Bedeutung. Vor allem in international agierenden Unternehmen wie der Bitumen Complete Solutions AG ist ein effizienter Informationsfluss von entscheidender Bedeutung.

Die österreichische Firma Bitumen Complete Solutions AG ist nicht nur für ihre revolutionäre Speziallösung für den Transport von Bitumen bekannt. Das Unternehmen kann auch auf eine maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Lösung von Konica Minolta verweisen. Die Bitumen Complete Solutions AG setzt dabei auf das Dokumenten-Management-Systems (DMS) windream von Konica Minolta.

Verwaltung der Informationsströme

Im Vordergrund dabei steht die optimale Verwaltung der Informationsströme in der österreichischen Unternehmenszentrale und zu den sechs weltweiten Außenstellen. Mit diesem DMS können Informationen zentral verwaltet werden - ganz egal ob sie das Unternehmen als Brief oder Fax auf Papier oder in elektronischer Form erreichen. Der Zugriff und die Verwaltung der Daten erfolgt dabei über ein zentrales Informationsportal. Unstrukturierte Fileserver, auf denen die Dokumente in verschalteten Ordnerstrukturen verschwinden, gehören mit dem Dokumenten-Management-System von Konica Minolta der Vergangenheit an.

Neben den geringen Innovationskosten und der Möglichkeit DMS-Funktionen direkt in Standardsoftware integrieren zu können, war das stärkste Argument für windream die intuitive Bedienbarkeit. Da windream mit Windows-Applikationen nahtlos zusammenarbeitet, müssen neue Anwender bei der Nutzung des Systems nur minimale technologische Hürden überwinden. Damit sich das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics AX nahtlos in die windream-Umgebung einfügt, wurde bei der Implementierung des Systems besonderer Wert auf diesen Aspekt gelegt. Sämtliche im System erzeugte Belege werden nun automatisch beschlagwortet und als PDF in windream archiviert.

Jahrelange Erfahrung im Dokumenten-Management

Durch die jahrelange Erfahrung im Bereich Dokumenten-Management kann Konica Minolta seinen Kunden bedarfsgerechte DMS-Lösungen anbieten. Da es das Unternehmen als essentiell ansieht, einen eigenen Entwicklungs- und Consulting-Bereich zum Thema Software zu betreiben, kann Konica Minolta rasch auf veränderte Markt- und Kundenbedürfnisse reagieren und stets innovative und bedarfsgerechte Lösungen anbieten.

Martin Urban, Leiter des Bereiches Software & Project Services bei Konica Minolta Austria, ist überzeugt, dass dieser Bereich in Zukunft noch wesentlich an Bedeutung gewinnen wird: "Marktforschungsinstitute sagen voraus, dass 2009 bereits 850 Mio. Erwerbstätige mit mobilen Geräten arbeiten werden. Bis 2012 werden insgesamt rund 80% der Wissensarbeiter ihre Tätigkeiten über mobile Endgeräte abwickeln. Unternehmen sind daher zunehmend gefordert, ihre mobilen Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren. Es gilt die relevanten Informationen - egal wo sie sich befinden - stets zur Hand zu haben. Auch das Networking von Dokumenten bzw. Informationen zu Kunden, Partnern oder internen Wissensdatenbanken gewinnt zunehmend an Bedeutung. Hier sind Unternehmen gefordert, sich verändernde Prozesse - wenn möglich - automatisiert ablaufen zu lassen."

Konica Minolta Consultants unterstützt Unternehmen beim Thema Dokumenten-Management und bieten maßgeschneiderte Lösungen an. Konica Minolta stellt dabei sicher, dass die Unternehmen stets ganzheitlich und individuell betrachtet werden. Die Kunden werden von der Erhebungsphase, über die Designphase bis hin zur Implementierung begleitet.

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