"Können Sie die Dokumentenarchivierung scannen?"

Was ursprünglich einmal dazu konzipiert war, die genauen Anforderungen eines (nicht nur ERP)-Lösungssuchenden festzuschreiben, damit alle den gleichen Kenntnisstand haben, Missverständnisse vermieden werden und jeder weiß, was zu tun ist und worauf er sich womöglich vertraglich einlässt, hat sich in der Zwischenzeit für die meisten Hersteller zur Alptraum-Veranstaltung entwickelt. Die Rede ist von den Pflichtenheften, denn mehr als die Hälfte dieser individuellen ERP-Bibeln haben mittlerweile die Dicke eines Schmökers, der selbst "Vom Winde verweht" blass aussehen lässt.

Die traurige Bilanz dabei: maximal 25 - 30% aller Fragen sind wirklich zielführend, noch weniger sind kriegsentscheidend. Da gibt es Anforderungen, die so selbstverständlich sind, dass man gar nicht drüber reden mag; Anforderungen, die auch auf Nachfrage nicht erklärt werden können und solche, die sich selbst kannibalisieren. Und der Pflichtenheft-Wahn nimmt seinen Lauf.

Zielführung geht anders

Es ist kein Witz: Uns wurde kürzlich ein 89 Seiten starkes Pflichtenheft vorgelegt, wobei jede Seite 48 Fragen enthielt. Macht genau 4.272 Fragen. Einmal ganz davon abgesehen, wie akribisch die Antworten ausgearbeitet werden: Wenn das anfragende Unternehmen dieses Pflichtenheft nur an 10 verschiedene Anbieter schickt, drängt sich unweigerlich die Frage auf, wer denn die rund 42.700 Antworten anschließend lesen, sie auf Richtigkeit prüfen und vor allem noch objektiv auswerten will. Nicht davon zu reden, wie viel Zeit und damit auch Geld diese Vorgehensweise sowohl den jeweiligen Hersteller als auch das anfragende Unternehmen kostet, und auch nicht davon, wie vergleichbar die einzelnen Antworten überhaupt sind, oder wie ehrlich die Fragen herstellerseitig beantwortet wurden.

Die Beweisführung, dass so ein Procedere mit dieser Menge an Fragen auch nur annähernd zielführend sein kann, sind die Fragenden den Herstellern bislang schuldig geblieben. Das Traurige: diese bibelstarken Pflichtenhefte sind mittlerweile an der Tagesordnung, die gelebte Pflichtenheft-Praxis nimmt immer skurrilere Formen an. Da werden die Anfragen nämlich nicht "nur" an 10 Anbieter verschickt, sondern locker an die doppelte Anzahl von ERP-Herstellern. Dass man dabei schon allein, was den Anbieter angeht, Äpfel mit Birnen vergleicht, ist leider auch die Regel, da reicht die Spanne gern mal von SAP bis zur 2-Personen-IT-Bude um die Ecke.

Im Grunde ist dieser Pflichtenheft-Wahn ein absolutes Phänomen, denn es geschieht nicht selten, dass manche ERP-Interessenten sich weigern, den Herstellern Hintergründe über die hausinterne Aufgabenstellung oder Informationen über die aktuellen Geschäftsprozesse zu geben - vermutlich aus irgendeiner nebulösen Angst heraus, die Antwort könne dem anfragenden Anbieter zum Vorteil gereichen. Dabei signalisiert doch gerade derjenige, der fragt, Kundennähe: er zeigt, dass er sich Gedanken macht und sich mehr ins Zeug legt als der Mitbewerber. Man sollte meinen, dieses Argument gebe dem potenziellen künftigen Kunden schon einmal einen Vorgeschmack darauf, wie er sich die spätere - sorgfältige - Betreuung durch seinen Geschäftspartner vorstellen kann, aber zu diesem Schluss kommt offenbar kaum jemand, warum auch immer.

Features für alle Fälle

Einer der Hauptgründe für die Fragenflut dürfte zweifelsohne eine regelrechte Vollkaskomentalität sein, die sich allerorten breit gemacht hat. Viele kennen sich in der ERP-Branche nicht so gut aus und sind unsicher, müssen aber aufgrund ihrer betrieblichen Position die Entscheidung für oder gegen ein ERP-System und dessen Hersteller mit verantworten und auch mit tragen. Die wollen sich mit dieser (Un)menge an Fragen schlicht absichern und sind der irrigen Annahme, sie könnten nichts falsch machen, wenn sie alle verfügbaren Features in ihrem Pflichtenheft abbilden, um damit vermeintlich für alle Eventualitäten in der Zukunft gerüstet zu sein - das sind dann die so genannten ‚Features für alle Fälle'.

