Effizientes Dokumentenmanagement

Das 1998 in Berlin gegründete Unternehmen hat sich auf die Bereiche systemunabhängige Prozess- und Managementberatung sowie die Entwicklung prozessorientierter Unternehmenssoftware spezialisiert. Die E&E- Dokumententechnologie ESCRIBA schließt die Lücke, die sich in vielen Unternehmen zwischen den digitalen Daten des SAP-Systems und der oft sehr umfangreichen schriftlichen Kommunikation aufgetan hat. Mit der neuen Lösung können sowohl individuelle Dokumente als auch Serienbriefe inklusive der notwendigen Anlagen vollautomatisiert aus SAP heraus erstellt und abgelegt werden. Die direkte Übernahme der Daten in das Dokument vermeidet Doppeleingaben und verhindert Übertragungsfehler. Alle notwendigen Prozesse, von der Erstellung bis zur Ablage der Dokumente, sind dabei in die SAP-basierten Arbeitsabläufe integriert. Rund 35 Unternehmen der Größenordnung DAX100 setzen das neue System in Deutschland, Österreich und der Schweiz bereits ein.

„Wir können mit ESCRIBA nicht nur Dokumente erzeugen, sondern ganze Prozesse steuern und optimieren“, erklärte Dr. Christian Behnke, Vorstand der E&E AG den rund 70 Anwesenden kürzlich zum SAP-Fokustag in Walldorf. Während der Kooperationsveranstaltung von SAP und E&E am 13. Juni mit dem Thema „Dokumentenerzeugung und Archivierung für SAP ERP HCM“ informierten sich große und mittelständische Unternehmen über die Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Dokumentenprozesse.

Die rund 70 Besucher des SAP-Fokustages am 13. Juni wurden in die ESCRIBA-Welt eingeführt. (Quelle: E&E AG)

Integration bei Randstad

Besonders Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterzahl und verteilten Personalfunktionen profitieren von der neuen Dokumententechnologie. Der Personaldienstleister Randstad zeigte auf dem SAP-Fokustag die Vorteile der Lösung. Das Unternehmen stellt pro Jahr 100.000 Mitarbeiter ein, jede Neueinstellung zieht die Erzeugung von bis zu 60 Seiten an Dokumenten nach sich. Wenn die Personalsachbearbeiter für das Erstellen, Ablegen und Archivieren aller nötigen Verträge, Briefe, Faxe und E-Mails nur eine Minute pro Seite bräuchten, wären rein rechnerisch 60 Vollzeitarbeitskräfte ein Jahr lang mit nichts anderem beschäftigt. Durch die neue Lösung kann das Unternehmen nun selbst komplexe Schriftstücke in wenigen Sekunden erstellen. Der Prozess endet in einem Dokument, dessen Layout den Corporate Design Standards des Unternehmens entspricht. Für Schriftstücke, die vor der Archivierung erst unterzeichnet werden müssen, generiert das System gleich im Erstellungsprozess einen Barcode, damit diese ebenfalls nach dem Einscannen automatisiert in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. So schließt sich auch die letzte Lücke in der Prozesskette ohne manuellen Zusatzaufwand.

www.escriba-software.de