8-9-2008 | Aus MONITOR 9/2008 Gedruckt am 25-10-2014 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/10523
Business Intelligence & CRM

Überblick bewahren

Ganzheitliche Business Intelligence

Entscheidungen in Organisationen zu verantworten, erfordert eine gute und richtige Informationsbasis - diese ist nicht immer einfach zu finden. Wachsende Risiken verlangen schnelle Reaktionen, der Corporate-Governance-Kodex eine transparente Informationspolitik. Mit dem Verlust des Überblicks über die Vorgänge verlieren Organisationen auch schnell den Anschluss an den Wettbewerb.

Siegmund Priglinger

(bild: stock.xchg)

Business-Intelligence-Systeme (BI) helfen Verantwortlichen den Überblick zu behalten und wichtige Informationen aus ihren Daten zu generieren. BI bezeichnet hierbei die Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten zur Kontrolle, Steuerung und Planung von Geschäftsprozessen. BI ist damit ein Kernbestandteil des Performance Managements, das Methoden, Werkzeuge und Prozesse zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit und Profitabilität von Unternehmen umfasst.

Primär adressiert werden Planungs-, Berichts- und Analyseaufgaben in allen Bereichen der Organisationen - von der Kundenanalyse über Controlling und Budgetierung bis hin zur Auswertung der Vertriebsaktivitäten, Marketing und Riskmanagement. So können entscheidende Informationen aus dem Datenwust herausgefiltert werden, auch abgelegene Tochterfirmen und Randbereiche einer Organisation werden wieder zentral steuerbar.

Hauptanwendungen für BI sind:

  • Leistungsmessung der internen Geschäftsprozesse vor allem für das Controlling der verschiedensten Bereiche, den Aufbau von Reporting- und Management- Informationssystemen, Etablierung eines Risikomanagements oder Aufbereitung von Ist- und Plankennzahlen
  • Unterstützung des Managements der Kundenbeziehungen (CRM) insbesondere durch analytische Auswertungen in Marketing und Vertrieb, z. B. zur Vertriebssteuerung, Identifizierung von Kundensegmenten, Konfiguration von Produktangeboten, Profitabilitätsberechnungen, Erhöhung der Antwortwahrscheinlichkeit für Direktmailings etc.
  • Analyse des Vertriebsprozesses und Kundenbeziehungen zur Identifizierung von Einspar- oder Verbesserungspotentialen.

Die Organisationssicht von Business Intelligence

BI-Tools ersetzen dabei keine operativen Systeme für den täglichen Einsatz im Unternehmen bei Vertrieb, Service oder Produktion. Sie ergänzen diese aber immer stärker um analytische Ergebnisse, die im operativen Prozess genutzt werden können. Beispiele sind hier die Erzeugung von Modellen zur Planung der kurzfristigen Erfolgsrechnung oder zur Abwanderungswahrscheinlichkeit von Kunden. Im Call Center oder zum Kampagnenmanagement werden Reaktionswahrscheinlichkeiten auf Angebote benötigt, die ebenfalls auf Basis historischer Daten als Modell berechnet werden. Zum "Closed-Loop" System werden solche Anwendungen, wenn das (positive oder negative) Ergebnis des Kundengewinnungsprozesses wieder als Grundlage für neue Analysen genutzt wird, um bei der nächsten Ansprache auf einem besseren Datenbestand eine bessere Vorhersagegenauigkeit zu erreichen.

 

Was muss ein BI-System können?

Den breiten Einsatz von BI-Werkzeugen in Unternehmen behindern die oftmals hohe Komplexität und geringe Anwenderakzeptanz der Software. Dies hat verschiedene Ursachen, die in zahlreichen Anwenderbefragungen regelmäßig identifiziert werden können. Hauptprobleme sind zu langsame Abfrage- bzw. Reaktionsgeschwindigkeit der Anwendung, unzureichende Datenqualität, zu langsame Umsetzungsmöglichkeit für neue Anforderungen sowie menschliche Faktoren wie Unternehmenspolitik oder fehlendes Know-how zum Betrieb. Nur eine umfassende Berücksichtigung von organisatorischen, fachlichen und technischen Aspekten kann daher ein erfolgreiches BI-Projekt gestalten.