Dass bestimmte Prozesse sich bei dieser Vorgehensweise gegenseitig ad absurdum führen, oder dass Features abgefragt werden, die mit den hauseigenen Geschäftsprozessen rein gar nichts zu tun haben, das ist erfahrungsgemäß fast schon an der Tagesordnung. Und treibt zum Teil richtige Blüten, zum Beispiel, wenn ein Handelshaus ein Pflichtenheft eines Produktionsbetriebs abkupfert. Oft passiert es auch, dass Anforderungen höchst missverständlich formuliert sind. Hinterfragt der Hersteller dies, bekommt er - wohlgemerkt vom Ersteller des Pflichtenhefts (!!) - nicht selten zu hören, das könne man im Moment auch nicht richtig beantworten. Das kommt halt dabei heraus, wenn man - anstatt die Expertise eines Herstellers zu nutzen und seine Fragen offen zu stellen - wahllos irgendwelche Fragen aus 17 verschiedenen Pflichtenheften zusammenkopiert.

ERP ist Chefsache

Ein anderer, nicht zu unterschätzender Grund für den Featurismus liegt - auch wenn mancher Chef es ungern hören wird - im Wegdelegieren der unternehmerischen Verantwortung. Dabei ersetzt ein Pflichtenheft keinesfalls die unternehmerische Hausaufgabe, sich mit den eigenen Geschäftsprozessen auseinanderzusetzen und eine Strategie zu entwickeln. Man muss es sich ganz klar vor Augen führen: ein installiertes ERP-System gleich welchen Herstellers ändert an den bestehenden Prozessen erst einmal gar nichts. Optimierungspotenziale werden dann frei, wenn die Abläufe strategisch erdacht sind und mit Hilfe des ERP-Systems umgesetzt und abgebildet werden. Und das Aufsetzen der strategischen Geschäftsprozesse ist und bleibt nun einmal Chefsache - auch, wenn diese Aufgabe unangenehm oder lästig erscheint.

An dieser Stelle schließt sich auch wieder der Kreis zu dem Zuviel an Fragen: Wenn Chefs sich vor der strategischen Fleißarbeit zunächst drücken wollen, installieren sie ein Projektteam. Und weil die auf Nummer sicher gehen wollen, werden die 4.000 Fragen zusammengestellt. Ganz bitter wird es dann, wenn die Praxis zeigt, dass man 42.000 Antworten tatsächlich nicht auswerten kann: nicht selten wird dann nämlich die Verunsicherung immer größer und das komplette Projekt auf Eis gelegt - um dann nach ein paar Monaten wieder von vorn zu beginnen. Die Wirtschaft hat verlernt, Entscheidungen zu treffen, und diese Entwicklung passt leider sehr gut ins nationale Bild. Und noch eines ist unverständlich: einer der großen Pluspunkte mittelständischer Hersteller ist die viel gepriesene Augenhöhe. Weshalb sie gerade an der Stelle so wenig genutzt wird, ist nicht nachvollziehbar. Hier wird jede Menge Potenzial verschenkt.

Die Praxis schreibt das beste Pflichtenheft

Es gibt aber auch positive Gegenbeispiele. Dazu zählen unter anderem Kunden, die eine gute Vorstellung von ihrem Anforderungsprofil haben. Wer durch den langjährigen Einsatz beispielsweise seines Altsystems genügend praktische Erfahrung gesammelt und vor allem, wer artikulieren kann, was gewünscht und erforderlich ist, ist klar im Vorteil.

Und es gibt einen kleinen, aber feinen und hocherfreulichen Trend weg vom Pflichtenheft-Wahn: Manch ein Unternehmer ist der Meinung, dass es wesentlich effektiver sei, anstelle eines Pflichtenheftes im Vorfeld nur die wichtigen Anforderungen als Eckpunkte an die Software zu definieren, da die eigentlichen Fragen erst dann auftauchen, wenn man mit dem neuen System richtig arbeitet - frei nach dem Motto, dass die Praxis nun mal das beste Pflichtenheft schreibt. Bei dieser "Spezies" von strategisch vorgehenden Unternehmern ist auch der Entscheidungsprozess in der Regel um mehr als 50% kürzer als bei den Pflichtenheft-Verfechtern.

Und noch eines sollte zu Denken geben: Bei keinem einzigen der über 500 Kunden unseres Hauses hat nach Live-Gehen des ERP-Systems ein Abgleich mit dem ursprünglichen Pflichtenheft stattgefunden. Im Gegenteil, in der Praxis sind viele Pflichtenhefte über den Jordan gegangen, ganz ohne gescannte Dokumentenarchivierung. Eigentlich doch der schönste Beweis dafür, wie weit die Theorie mit ihren 42.000 Antworten von der Praxis entfernt sein kann.