Workflow oder Intranet? Oder beides? Alain Blaes Unternehmen haben erkannt, daß nicht die simple Vernetzung von Rechnern, sondern erst durchgängige Workflow-Systeme echte Produktivität bringen. Sind die hochgelobten Intranets ihre Killer, oder verhelfen sie ihnen zu neuem Glanz? Sind Workflow-Systeme komplex und teuer? So zumindest ist ihr Image, und wenn man die Verbreitung solcher Lösungen analysiert, weiß man, daß sie ihrem Image entspricht. Dabei würden Unternehmen gut tun, sich ernsthaft damit zu beschäftigen: die Automatisierung von immer wiederkehrenden Abläufen, die Workflow erst gestattet, spart nicht nur Manpower ein, sondern reduziert auch Fehler und macht Strukturen und Vorgänge endlich transparent. Andererseits versprechen Intranets die revolutionäre Frischzellenkur gegen morbide DV-Strukturen: Plattformprobleme, so versprechen die neuen Netzkonzepte, sind passé, weil ein Browser auf jedem Betriebssystem läuft. Schlanke Clients, notfalls alte PCs mit wenig Prozessorperformance und magerer Speicherausstattung und sogar die neumodischen NCs, reichen allemal aus, um Programme ablaufen zu lassen. Der größte Vorteil allerdings: Deployment-Probleme lösen sich einfach auf, weil die Applikationen zentral laufen, und damit enorme Wartungskosten. Unterm Strich versprechen Intranets, die einfach in bestehende DV integrierbar sind, also nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch enorme Kostensenkungen. Sind Intranets also die Konkurrenten der Workflow-Systeme? Die Frage, die aus unerfindlichen Gründen hoch im Kurs ist, scheint gar keine Frage zu sein. Denn bei näherer Betrachtung zeigt sich, daß das, was ein Intranet ausmacht, nämlich die Kombination aus einem universellen Protokoll und einem Browser, noch keine Lösung bildet, die in einem Unternehmen produktiv eingesetzt werden kann. Die Intranet-Standards, die wir hier nicht noch einmal aufzählen, beschreiben "nur" eine Infrastruktur, in der sich Daten bewegen, die ein Browser darstellt. Einfache Fragen, wie "wer darf oder muß welches Dokument sehen" oder "was passiert, wenn User X das Dokument Y gesichtet hat", sind mit der Intranet-Struktur allein jedenfalls nicht lösbar. Die Mehrzahl der in Sachen Intranet aktiven Anbieter hat mittlerweile erkannt, daß hinter Business-tauglichen Lösungen mehr stehen muß als nur ein Protokoll und ein schicker Browser. So hat beispielsweise Netscape mit Collabra nicht zufällig gerade eine Workflow-Komponente komplett zugekauft. Wer sich bisher auf die Infrastruktur des Web konzentriert hat, muß nun im Bereich Lösungen nachlegen - und umgekehrt. Oft aber gleicht diese Anbindung oder Erweiterung einem Puzzlespiel. Welche Kombination von Web- Browser und -Server mit welcher Datenbank wieviel Anpassungsaufwand für welchen Typ von Anwendung benötigt, läßt sich in den wenigsten Fällen im voraus verläßlich quantifizieren. Die ernstzunehmenden Webbasierten Workflow- beziehungsweise Groupware-Produkte lassen sich an einer Hand abzählen und sind vom Funktionsumfang und der Durchsatzfähigkeit nicht mit reinen Workflow- und Groupwareprodukten zu verglei- en. Eine gewisse Ausnahme stellt Lotus dar, das mit Notes den umgekehrten Weg geht. Das Produkt ist klassischerweise auf Workflow- und Groupware ausgerichtet und wird von Lotus mit Hilfe des Webservers Lotus Domino als Intranet-Plattform positioniert. Mehr noch: das Unternehmen hat kürzlich angekündigt, mit allen nur erdenklichen Mitteln die Intranet-Marktführerschaft an sich reißen zu wollen. Netscape und sogar Microsoft sollen dabei auf der Strecke bleiben. Dem visionslosen Anbieter Novell, der versucht, mit seinem Produkt Groupwise mitzumischen, wird am Markt ohnehin keine große Chance im