Die IT Architektur von Business Intelligence]

Im organisatorischen Bereich wird in vielen Unternehmen seit einigen Jahren die Bildung von BI-Kompetenzzentren vorangetrieben. Diese übernehmen verschiedene Aufgaben der Bündelung von Kompetenz, sowohl von fachlicher als auch aus technischer Seite. Dies sind Themen wie Support und Schulung, Kennzahlenstandardisierung, Know-how-Austausch zu Analyseverfahren, Prozessunterstützung oder technischen Aspekten wie Datenintegrations- und Datenqualitätsmanagement.

Grundsätzlich müssen BI-Systeme vor allem die Datengrundlage für Führungsinformationen schaffen. Hierzu gehört insbesondere die Zusammenführung von Daten aus den verschiedensten, evt. weltweit verteilten EDV-Systemen, um die Geschäftsprozesse zu überwachen und eine einheitliche Datenbasis für alle Planungs- und Steuerungssysteme aufzubauen. Die verschiedenen hierfür benötigten Services werden im BARC Datenmanagement und BI-Framework geordnet und strukturiert. Das Framework zeigt die Schwerpunktthemen jeder BI- und Datenmanagement Strategie:

Datenintegrations- und Datenqualitätsservices

Datenintegrations- und Datenqualitätsservices sorgen für den Zugriff auf Daten, ihre Überführung zwischen Systemen sowie die Qualitätssicherung. Im einzelnen sind dies:

  • Datenintegration: Extraktion aus Quellsystemen, Transformation von Daten und Überführung in Zielsysteme. Diese Aufgaben können in regelmäßigen Batch Prozessen oder auch in Echtzeit erfolgen. Bei der Föderation von Systemen wird die tatsächliche Datenabfrage in Quellsystemen erst auf Anforderung vorgenommen.
  • Datenqualität: Die wesentlichen Datenqualitätsservices sind Data Profiling und Data Cleansing. Die Analyse von Datenbeständen hinsichtlich Muster, Auffälligkeiten und der Einhaltung bestimmter technischer und fachlicher Regeln erzeugt ein Datenprofil (Data Profiling). Dies ist in der Regel sehr nützlich, um Informationen über den tatsächlichen Qualitätszustand von Datenbeständen zu bekommen. Data Cleansing beschreibt dann den aktiven Bereinigungsprozess von Daten, um schlechte Daten in bessere zu verwandeln. Eine der am häufigsten angewandten Methoden hierbei ist die Deduplizierung von Datenbeständen. Weiterhin findet sich der Abgleich mit Referenzdatenbeständen (Matching), um z.B. Adressen automatisch zu korrigieren.
  • Stammdaten: Die Verwaltung von Stammdaten erfolgt typischerweise in operativen Systemen. Eine Betrachtung von Stammdaten im Rahmen der Integrationsservices ist wichtig, um den Austausch und die Konsolidierung bzw. den Abgleich von Stammdaten zwischen Systemen zu organisieren. Teilweise werden Stammdatensysteme auch als separate Referenzdatenspeicher (Data Hubs) realisiert, zumindest aber der Abgleich von Stammdaten und ihre Verteilung zwischen Systemen erfolgt als zentraler Service.

Datenbereitstellungsservices

Datenbereitstellung umfasst sowohl die Datenspeicherung als auch die Organisation des Zugriffs auf Datenspeicher über Metadaten, die dem Anwender oder den BI-Anwendungen bereitgestellt weden. Ein Data Warehouse als separierter Datenspeicher ist in der Regel das Rückgrat für BI-Systeme. Daten können hier zusammengeführt, qualitätsgesichert, historisiert und in der für BI-Anwendungen notwendigen Form gespeichert werden.

Anwender sollen in der Regel von der Komplexität der Speichertechnologie abgeschirmt werden. Daher wird eine sogenannte semantische Schicht bereitgestellt, die dem Anwender geschäftsrelevante Objekte zur Nutzung in seinen BI-Anwendungen zur Verfügung stellt und im Hintergrund die Verknüpfungen zu einem oder mehreren Datenspeichern verwaltet und den Zugriff organisiert.

BI-Services

BARC Datenmanagement- und Business-Intelligence-Framework

BI-Services umfassen alle Anwendungen, die für entscheidungsunterstützende oder Performance Management Prozesse benötigt werden.

