SAP für "ÖSTERREICH"

Nach rund zwei Jahren Vorbereitungszeit wurde die neue Tageszeitung am 1. September 2006 in Wien präsentiert. Außerdem steht unter oe24.at ein Onlineportal mit aktuellen Nachrichten zur Verfügung. Für die Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Prozesse entschied sich die Mediengruppe Österreich GmbH für das SAP-System - und zwar aufgrund der guten Erweiterungsmöglichkeiten, zum Beispiel für den späteren Einsatz einer Branchenlösung. Auch die Stabilität, besonders bei der Abbildung von Massendaten, war ein wichtiges Kriterium.

"SAP steht für die Beherrschung von Komplexität und Stabilität und bildet eine gute Grundlage für die Abbildung unserer Prozesse", so Tom Pillat, Leiter IT, Mediengruppe Österreich GmbH über den Entscheidungsprozess.

Bereits Monate vor dem Erscheinen der ersten Zeitung mussten die gesamten Prozesse definiert werden, um das komplette Debitoren- und Kreditorenmanagement mit SAP zu erfassen. DI Karl Lehner, Bereichsverantwortlicher Medien und Leiter Entwicklung, SCC , erläutert: "Von der Anschaffung des ersten Schreibtisches und Papiers bis zum Produktivstart der Zeitung wurden alle Prozesse von Beginn an mit SAP abgebildet."

Flexibles und integriertes System

Mit dem SAP-System werden sämtliche Geschäftsfälle, d.h. alle Prozesse in den Bereichen Finance, Controlling und Buchhaltung von ÖSTERREICH ab dem Zeitpunkt der Faktura abgebildet. Diese Lösung ermöglicht dem Zeitungsverlag eine sinnvolle und transparente Datenauswertung. Mit SAP als zentralem Steuerungsinstrument können alle Kosten bis auf Projektebene genau analysiert werden. Dies betrifft nicht nur Einkauf, Logistik und Produktion sondern auch die Debitorenbuchhaltung der Abonnenten.

Letzteres war zunächst nicht geplant, aber das ursprünglich dafür vorgesehene System konnte diese Abläufe nicht optimal abbilden. Daher hat man sich entschieden, auch diese über SAP zu erfassen.

"Aufgrund geänderter Vorbedingungen haben wir einige Dinge noch zusätzlich in SAP erfassen müssen. Durch die Flexibilität des Systems war dies jedoch problemlos möglich. Nun können wir alle Geschäftsvorfälle, die sich in einem Medienkonzern abspielen, optimal abbilden. Alle Prozesse sind gut skalierbar und auf die Medienbranche ausgerichtet", fasst Tom Pillat zusammen.

Intelligente Schnittstellenlösung

Alle Einkaufsprozesse und das Management werden über SAP unterstützt und die durchgängige Transparenz zeigt sich auch bei den Freigabeprozessen. Die Integration von Fremdsystemen konnte problemlos realisiert werden. "Durch die intelligente Schnittstellenlösung muss man nicht überprüfen, ob alle Daten auch tatsächlich angekommen sind, sondern es geht alles online in Echtzeit", führt Pillat aus.

Einführung in Rekordzeit

In der Anfangsphase gab es für das Projektteam einige Herausforderungen. Die Prozesse mussten komplett neu aufgesetzt und entwickelt werden, das Team bildete sich erst. Obwohl in der Anfangsphase noch wöchentlich neue Mitarbeiter und Gesellschaften dazukamen, konnte die Einführung in Rekordzeit durchgeführt werden.

"Wir haben die Implementierung nicht nur innerhalb weniger Wochen abgeschlossen, sondern sind auch deutlich unter Budget geblieben. Die Branchenerfahrung unseres Implementierungspartners SCC kam uns dabei sehr zugute. Die Zusammenarbeit war durchgehend konstruktiv und die Berater haben auf unsere veränderten Anforderungen immer flexibel reagiert. Daher arbeiten wir nach wie vor mit der SCC zusammen", so Pillat.

Das System läuft seit dem Go Live problemlos, im Moment werden bereits über 20.000 Rechnungen pro Monat abgebildet. Mit der SAP-Lösung hat die Mediengruppe Österreich GmbH eine gute Grundlage für die Wachstumsstrategie der kommenden Jahre geschaffen. Die SAP-Lösung ist so angelegt, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen kann und die betriebswirtschaftlichen Prozesse auch in Zukunft optimal unterstützt. Der Verlag denkt bereits über weitere Einführungen nach, wie z.B. Web Services, die wieder gemeinsam mit dem Implementierungspartner SCC umgesetzt werden sollen.

www.sap.at