Kosten sparen durch Druckoutsourcing

Druckoutsourcing bietet ein hohes Einsparungspotenzial und sogar die Möglichkeit die Produktivität zu erhöhen. Trotzdem gibt es in Österreich noch zahlreiche Betriebe, die diese Möglichkeit der Unternehmungsoptimierung nicht begeistert wahrnehmen. Warum? Die Antwort ist einfach: Laut den Marktbeobachtern der IDC wissen 90% der Unternehmer nicht um ihre Druckkosten Bescheid. Kein Wunder: Häufig stehen die Drucker an verschiedenen Unternehmensstandorten und zudem sind die Zuständigkeiten für Printer, Kopierer, Verbrauchsmaterialien, die Verwaltung der Infrastruktur und das Dokumentenmanagement unter unterschiedlichen Abteilungen aufgeteilt. Hier den Überblick zu behalten ist oft nicht leicht.

Allerdings ist ein unterschiedliches Verhalten zwischen Großunternehmen und KMU zu beobachten. Während viele Großbetriebe bereits seit Jahren auf Druckoutsourcing setzen und dessen Vorteile schätzen, ist die Akzeptanz im mittelständischen Umfeld weitaus zurückhaltender - zu einem Teil auch deshalb, weil den KMU-Verantwortlichen oft nicht klar ist, was unter Druckoutsourcing zu verstehen ist. So ist ein Leasing- oder All-in-Vertrag allein jedenfalls kein Ersatz fürs Druckoutsourcing.

Druckoutsourcing - was ist das?

"Damit Unternehmen am Markt eine gute Performance erzielen, müssen sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Ähnlich wie ein KFZ-Flottenmanagement oder eine IT-Infrastruktur ist auch der Druckbereich ein Posten, der aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen immer mehr an externe Dienstleister vergeben wird," sieht Wolfgang Mantler, Country Marketing Manager bei Canon Business Solutions, vor allem die Kostenersparnis als Grund, warum Unternehmen sich für Druckoutsourcing entscheiden. (Die meisten Anbieter sprechen übrigens weniger von Druckoutsourcing, als vielmehr von "Managed Print Services", also von unternehmensextern verwalteten Druckdienstleistungen.)

Indem nun ein Anbieter wie Canon, so Mantler weiter, Print- und Outputleistungen eines Unternehmens übernehme, die bis dato von dessen Personal (zumeist die IT-Abteilung) erbracht werden mussten, würden Kapazitäten frei, die bisher an Druckaufgaben gebunden waren. "Die Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen", nennt Mantler das Ziel eines gelungenen Druckoutsourcing-Projekts.

Ähnlich sieht dies auch Silvia Ehl, Xerox Global Services (XGS) Marketing & Communication Manager Austria & Central Region, die die Verbesserung des Kerngeschäfts, die Verminderung und Kontrolle der Betriebskosten sowie die Freisetzung von internen Betriebsmitteln für andere Zwecke als Hauptgründe fürs Outsourcing sieht. Weitere Gründe sind, so Ehl, "Zugang zu erstklassigen Dienstleistern, Beschleunigung der Rekonstruktion der IT-Bereiche, Gewinn von Betriebskapital, Verteilung des Risikos sowie die Auslagerung von Funktionen, die schwierig zu managen sind."