Informationsmanagement im Außenministerium

Mit der Einführung des Systems im April fiel der Startschuss für einen neuen Ansatz von Informationsmanagement im Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten. Das Informationssystem ermöglicht den Berechtigten den jederzeitigen weltweiten Abruf von laufend aktualisierten Informationen und vereinfacht die Zusammenarbeit der an der Informationserstellung im In- und Ausland Beteiligten.

Die Entwicklung des Informationssystems erfolgte in Zusammenarbeit mit der BEKO Engineering & Informatik AG nach folgendem technischen Stufenplan:

Zuerst wurden die Kernfunktionalitäten der Verwaltung von Informationen und deren Zusammenstellen in Informationsmappen entwickelt. Dabei wurden sowohl ein umfangreiches Berechtigungs- und Rollenkonzept als auch Bearbeitungsprozesse von Informationen berücksichtigt.

Der nächste Schritt beinhaltete die Anbindung zwischen Oracle und Microsoft Word: In Oracle Forms-Formularen erfasste Eingaben konnten somit als eine Information bzw. Informationsmappe in einem Word-Dokument zusammengefasst und mit unterschiedlichen Formaten angezeigt werden.

Eine weitere Ausbaustufe umfasste die Historisierung von Informationen, um die Bearbeitung jeder Information lückenlos nachvollziehbar zu machen. Dabei wurden ausgefeilte Algorithmen entwickelt, damit in der Datenbank nicht zu viele Daten abgelegt werden.

"Im Außenministerium genießt ELBA einen hohen Stellenwert, da das System den Informationszugang wesentlich erleichtert und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit sowohl in der Zentrale als auch mit unseren Vertretungsbehörden im Ausland eröffnet" sagte der Generalsekretär für auswärtige Angelegenheiten Botschafter Dr. Johannes Kyrle.

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