Im Bildsplit: Web-, Videoconferencing oder doch Telepresence?

Die schicken Konferenz-Tools sind durchaus verführerisch. Dennoch stellt sich die Qual der Wahl im interaktiven Kommunikationsdschungel. Die Anwender tun sich trotz des Presserummels um das Videoconferencing nach wie vor schwer, den konkreten Nutzen und die damit verbundene Kostenersparnis zu ermitteln, die einzelne Anwendungen im virtuellen Businessmeeting mit sich bringen.

Der Vergleich einzelner Anwendungen nach verlässlichen Kriterien ist ein Drahtseilakt. Der Markt wird ohnehin weniger von der ‚grünen IT' getrieben, als dies die Versprechen der Anbieter glauben machen lassen. Vor allem Cisco wirbt bei seiner Telepresence-Lösung mit dem Argument, dass sich durch virtuelle Konferenzen das Budget für die Flugkosten erheblich entlasten ließe. Begründet wird dies oftmals mit dem auf die Umwelt bezogenen Argument, dadurch weniger Ausstoß an schädlichen CO2-Emissionen zu verursachen.

Dabei ist gerade die hochgerüstete IT im virtuellen Meetingroom keineswegs ein umweltgerechter Heilsbringer, sondern sogar eher ein Energiefresser: "Insbesondere die Raumkühlung verschlingt hohe Ressourcen", betont Marktanalyst Andrew Davis von Wainhouse Research. Warum also sollen sich Unternehmen überhaupt virtuelle Meetingrooms anschaffen, noch dazu, wenn das einfache Webconferencing oder die Kommunikation via Voice over IP ausreichen?

Reisekosten entlasten

Allein die Reisekosten zu entlasten, ist gerade für mittelständische Betriebe, nicht unbedingt die vordringliche Aufgabe. Denn die enge Bindung zu den Kunden und deren Projekte erfordern oftmals den persönlichen Austausch und die Kontaktpflege. Welche kalkulierbaren Argumente pro Videoconferencing gibt es also, angesichts einer unübersichtlichen Anzahl von Anbietern, die auf den Wachstumszug aufgesprungen sind, allen voran HP und Cisco, zu der mittlerweile auch die Tochter WebEx gehört.

Zu den bekannten internationalen Spielern gehören Unternehmen wie Tandberg, Polycom, Disys, Aethra, EmblazeVcon und Compunetix. Auf dem deutschen Markt sind Dialcom, MVC oder Meetyoo präsent, mit teilweise recht unterschiedlichen Lösungsansätzen. So bleibt es letztlich dem Geschmack und Geschick des Anwenders überlassen, die Anbieter nach sinnvollen Kriterien zu vergleichen.

Aufgrund der fortschreitenden Rechnerleistung und der eingesetzten Technologie seien die Software und Hardware Lösungen nicht nur flexibel, sondern auch in der Lage, Video mit High Definition in 720p und in Kürze auch mit 1080p zu übermitteln, argumentiert Alexander Heigl, Geschäftsführer der mmg Multimedia GmbH, dem exklusiven Distributor für Emblaze-VCON in West-, Nord-, Zentral Europa und Russland.

Als Distributor für Emblaze-VCON-Produkte in Österreich fungiert die Telekom Austria. "Die Anwendungsbereiche und Szenarien lassen sich also schlicht überall finden", so der IT-Experte weiter. Als konkrete Vorteile aus dem Videoconferencing macht Heigl folgende Aspekte aus: Neben dem Argument der Kostensenkung und der CO2 Reduzierung lägen diese vor allem in der Effizienzsteigerung und Zeitersparnis. Als populäres Beispiel gilt etwa der medizinische Anwendungsbereich.

In der Medizin rechnet sich die Technologie auch ohne große Diskussion, weil Videokonferenzen die Therapiezeiten verkürzen, da die Spezialisten mit der Behandlung von Patienten binnen kürzester Zeit beginnen können. Weitere sinnvolle Beispiele sind etwa Service Applikationen in Verbindung mit Service über Videokonferenz, die Nutzern binnen kürzester Zeit praktische Hilfestellungen zukommen lassen.

"In diesem Fall bietet die Videokonferenz aufgrund der zusätzlich übermittelten Informationen einen deutlichen Mehrwert für Anwender und Support Personal und reduziert auf diese Weise die Dauer von Support Anfragen", betont Heigl. Trotz dieser offensichtlichen Vorteile in einigen Bereichen kalkulieren Unternehmen jedoch wesentlich genauer, ab welcher Größenordnung und für welche Abteilungen sich Videoconferencing-Lösungen in der alltäglichen Businesskommunikation überhaupt rechnen.

So kostet etwa das Halo Collaboration Center von HP für zwei bis vier Personen noch mindestens 120.000 Euro, obwohl HP das Angebot erst kürzlich deutlich vergünstigt hat. "Derzeit gibt es noch keinen Anwender von Halo in Österreich, den wir öffentlich nennen dürfen", sagt Michael Bernd, Business Manager HP Halo Collaboration Systems. Der Experte sieht Halo für jene Firmen als geeignet an, die einen hohen Reise- und Abstimmungsbedarf haben.