Lösungsbereich eingeräumt. Für die anspruchsvolle Vorgangssteuerung werden die Möglichkeiten der Web-Technologie bis an die Grenzen des technisch Machbaren ausgenutzt. Offenheit und Portabilität bleiben dabei in der Regel auf der Strecke, da die "Leading Edge" notwendigerweise keiner Standardisierung folgt. Wer heute auf Web-basierte Workflow- und Groupwareprodukte setzt, muß sich der Tatsache bewußt sein, daß in Technologie investiert wird, die morgen von der technischen Entwicklung oder der Standardisierung überholt werden könnte. Auch die Funktionalität der Intranet-Produkte ist nicht im entferntesten vergleichbar mit der etablierter Produkte beziehungsweise vergleichbare Funktionalität läßt sich mit Web-Technologie nur mit einem wesentlich höheren Aufwand realisieren. Die Abbildung von Organisationsstrukturen etwa ist nur sehr unvollständig realisiert. An die naheliegende Integration mit bestehenden X.400- oder X.500- Verzeichnissen hat noch niemand gedacht. Ein Unterstützung der für Workflow-Anwendungen so wichtigen Modellierung von Abläufen ist ebenfalls nur rudimentär vorhanden. Sicherheits- mechanismen für kleinere Informationseinheiten als ganze Seiten fehlen ganz. Intranet auf dem Vormarsch? Auch wenn proprietäre Workflow-Produkte auf der funktionalen Seite die Nase vorn haben, so wird sich das schneller ändern als es den Verantwortlichen lieb sein kann. Die Intranet-Produkte haben zwar noch nicht dieselbe Leistungsfähigkeit erreicht, aber sie werden wesentlich schneller entwickelt als die etablierten Groupwarelösungen. Auf der anderen Seite arbeiten die Workflow/Groupware- Hersteller fieberhaft daran, ihre Produkte in das Web zu integrieren und damit Intranet-fähig zu machen. Allen voran bemühen sich die Erzrivalen Microsoft und Lotus, den Anschluß an das Web nicht zu verlieren. Marktforscher Gartner Group belegt in einer zur Zeit noch nicht veröffentlichten Studie, daß beide Unternehmen bis in 4 Jahren 2/3 des Marktes für sich beanspruchen werden. Der heutige raketenartig gewachsene Browser-Marktführer Netscape wird dann nur noch eine untergeordnete Rolle spielen: Clive Longbottom von der Meta Group behauptet, daß das Unternehmen zwischen Microsofts Marketing-Maschinerie einerseits und dem langjährigen Produkt-Vorsprung von Lotus (also Domino und Notes) regelrecht zermalmt werden wird. Denn der lange Zeit auf dem Internet-Ohr schlafende Software-Riese Microsoft ist aufgewacht. Er arbeitet daran, das mit Workflow- und Groupware-Eigenschaften ausgestattete Messaging-System Exchange mit dem Web zu verbinden. In der kommenden Version 4.5 können die von Exchange verwalteten MAPI-Objekte von dem sogenannten Web-Service dynamisch in HTML-Seiten verwandelt und über den Microsoft Internet Information Server abgefragt werden. Für Workflow- und Groupware-Anwendungen von Exchange wird gar die ganze Applikationsentwicklung auf HTML-Forms umgestellt, die dann auch problemlos im Web genutzt werden können. Ergänzt wird diese Integration durch Server-Side Scripting sowohl des Internet-Information- als auch des Exchange-Servers. Lotus Development hat sich, wie erwähnt, bereits früher um die Integration des Groupware-Flaggschiffes Notes in das Intranet gesorgt und verfügt mit der Domino-Technologie bereits über die zweite Generation eines Integrationswerkzeuges. Domino ermöglicht den Kunstgriff der Umsetzung von Notes-Anwendungen für das World-Wide-Web. Domino ist so erfolgreich, daß Lotus nicht nur eine eigene Domino-Produktlinie definiert hat, sondern sich mehr und mehr auf das Intranet ausrichtet. Domino scheint dabei die richtige Plattform zu sein. Sie ermöglicht durch die Ausnutzung von Notes-Eigenschaften die Entwicklung auch komplexer Web-Anwendungen