Bundeskanzleramt und Bundesministerium für Finanzen realisieren "Elektronischen Akt" Behörden bieten verbesserten Service durch IT-Einsatz, erhöhte Kundenorientierung durch beschleunigte und vereinfachte Bearbeitungsschritte und nicht zuletzt schnelle und effiziente Kommunikation zwischen Organisationseinheiten. Mit der Realisierung des Elektronischen Aktes (ELAK) und des neuen Kanzleiinformationssystems (KIS) auf Basis von Digitals Linkworks setzen das Bundeskanzleramt sowie das Bundesministerium für Finanzen auf verbesserten Service für Kunden, um den Anliegen der Bürger nach effizienter Verwaltung Rechnung zu tragen. Digital Equipment zeichnet für die technische Umsetzung dieses Projektes verantwortlich. Die neue Infrastruktur erlaubt die integrierte Bearbeitung von Geschäftsfällen, eine Dezentralisierung der Kanzleifunktionalitäten sowie die schnelle und effiziente Kommunikation zwischen Organisationseinheiten. Bearbeitungsschritte in Verwaltungsverfahren werden dadurch deutlich vereinfacht bzw. beschleunigt und Reaktionszeiten verkürzt. Seit Anfang des Jahres wird das elektronische Aktensystem nun auch im Unabhängigen Bundesasylsenat (UBAS) umgesetzt. Weiters ermöglicht die neue Lösung den flächendeckenden Zusammenschluß des BMF und der Finanzlandesdirektionen und damit die elektronische Kommunikation zwischen Zentrale und nachgeordneten Dienststellen. Dabei wird auch die Dezentralisierung der Kanzleifunktionalitäten auf die einzelnen Fachbereiche ermöglicht. Ausgangspunkt für die Realisierung des Elektronischen Aktes war die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Bundeskanzleramt bzw. Bundesministerium für Finanzen und Digital Equipment bei der Entwicklung eines modernen Kanzleiinformationssystems. Dabei galt es, ein offenes und flexibles Workflow-Konzept zu erstellen, das einerseits die unterschiedlichen Anforderungen der Zentralstellen und nachgeordneten Organisationseinheiten erfüllt und andererseits eine einheitliche Lösung bietet. Zudem sind die technisch unterschiedlichen EDV-Systeme bzw. die unterschiedlichen Organisationsentwicklungsaspekte zu berücksichtigen. Mit dem Groupware- und Workflow-Produkt Linkworks ist es dem BKA und dem BMF gelungen, ein modernes Kanzleiinformationssystem zu realisieren, das alle Anforderungen erfüllt und gleichzeitig der Kanzleiordnung Rechnung trägt. Unter Kanzleiordnung versteht man die Verwaltungsvorschrift für die ordnungsgemäße Bearbeitung von Geschäftsfällen. Dazu gehören die Erstellung, Registrierung, Verwaltung und elektronische Dokumentation von Akten sowie deren Archivierung und der Einsichtsverkehr. Die neue, gültige Kanzleiordnung bildet die Grundlage für die Umstellung auf ein modernes Kanzleiinformationssystem, einer Infrastruktur für den integrierten und lückenlosen Elektronischen Akt, wie er heute im Einsatz ist. Schlanke Verwaltung Mit dem KIS/ELAK wurde eine Lösung geschaffen, die die reine Aktendokumentation durch eine vollintegrierte Verarbeitung von Geschäftsfällen ersetzt und zusätzlich strukturierte Daten mit dem elektronischen Aktensystem sowie weiteren Fachapplikationen verknüpft. Amtswege und Reaktionszeiten konnten drastisch verkürzt werden und damit verbunden der Service und die Kundenausrichtung im Verwaltungsverfahren stark verbessert werden. Das neue KIS/ELAK ermöglicht heute zu jeder Zeit von jedem Arbeitsplatz aus, auf Inhalte oder strukturelle Daten eines Aktes zuzugreifen, bzw. seinen Aufenthalt unmittelbar zu lokalisieren. Die neueste Version von KIS erlaubt es, auch Kanzleifunktionalitäten zu dezentralisieren. So wurden im Rahmen des KIS die Kanzleifunktionen in die jeweiligen Fachbereiche ausgelagert. In diesem Sinne können Akten nunmehr jederzeit von jedem Arbeitsplatz aus aufgerufen, bearbeitet, bzw. auf den neuesten Stand gebracht werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil der integrierten Geschäftsfallbearbeitung zeigt sich in der Einbindung fachspezifischer Informationen (Antrag auf Zulassung, Berufungsverfahren, usw.). Da das System auch die Verknüpfung von Daten mit Fachapplikationen unterstützt, können integrierte Verwaltungsabläufe umgesetzt werden. Dies führt zu einer Konzentration der Bearbeitungsschritte und stellt eine wesentliche Erleichterung dar. So können etwa Arbeitslasten besser koordiniert oder neue Maßnahmen im Sinne eines effizienteren und beschleunigteren Services der Verwaltung entwickelt werden. Bundeskanzleramt Im Bundeskanzleramt erfolgte eine schrittweise, evolutionäre Umstellung