"Je größer das Reiseaufkommen und die Distanzen, desto schneller rechnet sich die Investition", so Bernd weiter. Nicht zu vernachlässigen sei auch der Umweltaspekt. Halo sei im Übrigen ein komplett von HP gemanagter Service mit einem eigenen Glasfasernetzwerk. Das bedeute für den Anwender: Es entstehen keine Kosten für den Ausbau des Firmennetzwerks und es sind keine speziellen zusätzlichen Helpdesk- und technischen Ressourcen notwendig. "Alles wird von HP gemanagt", bilanziert Bernd.

Interaktives Fernsehstudio für Führungskräfte?

Noch deutlich kostspieliger liegen die bis zu 300.000 Euro teuren Telepresence-Lösungen von Cisco. In der Regel lohnt sich das multimediale Kommunikationszentrum in der Anmutung eines Fernsehstudios der Marke CNN deshalb nur für imagebewusste Führungskräfte. Auf den unteren Organisationsebenen dominiert hingegen der Kostendruck, weshalb hier einfaches Webconferencing viel eher gefragt ist, als eine zwar hochwertige, aber möglicherweise technisch vollkommen überdimensionierte Lösung.

"Nachdem heute jedoch Desktoplösungen wie der vPoint HD 720p senden und 1080p empfangen können, können selbst kleine Arbeitsgruppen in höchster Qualität und mit geringem Geldaufwand ihre Produktivität steigern und den Mehrwert von Videokonferenzen nutzen", argumentiert Alexander Heigl von mmg. Auch Raumsysteme, die von ganzen Abteilungen genutzt werden könnten, seien kombiniert mit Desktopclients für Spezialisten an anderen Standorten oder Telearbeitsplätzen heute gängige Praxis.

Zur Frage der Wirtschaftlichkeit hat Daniel Furrer, Country Manager Schweiz und Österreich bei Polycom, seine eigene Rechnung aufgemacht: "Es gibt fast keine andere Technologie bei der man den ROI so genau berechnen kann." Ersetze das Unternehmen regelmäßige Meetings durch Videokonferenzen, so amortisiere sich dies rasch. Die durchschnittlichen Kosten pro Geschäftsreisen kalkuliert der Experte mit 148 Euro pro Person und Tag. "Das ist also auch durchaus für mittelständische Unternehmen eine interessante Lösung", so Furrer.

Offen lassen Experten derzeit die Frage, welche Rolle Open Source basierte Konzepte künftig am Markt spielen. Hier fehlt es vor allem an nach gelagerten Diensten, die das Wagnis kalkulierbar machen. Verfügbarkeit und Qualität sollten indes bei allen Produkten hundertprozentig stimmen. Ansonsten lösen sich die Heilsversprechen der Branche rasch wieder in Luft auf. Ohnehin rechnen nicht wenige Experten in den nächsten beiden Jahren mit einer Welle der Marktkonsolidierung, so dass nur wenige Anbieter am Ende übrig bleiben.

Fakt ist auch: Die Einführung lässt sich nur dann erfolgreich bewältigen, wenn das komplette Design inklusive der Lichtverhältnisse, Ton- und Bildqualität bis hin zur Raumtemperatur vorher genau festgelegt ist - und der oder die Business-Partner sich anhand vordefinierter Service Level Agreements (SLA) auch an die Anforderungen halten.

Vor allem teure Lösungen müssen praktisch ausfallsicher sein. Sonst entpuppt sich die Formel "Zeit und Geld gespart" als Marketingblase. Aufwändige Telepresence-Systeme erfordern zudem hohe Bandbreiten im Unternehmensnetzwerk, wovon bei den ersten Vertragsverhandlungen eher selten die Rede ist.

Insbesondere für Netzwerkspezialist Cisco als Marktführer von High-End-Produkten entpuppt sich die technische Integration und Harmonisierung unterschiedlicher Teilsysteme und Komponenten als lukratives Zusatzgeschäft. Für die Anwender rechnet sich die Anschaffung einer aufwändigen Lösung indes nur dann, wenn das Setzen auf eine Karte perspektivisch die Interoperabilität mit anderen Anbietern ermöglicht.

Die bislang vorherrschenden proprietären und kaum zu einem Lösungsbündel geschnürten Ansätze erschweren den Unternehmen sowohl den technischen als auch den wirtschaftlichen Planungshorizont. Die Risiken durch genaue Planung beherrschbar zu machen, lautet das Credo - und dabei daran zu denken, die wichtigsten Handlungsfäden besser selbst in den Händen zu halten, als dies ausschließlich der Regie anderer zu überlassen. Denn auch die Anbieter müssen sich, ebenso wie die Unternehmen selbst, zum ersten Mal auf ein neues Territorium vorwagen.