in kürzester Zeit. Zumindest in der nahen Zukunft ist der Kampf im Intranet-Markt deshalb ein Lotus-Heimspiel, bestätigen die Marktforscher von IDC: Software-Hersteller werden nicht daran vorbeikommen, Technologien zu implementieren, die seit Jahren in Lotus Notes zuverlässig integriert sind. "Bei der Groupware werden alle Player - zumindest kurzfristig - auf der Lotus-Wiese spielen müssen", sagen die Analysten Gerry Murray und Mark Levitt. Einer der bekannteren Workflow-Pioniere, Action Technologies, hat sich auch schon halb auf die Intranet-Seite geschlagen. Mit Metro bietet Action eine Web-Adaption des bekannten Action-Workflow Produktes neben den bewährten Notes-, SQL- und Exchange-Varianten an. Metro ist allerdings nur die Ausführungskomponente des Systems, der Workflow-Designer ist unverändert geblieben und der Workflow-Builder wurde entsprechend angepaßt. Die Funktionalität von Metro wurde gegenüber den bisherigen Implementierungen beschränkt, insbesondere aufgrund der eingeschränkten Interaktivität der Web-Technologie. Ein Problem, das sämtlichen Internet- und Intranet-Anwendungen gemein ist. Intranet-Probleme Die Web-Technologie ist mit der Abfrage und Darstellung von HTML-Seiten von einem Server grundsätzlich ein dialogorientiertes Informationssystem. Die Interaktion mit einer Web-Anwendung beschränkt sich auf das Ausfüllen eines Bildschirm-Formulars und das Warten auf die Antwort vom Server. Sämtliche Audio-, Video- und Multimediafähigkeiten sind lediglich passive Wiedergabeformen der Browsersoftware für bestimmte Dateiformate. Kritiker bezeichnen das Web deshalb schon als Rückschritt in die zentralisierte Terminal/Großrechner- Welt. Echte Interaktion im Web ermöglichen Technologien wie Java, Javascript, Active X oder VB-Script. Diese sind aber zum Teil plattformabhängig oder können dem Mißbrauch Tür und Tor öffnen. Java ist als einzige Alternative plattformunabhängig und sicher. Derzeit fehlt aber noch die Standardisierung der Kommunikation mit Server-Anwendungen, die vor proprietären oder individualistischen Abweichungen vom dem Offenheit garantierenden HTTP-Standard schützt. Die derzeit vieldiskutierte COBRA-Technologie der Object Management Group (OMG) wird als Abhilfe für diese Integrationsproblematik gehandelt. Der Interoperabilitätstandard garantiert die Offenheit der Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen und wird von Industriegrößen wie Netscape und Sun, aber auch von Lotus Development für die Weiterentwicklung der jeweiligen Web-Produkte verwendet. Als gutes Beispiel für die Grenzen der heutigen Web-Technologie im Bezug auf Workflow- und Groupware kann Livelink Intranet von OpenText gelten. Das System führt Tabellen über den Status einzelner Arbeitsvorgänge und verwendet über Java-Applets generierte Graphiken für die Darstellung des aktuellen Zustands eines Vorgangs. Livelink ermöglicht so, die Bearbeitung eines Dokumentes zwischen verschiedenen Bearbeitern zu koordinieren. Fazit Ob Workflow oder Intranet ist nicht die Frage: Intranets sind vielmehr ein Beschleuniger für den Einsatz von Workflow-Systemen. Denn sie haben die Diskussion neu aufgeflammt, wie modern, flexibel und kostengünstig eine EDV sein kann und muß. Dabei spielen Workflow-Systeme eine fundamentale Rolle. Das Intranet stellt die leistungsfähige Basis einer IT-Infrastruktur dar, die daraufliegende Schicht aber kann sich nicht mehr darauf beschränken, nur Rechner einfallslos miteinander zu vernetzen. Vielmehr entfalten erst Daten, die im Rahmen von Workflow- Systemen dynamisch verwaltet werden, die richtige Produktivität innerhalb eines Unternehmens. Intranets und Work-flowsysteme: das ist das richtige Duo der nächsten DV-Dekade. o