Bereichscontrolling im internationalen Großhandel

Die Zentrale der 1978 gegründeten VA Intertrading Aktiengesellschaft befindet sich in Linz. Das internationale Handelsunternehmen zählt zu den führenden Handelshäusern in Österreich. Zusätzlich zu den Handelsaktivitäten bietet VA Intertrading Servicedienstleistungen wie Transport und Logistik, Termingeschäfte und Handelsfinanzierung.

VA Intertrading vereint unter seinem Dach die unterschiedlichsten Großhandels-Aktivitäten und hat ein breites Netzwerk von Niederlassungen in der ganzen Welt. Für die Steuerung der weitgespannten Handelsbeziehungen mit Kunden, Herstellern und Partnern sind aktuelle Kennzahlen aus allen Märkten unerlässlich. Das Reporting ist entsprechend anspruchsvoll. Die Controlling-Abteilung benötigte dafür ein modernes Planungs- und Analysesystem, das die bestehende Berichts-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV und MS Excel ablöst.

Das Cubeware Cockpit war für die Projektverantwortlichen die ideale Lösung, da es mit seiner hohen Funktionalität und Flexibilität dem breiten Anforderungsprofil des Handelshauses entspricht. Die Controller können damit Planung, Ad-hoc-Analyse und Reporting in einer Plattform abdecken. Wichtig bei der Auswahl war auch die intuitive Bedienbarkeit, und zwar für die Anwender ebenso wie für die Projektleiter aus dem Controlling, die das neue System in Eigenregie betreuen und weiter ausbauen.

Einheitliche Datenbasis für Berichte und Analysen

Zum Aufbau des neuen Reportings hat das Controlling erstmals alle benötigten Quelldaten aus Dynamics NAV und Excel zusammengeführt und vereinheitlicht, was auch die Qualität des gesamten Datenmaterials deutlich verbessert hat. Die kumulierten Daten werden im MS SQL Server gehalten und stehen in dessen OLAP-Komponente Analysis Services für die multidimensionale Analyse bereit. Als ETL-Tool werden die Data Transformation Services (DTS) des SQL Servers genutzt.

Als Planungs- und Reporting-Plattform fungiert das Cubeware Cockpit. Die Controller erstellen damit Standardberichte, die in PDF-Dateien exportiert und an die Abteilungsleiter verschickt werden. Auch für Ad-hoc-Analysen wird das BI-Frontend häufig genutzt.

Cubeware hat das Projektteam der Controlling-Abteilung bei der Konzeption und Implementierung des Systems unterstützt und eine Anwenderschulung zum Cubeware Cockpit durchgeführt. Die Controlling-Experten von VA Intertrading konnten sich dabei in kurzer Zeit selbst das entsprechende Know-how aneignen, um das Reporting eigenständig zu betreuen und bei Bedarf weiter auszubauen.

Das internationale Handelshaus bildet in nur einen Datencube sämtliche benötigten Berichtskategorien ab. Die Hauptkategorien sind die Profit Center, Artikel und Trader. Im Datenmodell sind diese in Dimensionen untergliedert, in denen z.B. die für den Großhandel wichtigen Ein- und Verkaufsdaten, Länder, Lieferanten und Lieferwerke sowie Kosten- und Ergebnisträger gehalten werden. Dazu treten die klassischen Dimensionen wie Zeit, Kunden, Ist- und Budgetdaten.

Berichte und Analysen auf Knopfdruck

Die Controlling-Abteilung generiert die Standardberichte für die Abteilungen und die Geschäftsleitung jetzt automatisiert und verzeichnet damit erhebliche Effizienzsteigerungen.

Zudem sind Ad-hoc Auswertungen, z.B. nach Ländern, Produkten oder Kunden, einfach durchzuführen. Das Controlling kann so beispielsweise den Vorstand für eine Präsentation in einem bestimmten Land jederzeit schnell mit dem passenden Zahlenmaterial versorgen. Einzelne Berichte, für deren Erstellung zuvor drei Tage benötigt wurden, sind nun innerhalb weniger Stunden fertig.

Beim Standardreporting werden die Zahlen je nach Bedarf tagesaktuell, als Monats- oder Quartalsberichte geliefert. Statt in einzelnen Excel-Sheets der jeweiligen Geschäftsbereiche liegen nun im zentralen Reporting-System alle Berichte und Analysen auf einheitlicher Datenbasis vor. Die konsolidierten Daten verschaffen der Unternehmensführung einen transparenten, aktuellen Überblick über die Entwicklung des Gesamtunternehmens.

Die Controlling-Abteilung baut das System in Eigenregie weiter aus. Neben einem noch höheren Detaillierungsgrad der Analysen sind weitere Datencubes geplant, z.B. ein internes Rating zur Kundenbeurteilung oder ein Modul, das die Entwicklung der Tochterfirmen weltweit analysiert.

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