auf das neue KIS, um den gewachsenen Organisationsstrukturen und ihrer Entwicklung Rechnung zu tragen. Der Einsatz des elektronischen Aktensystems in den "klassischen" BKA-Sektionen ist nun abgeschlossen, neu hinzu kam die Realisierung im unabhängigen Bundesasylsenat (UBAS), die Umstellung im Gesundheitsbereich des BKA ist noch in diesem Jahr vorgesehen. Für Herbst 1998 ist der Start des Pilotprojektes "EDIAKT" (Electronic Data Interchange Akt) geplant. Ziel ist es, Medienbrüche beim Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Aktensystemen zu minimieren. Hierfür werden zwei oder mehrere Aktensysteme so über Schnittstellen verbunden, daß die elektronische Weitergabe von strukturierten Daten möglich wird und die empfangende Stelle alle Informationen direkt in sein bestehendes System überleiten kann. Als weitere Ausbaustufe ist der Daten-Austausch mit der Wirtschaft vorgesehen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen seinen Steuerbescheid mit Daten vollinhaltlich in sein Datensystem einfließen lassen, ohne diese erneut einzugeben. Bundesministerium für Finanzen Die Einführung des KIS/ELAK im Finanzressort startete in der Zentralleitung, wo beginnend mit den Kanzleibereichen eine Reorganisation des Akten- und Kanzleiwesens begann. Der evolutionäre Weg über erste Pilotanwendungen zeigte sich auch hier als zielführend und half das Verfahren rasch auszuweiten. Im Finanzressort war von Projektbeginn an geplant, genau diese KIS/ELAK-Lösung - das BKA/BMF-Modell - in allen Einsatzbereichen einzusetzen. Nach dem Einsatz in der Zentralleitung war die Ausweitung des Verfahrens auf die Finanzlandesdirektionen geplant. Durch das absolut gleiche Lösungsmodell war von Beginn an die Kompatibilität und damit jede erforderliche elektronische Kommunikation zwischen Zentrale und den nachgeordneten Dienststellen sichergestellt. Mit dem Einsatz des sogenannten Verteilten KIS war zudem noch möglich, innerhalb eines Anwendungsbereiches (z.B. Zentralleitung) mehrere KIS-Rechner in dislozierten Lokationen logisch zusammenzuführen, was ein Mehr an Ausfallssicherheit und eine besseres Antwortzeitverhalten ermöglichte. Zwischenzeitlich ist die Lösung auch im Bundespensionsamt und in der Bundesrechenzentrum GmbH in Betrieb. Der Einsatz des KIS/ELAK stellt insbesondere für die Unterstützung der Sachbearbeiter einen wesentlichen Rationalisierungseffekt dar, da aufgrund des Personalanteils (70-80%) dieser Bereich das größte Potential für Produktivitätssteigerungen enthält. Technische Architektur Als Herzstück der technischen Software-Lösung fungiert das Digital Office, Workgroup und Workflow Produkt Linkworks. Basierend auf dieser Software entwickelte Digital Equipment ein einheitliches Kanzleiinformationssystem zur elektronischen Bearbeitung und Verwaltung von Akten, das den unterschiedlichen und komplexen Anforderungen von BKA und BMF entsprach. Die Lösung integriert derzeit rund 600 Arbeitsplätze im BKA, die Komplettlösung sieht ca. 1000 Anwender vor. Im BMF wurden bereits etwa 1100 Arbeitsplätze installiert, eine laufende Erweiterung auf ca. 2.300 Anwender ist im Gange. Die Funktionalität und Offenheit von Linkworks waren die Bonuspunkte, mit denen die Anforderungen der Kunden erfüllt wurden. Neben der integrierten elektronischen Verarbeitung von Geschäftsfällen bietet Linkworks Features wie Imageverarbeitung, optische Archivierung, Volltextspeicherung und -abfrage, sowie die Kommunikation über X.400 und Fax. Aufgrund des neuen Produktes Webworker können nunmehr auch Arbeitsplätze im Rahmen des Inter- bzw. Intranet in LinkWorks-Umgebungen eingebunden werden. Weiters bot Linkworks die notwendige Flexibilität bei der Wahl der IT-Plattformen. Im BKA wird das KIS/ELAK auf Alpha Servern unter Digital-Unix mit der Datenbank CA/Ingres betrieben. Im BMF stellen AIX-Server in Kombination mit einer Oracle Datenbank die Hardware-Plattform für Linkworks. Darüber hinaus wird diese Lösung demnächst auch auf Alpha und Intel Servern unter Microsoft Windows NT , MS SQL-Server und Oracle, sowie integriert mit MS Exchange, verfügbar sein. Neben dem BKA und BMF konnte Digital seine Kompetenz bei der Installation von Linkworks und KIS/ELAK bisher auch bei der Verwaltungsakademie des Bundes (VAB), dem Österreichischen Staatsarchiv (ÖSTA), dem OECD-Büro in Paris, der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZG), dem Bundespensionsamt (BPA) und der Volksanwaltschaft (VA) unter Beweis stellen. Bezugsquelle: Digital Equipment, Tel. 01/866 30-0