ERP-Projektkosten in nur einem Jahr ausgeglichen

Weltweit erfolgreiche Firmen müssen die Herausforderungen ihrer Kunden schnell und effizient aufnehmen und umsetzen. Wenn ein international agierendes Unternehmen zudem noch kräftig expandiert, wie der Sondermaschinenhersteller Fill in Gurten, ist eine IT-Unterstützung notwendig, die die oft tief greifenden Veränderungen innerhalb der Geschäftsprozesse und der Kommunikation flexibel und rationell realisieren kann. Dazu wird bei Fill als wichtigstes Unterstützungswerkzeug die Geschäftssoftware Infor ERP COM genutzt. Wichtigstes Modul ist hierbei Infor COM Project.

Als bei der Winterolympiade 2006 in Turin die besten Skisportler der Welt um den Olympiasieg kämpften, war einer auf dem Siegerpodest immer mit dabei: der oberösterreichische Maschinenbauer Fill. Denn egal, wer letztendlich das Rennen machte, die "Brettln" waren in jeden Fall auf einer Maschine aus dem Hause Fill gefertigt worden. Der Maschinen- und Anlagenbauer aus Gurten sieht sich als der weltweit führende Ausrüster der Ski- und Snowboardhersteller und entwickelt dafür entsprechend hochwertige Fertigungsmaschinen und -anlagen. EDV-Leiter Helmut Wagner: "Unsere Auftragsbücher sind voll. In der traditionell ältesten Sparte von Fill, den Fertigungsmaschinen für Ski und Snowboards, sind wir Marktführer mit einem Quasimonopol. Alle namhaften Hersteller sind unsere Kunden."

Die weiteren, für das Unternehmen nicht minder wichtigen Standbeine sind die Aluminiumgießerei- und Metallzerspanungstechnik, die Kunststoff- sowie die Holz verarbeitende Industrie. Mit Maschinen und Anlagen rund um das Aluminiumgießen und -bearbeiten werden rund 50 Prozent des Umsatzes erzielt. Dabei ist Fill in nahezu allen Geschäftsfeldern auf einem klaren Expansionskurs. Die zurzeit rund 300 Mitarbeiter möchte das Familienunternehmen bis 2010 auf 500 aufstocken. Aktuell wurden im Rahmen dieser Ausbauziele und rechtzeitig zum 40-jährigen Firmenjubiläum bereits ein neues Technologie- und Innovationszentrum und eine neue Fertigungshalle errichtet, der Bau einer weiteren Montagehalle ist geplant.

Lange Durchlaufzeiten

Die Produktion und Montage der schlüsselfertigen Anlagen und Maschinen von Fill ist geprägt durch die relativ langen Durchlaufzeiten der Aufträge. "Es kann leicht ein halbes bis zu einem Jahr verstreichen, bis alle technischen Einzelheiten geklärt und die Anlage von unseren Konstrukteuren entwickelt ist, dann in der Produktion gefertigt wird, um anschließend beim Kunden projektiert und in Betrieb genommen zu wurden", erklärt Helmut Wagner. "Das liegt sowohl an der Größe und Komplexität der Anlagen, als auch an deren individuellen Fertigung." Die Fertigungstiefe ist aufgrund dieser individuellen Fertigung relativ hoch. Es seien jedoch auch zunehmende Anforderungen von Kundenseite zu spüren. Vor allem die Durchlaufzeiten, als ein besonders kritischer Punkt, müssten kontinuierlich verbessert werden.

Um eine Rationalisierung von Produktion und Montage ständig voranzutreiben, setzt Fill seit Jahren auf eine IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse. Mitte der neunziger Jahre löste das erste Infor-ERP ein relativ starres, nur partiell eingesetztes und weder Jahr 2000- noch Euro-fähiges zentral-strukturiertes UNIX-PPS-System ab. Damit verfügte das Unternehmen erstmals über eine viele Bereiche integrierende Client-Server-Lösung mit grafischer Benutzeroberfläche, die eine rationelle Betriebsführung der kontinuierlich wachsenden Auftragslage sicherstellte. Am deutlichsten zeigte sich dies im Einkauf, in dem nach einiger Zeit mit gleich bleibender Mitarbeiterzahl rund 70 % mehr Bestellungen abgewickelt wurden. Ähnliche Verbesserungen erreichten auch die Arbeitsvorbereitung und das Lager.