  • Reporting: Definition und unternehmensweite Verteilung von Berichten, entweder statisch oder mit gewissen Auswahlmöglichkeiten versehen.
  • Analyse: Umfangreichere Analyse von Daten durch direkte Anzeige mehrdimensionaler Datenräume. Direkte Verdichtungs- und Detaillierungsmöglichkeiten im Datenbestand.
  • Data Mining: Automatisierte, vorhersagende Analyse zur Identifikation von Gruppen und Beziehungen in Daten sowie der Berechnung von Eintrittswahrscheinlichkeiten.
  • Planung: Eingabe- und Planungsfunktionen zur Datenverteilung oder rollierenden Planung sowie eine Prozesssteuerung unterstützen den Planungsprozess.
  • Konsolidierung legaler und betriebswirtschaftlicher Konzerneinheiten und -segmente als Grundlage des Jahresabschlusses.
  • Cockpit: Zusammenführung verschiedener Darstellungsformen von Kennzahlen auf einer bildschirmorientierten Anwendung, die in der Regel einer Übersicht wesentlicher Kennzahlen dient und als Einstiegspunkt in weitergehende Analysen genutzt werden kann.
 

Management Services

Dr. Siegmund Priglinger ist Analyst und Berater bei BARC und Repräsentant von BARC in Österreich. Seine fachlichen Schwerpunkte sind Business Intelligence, Data Governance und Master Data Management als Teil von IT Governance. Dr. Priglinger hat mehr als 25 Jahre Erfahrung als Produkt- und Lösungsanbieter, IT-Manager und Unternehmensberater für ICT. Er unterstützt sowohl Softwarehersteller bei deren "Business Development" als auch Softwarenutzer bei Strategie- und Architekturfragen und im Einsatz und der Evaluierung von Software aus Sicht "Software enables the Business".

Management Services unterstützen die Anwendung bzw. Verwaltung aller bisher genannten Services. Notwendig sind Datenmodellierung, Sicherheitseinstellungen, Organisation der Zusammenarbeit (Kollaboration), System- und Prozessüberwachung sowie Metadatenmanagement. Letzteres dient der Organisation der Datenbeschreibungen, die für Entwickler wie Endanwender interessant und relevant sind und ihre Produktivität erhöhen können.

Data Governance

Data Governance legt Prozesse, Fähigkeiten, Führungsart und IT-Ressourcen fest, die erforderlich sind, um die Informations-Ressourcen des Unternehmens erfolgreich einsetzen zu können. Data Governance ist damit ein übergreifendes Konzept, dass die Steuerung aller genannten Services vor allem durch das Setzen von Standards sowie die Überwachung ihrer Einhaltung umfasst.

BI-Strategien

Aufgabe für BI-Strategien ist es nun, die genannten Services in Architekturen umzusetzen und Prozesse, Systeme und Werkzeuge zu definieren.

Auf Seite der Softwareanbieter ist eine deutliche Tendenz zur Plattformbildung zu erkennen. Datenmanagement-Plattformen bündeln dabei Datenbereitstellungs-, Datenintegrations- und Qualitätsservices. BI-Plattformen integrieren die verschiedenen BI-Services. Beide Varianten nutzen gemeinsame Management-Services, um eine Integration der Anwenderwerkzeuge durch eine technische Integration auf Plattform-Ebene zu unterstützen.

Die Plattformbildung ist dabei häufig noch nicht vollständig vollzogen, da oft zugekaufte und inkompatible Komponenten zusammengefügt wurden. Die Großübernahmen im Softwaremarkt 2007 (Oracle-Hyperion, IBM-Cognos, SAP-Business Objects) ermöglichen nun die Zusammenführung von Datenmanagement- mit BI-Plattformen. Größte Gefahr hierbei ist die zu enge Kopplung, die der Kernanforderung von hoher Interoperabilität und Integrationsmöglichkeit heterogener Datenquellen und Anwenderwerkzeuge entgegensteht.

www.barc.de

Anforderungen an BI-Systeme
Neben der Umsetzung der fachlichen Anforderungen sind zwingende Eigenschaften moderner Softwarewerkzeuge für BI:
  • ansprechende Visualisierung
  • gute Antwortzeit
  • einfache Bedienbarkeit
  • hohe Flexibilität und Anpassbarkeit an sich schnell ändernde Anforderungen.

Mit dem Aufbau und der Bereitstellung einer qualitativen hochwertigen Datenbasis durch Datenintegrations-, Qualitäts- und Bereitstellungsservices erreichen Unternehmen eine Versorgung mit wertvollen und gewinnbringenden Informationen, die ohne eine BI-Lösung in unterschiedlichsten EDV-Systemen verborgen blieben.

 

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