Papierkram und das digitale Nervensystem

Unser Pensionsplan verfügte etwa über 8 verschiedene Formulare. Mitarbeiter die etwas über ihren Status wissen wollten, mußten sich immer an bestimmte Personen wenden, um Auskunft zu bekommen. Es hat nicht sehr lange gedauert, bis wir die meisten dieser Formulare ausgemistet hatten. Wir haben jetzt nur mehr 56 einschließlich 34 zusätzlichen, die wir aus Rechtsgründen behalten mußten. Wir haben jede Menge Information auf das Firmen-Intranet verlagert, worauf jeder Zugriff hat, der einen Web-Browser besitzt. Das ist eine willkommene Abwechslung für jeden. Unser Pensionierungsprogramm ist beispielsweise jetzt ein elektronisches System. Mitarbeiter können ihre Pensionsbeiträge online verändern. Sie können auch auf diesem Weg ihre Krankenversicherung modifizieren, und sie können verschiedene Modelle simulieren und durchprobieren. Der Übergang von Papier zu elektronischen Formularen ist ein wesentlicher Schritt in der Entwicklung des "zentralen Nervensystems" einer modernen Organisation. Das Nervensystem einer Firma definiert wie eine Organisation geplante und plötzliche Ereignisse bewältigt werden können. Es beinhaltet Sitzungen, Administration und elektronische Systeme. Es bestimmt die Art und Weise, wie Kundeninformationen gespeichert sind, wie Arbeiten organisiert werden, wie Budgets zusammengestellt und Aktivitäten koordiniert werden und wie Information ausgetauscht wird. In der Vergangenheit, wurden diese Belange in Firmen auf dieselbe Art und Weise koordiniert. Man hat sich dabei sehr auf Sitzungen, Memos und Manager verlassen. Diese Prozesse gingen meist nicht sehr rasch vor sich, und es war jede Menge Papierkram mit im Spiel. Eine der Darwinschen Lehren besagt jedoch, daß die Qualität des Nervensystems eines Organismus bestimmt, wie gut sich dieser auf Veränderungen einstellen und rasch darauf reagieren kann, was schließlich und endlich eine Überlebensfrage ist. Heutzutage entwickeln sich solche Firmen-Nervensysteme, auf denen elektronische Signale frei herumfließen, sehr rasch um damit digitale Information zu übertragen.

Diese neuen digitalen Nervensysteme basieren auf elektronischen Kommunikationsmitteln die es Firmen erlauben sich zu erhalten, Bedrohungen abzuwenden und rasch einen Vorteil aus Möglichkeiten zu ziehen. Das Internet und Firmen-Intranets spielen dabei eine wesentliche Rolle. Ein guter Test für jedes Nervensystem ist, wie es mit Überraschungen fertig wird. Das menschliche Nervensystem hat sich dabei herausragend entwickelt. Es kann sogar Daten lokal ohne Zuhilfename des Gehirns verarbeiten, wenn besonders kurze Antwortzeiten überlebensnotwendig sind.

Wie gut reagiert das Nervensystem ihrer Firma auf Überraschungen? Falls ihnen zu Ohren kommt, daß sie möglicherweise einen Kunden verlieren, wie lange dauert es, bis sie alle Leute zusammen bekommen, die die Anliegen des Kunden verstehen und Lösungen für ihn entwickeln können?

Falls ihr Nervensystem digital aufgebaut ist, wird es einfach sein, die benötigten Leute elektronisch zusammen zu bringen, sogar wenn sie über den halben Erdkreis vertreut sind.

Falls Ihre Mitarbeiter am Internet oder Intranet arbeiten und sich von dort Informationen holen, bekommen sie einen guten Eindruck was wirklich vor sich geht. Ideen können sehr einfach ausgetauscht werden.

Das vielleicht wichtigste Element eines digitalen Nervensystems ist eine Kundendatenbank. Sind alle Informationen über Kunden an einem Platz, hat man die Möglichkeit und Werkzeuge diese Daten zu analysieren und Entscheidungen zu treffen. Dadurch kann man auf die Bedürfnisse seiner Kunden sehr rasch reagieren.

Falls sie ein Geschäft führen- hier sind einige Fragen an sie: Wo speichern sie Kundendaten? Können Sie alle Daten die über einen Kunden gespeichert sind zentral abfragen? Wenn sie nicht alle Daten zentral gespeichert haben, wie können sie dann eine rasche Entscheidung treffen? Wie kann man wissen, ob eine Arbeit gut gemacht wird. Microsoft's Nervensystem ist weit entfernt davon perfekt zu sein, aber je mehr wir die Vorteile der modernen Technologien nutzen, desto besser wird es.

Unsere jährliche Budget-Aufteilung hat früher bis zu drei Monaten gedauert, was keine gute Erfahrung war, da während dieser drei Monate immer neue Dinge aufgekommen sind, die Änderungen bedürften

Eine Tochtergesellschaft könnte vielleicht eine sehr optimistische Aufwandsschätzung haben. Nach diesen drei Monaten sehen die Manager dann, daß ihre Zahlen zu aggressiv waren und revidieren sie nach unten, während die anderen mit ihren Zahlen nach oben gehen und niemand weiß, was eigentlich gespielt wird. Sogar nach diesen 3 Monaten hat es immer noch Änderungen gegeben. Dieser Prozeß hat uns jedoch davon abgehalten während dieser Zeit über Produkte und Kunden nachzudenken, und es war nicht einfach alles konsistent zu halten. Daher haben wir die alten Prozesse ausgemistet und neue Prozesse etabliert, die auf elektronischen Formularen in unserem Intranet basieren. Dieser ganze Budget-Prozeß geht nun über sehr intensive 3 Wochen und jeder weiß besser Bescheid, was vor sich geht. Das digitale Nervensystem der Firma läßt jeden sofort sehen, was eine andere Abteilung plant. Wenn ein Manager an seinem Budget arbeitet, kann er sofort Vergleiche zwischen den einzelnen Abteilungen und Regionen sehen. In dem Moment wo er eine Zahl für seine Umsatz- und Kostenschätzungen eintippt, sieht er sofort ob er zu aggressiv oder zu vorsichtig ist, gemessen an der Größe des Markt. Alle Zahlen befinden sich in einer zentralen Datenbank, die sehr einfach gehalten ist. Die Produktgruppen sehen die Zahlen nach Produkten aufbereitet. Tochtergesellschaften sehen die Zahlen in ihrer regionalen Bedeutung, und die Finanzleute sehen die Zahlen auf einer Gewinn/Verlust-Basis.

Machen sie sich Gedanken über die optimale Art wie Informationen in ihrer Firma fließen können. Wie diese Informationen automatisch analysiert, verglichen und zusammengefaßt werden können, und wie diese Zahlen jenen zur Kenntnis gebracht werden, die darüber Bescheid wissen müssen. Denken sie nur, wieviel Papierkram man sich damit ersparen kann.