"Nur was im ERP steht, gilt"

Später stand dann das Update auf ein um viele Funktionen erweitertes und völlig überarbeitetes Infor-Release an. Diesen Releasewechsel nahm Geschäftsführer Andreas Fill zum Anlass, eine alle Geschäftsabläufe integrierende IT-Lösung, getreu seinem Motto: "Nur was im ERP steht, gilt", zu realisieren. Da dies weit über einen üblichen Releasewechsel hinausging, wurde alles auf den Prüfstand gestellt und auch ERP-Lösungen anderer Anbieter in den Entscheidungsprozess einbezogen. Darunter waren neben SAP und Microsoft noch zwei, drei weitere namhafte Vertreter, die dann aus unterschiedlichsten Gründen (Kosten, Funktionalität, Systemarchitektur, etc.) ausschieden. Helmut Wagner betont: "Eine Reihe von Kunden und Lieferanten hatte uns SAP nahegelegt. Dass aber wieder die Entscheidung auf Infor fiel, hatte weniger mit der Historie zu tun, sondern einfach damit, dass uns das integrierte Infor-Konzept überzeugt hat."

Hinsichtlich Integriertheit und Prozessunterstützung weisen die ERP-Systeme immer noch beträchtliche Unterschiede auf, speziell auch wenn die Geschäftsprozesse standort- und unternehmensübergreifend organisiert sind. Eine umfangreiche Funktionalität allein reicht nicht aus, um eine durchgängige und effiziente Unterstützung der Geschäftsprozesse zu erreichen. Ebenso wichtig ist die Integration der zahlreichen Funktionen aus unterschiedlichsten Modulen und das möglichst unter einer Benutzeroberfläche. Dazu muss neben einer Verknüpfung der Funktionen auch eine integrierte Datenhaltung gesichert sein, was bedeutet, dass die Daten nach einem durchgängigen, normierten Datenmodell zu strukturieren sind. Außerdem ist für eine dauerhafte wirtschaftliche Nutzung die Zukunftsfähigkeit, sprich eine Weiterentwicklung der Software durch Updates/Releases sowie ein gesundes wirtschaftliches Umfeld des ERP-Anbieters, unerlässlich.

Ehrgeiziger Terminplan

Dies waren einige der Punkte bei der Auswahlentscheidung, um den hohen Anspruch an integrierter Prozessunterstützung zu gewährleisten. Der Fokus von Geschäftsführer Andreas Fill lag neben der Gesamtlösung auf einem ehrgeizigen Terminplan. Nach der zügigen Evaluierung wurden die Kernmodule in sechs Monaten eingeführt, das gesamte Projekt in all seinen Facetten war nach 18 Monaten abgeschlossen. Infor wurde dabei die Generalunternehmerschaft übertragen, was auch bedeutete, dass unter anderem die gesamte Hardware-Erneuerung (alle Server und Netze) von Infor bereitgestellt wurden. Wagner: "Damit hatten wir in allen Projektbelangen wie Beratung, Software, Hardware, Dienstleistung, Schulung, Service nur einen Ansprechpartner - all inclusive sozusagen. Das hat das Ganze auch aus Kostengründen für uns wesentlich vereinfacht."

Es wurde ein siebenköpfiges Projektteam eingesetzt, das besonders in der ‚heißen Phase', der Einführung der Kernmodule, fast ausschließlich mit dem ERP-Projekt beschäftigt war. Hinzu kamen ca. 15 Key-User, sodass zwischen 20 und 30 Fill-Mitarbeiter intensiv im Infor-Projekt involviert waren. Der EDV-Leiter: "Intern haben wir ungefähr 10.000 Stunden an Arbeitskraft aufwenden müssen. Das ist nicht wenig, sollte aber für ein ERP-Projekt in unserer Größenordnung eingeplant werden - Investitionsumme gut eine Million Euro, 100 ERP-Lizenzen, bzw. 175 PDM-Lizenzen. Viele machen den Fehler, dass sie zwar genügend Mittel für die Anschaffung bereitstellen, dann aber nicht mehr ausreichend Zeit und Personal für die Umsetzung einplanen." Ein weiterer Schlüsselfaktor war, dass von Beginn an die Chefetage bedingungslos hinter dem Projekt stand.

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